Оформление личных дел работников при передаче дел в архив

Оформление личных дел работников для передачи дел в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:

1. подшивку (переплет) дела;

2. уточнение нумерации листов дела;

3. составление листа-заверителя;

4. составление (уточнение) внутренней описи;

5. внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

В том числе, при объединении нескольких личных дел в одну единицу хранения. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

1. объединять индивидуальные личные дела лиц, трудовые отношения с которыми расторгнуты, в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам расторжения трудовых отношений);

2. располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены;

3. снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче.

Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровой службой компании. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело».

При этом кадровику важно помнить, что:

1) в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», по защите персональных данных;

2) трудовые договоры (если их немного) могут храниться в личном деле работника, но никакие в личном «файле» и т.п. Однако куда более правильно - хранить трудовые договоры отдельно в самостоятельном деле «Трудовые договоры с работниками». Тем не менее все это соответствует законодательству, следовательно, реализация этого и есть соблюдение законодательства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Хранение дел – это важнейшая составляющая деятельности службы документационного обеспечения управления. Без надлежащего хранения документации невозможна эффективная работа организации, затруднен поиск необходимых данных, если они сданы в архив, возможны конфликты с персоналом и т.д. Как и любая сфера управленческого труда, хранение документации со временем меняется, создаются новые правила и принципы ведения архивов. Каждый специалист службы ДОУ должен хорошо знать эти правила и принципы и следить за изменениями, происходящими в данной сфере труда.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2004.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). М., 2000.