4. Первичные документы по учету операций на счете в органах Государственного казначейства.

Бухгалтерский учет исполнения бюджетов является основой информационной системы органов Государственного казначейства, с помощью которого совершеные операции отражаются по соответствующим счетам в автоматизированном режиме.

Органы Государственного казначейства осуществляют учет исполнения Государственного бюджета и составляют отчетность о его ходе. Учет исполнения бюджета в органах казначейства ведется по следующим разделам: учет ресурсов бюджета; учет доходов; учет расходов; учет расчетов по долговым обязательствам; учет средств в расчетах.

Основанием для бухгалтерского учета по исполнению бюджетов в органах Государственного казначейства являются первичные документы. Они должны быть составлены во время осуществления операции, а если это невозможно - непосредственно после ее окончания и могут состоять в бумажной форме и/или в виде электронных записей. При электронной записи учетных регистров должно быть обеспечено получение таких документов на бумажных носителях.

К оформлению первичных документов предъявляются определенные требования. В частности, первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

название документа;

номер и дату составления документа;

название организации, от имени которой составлен документ;

место составления документа, наименование получателя средств, содержание операции, сумму операции (цифрами и прописью);

номера счетов по дебету и кредиту;

название банка и казначейства, а также номер кода; подписи лиц, ответственных за осуществление операций и другие требования.

Списание средств со счета клиента по распоряжению его владельца осуществляется по поручению клиента в течение 10-ти календарных дней со дня его выписки. При этом день заполнения не учитывается.

Для безналичных перечислений по счетам используются мемориальные документы:

мемориальные ордера,

платежные поручения,

платежные требования-поручения,

аккредитивы,

векселя,

инкассовые поручения (распоряжения),

чеки и т.д.

Электронные документы - расчетные документы, сообщения определенного формата, которые содержат установленные реквизиты и несет информацию о перечислении средств в виде файла при передаче по электронной почте.

Прием и оплата документов осуществляется по схеме:

- проверка первичного документа на правильность составления;

- уведомления (подтверждения) лица, предоставившего первичный документ о его приеме к исполнению или отклонения;

- выполнение действий, указанных в первичном документе с записями в учетных регистрах;

- составление отчета об исполнении операций;

- передача отчета о выполнении операции инициатору операции и/или указанному им лицу;

- получение, при необходимости, уведомления от инициатора операции о приеме им отчета (протокол подтверждения).

Орган Государственного казначейства принимает документы от клиентов в течение операционного дня, время которого регламентируется режимом его работы в договоре на расчетное обслуживание. Средства списываются со счета плательщика только на основании первого экземпляра расчетного документа, кроме гарантированных поручений.

Бухгалтерский учет должен обеспечивать выполнение основных функций:

- запись информации об операциях по исполнению бюджетов, осуществляемых органами Государственного казначейства, и возможность отображения их в агрегированном виде в отчетности с целью анализа и управления;

- отображение детальной информации о контрагентах каждой операции и параметров самих операций для составления внутренних отчетов с целью анализа и контроля.

Ведение агрегированного учета обеспечивается с помощью синтетического учета с использованием балансовых счетов Плана счетов бухгалтерского учета исполнения бюджетов. Подробная информация о каждом контрагенте и операцию фиксируются на уровне аналитического учета на аналитических счетах. Данные аналитических счетов должны быть тождественны соответствующим счетам синтетического учета.

Регистры синтетического и аналитического учета операций - это носители специального формата в виде ведомостей, книг, журналов, карточек учета и т.п., их назначение - хронологическое, систематическое или комбинированное накопления, группирования и обобщения информации из первичных документов. Записи в регистрах бухгалтерского учета осуществляются на основании первичных учетных документов в момент совершения операции.

Государственное казначейство Украины разрабатывает и утверждает формы регистров учета с учетом того, что регистры синтетического и аналитического учета должны иметь название, период регистрации операций, фамилии и подписи или другие кодированные знаки, позволяющие идентифицировать лиц, которые их составы. Органы Государственного казначейства ведут такие обязательные учетные регистры: оборотно-сальдовый баланс (ежедневный баланс оборотов и остатков по балансовым, бюджетными, внебалансовым счетам и счетам управленческого учета), лицевые карточки, сальдовые и оборотно-сальдовые ведомости по аналитическим счетам.

В ежедневном оборотно-сальдовому балансе отражаются обороты по дебету и кредиту за день, исходящие остатки по активу и пассивом по каждому балансовому, бюджетным и внебалансовым счетам, а также по счетам управленческого учета. В оборотно-сальдовому балансе отражаются итоги по каждому классу счетов и общий итог по всем счетам.