7. Внешний и внутренний аудит.

Внешний аудит может включать проведение масштабного анализа, выполняемого в виде почтовой рассылки анкет или выборочных глубинных собеседований с потребителями – представителями различных обслуживаемых сегментов рынка, таких, как производители, оптовики, работающие с товарами широкого профиля; покупатели с разным объемом закупок (в денежном исчислении) и из разных географических мест. Аудит логистики включает ряд общих вопросов, а также некоторые вопросы, специфические для отрасли или анализируемой ситуации.

Углубленные собеседования позволяют получить достаточно данных, на основе которых затем можно разработать стратегию логистики; кроме того, менеджеры могут воспользоваться ими в качестве хорошей основы для проведения последующего всестороннего анализа анкет, рассылаемых по почте.

Внутренний аудит: личные собеседования. Помимо внешнего аудита специалисты, занимающиеся анализом параметров логистики, должны собирать информацию и в ходе углубленных собеседований с руководством компании. Для этого следует заранее подготовить специальную форму подобных собеседований по каждой из следующих управленческих функций:

1. обслуживание потребителей/управление заказами;

2. транспортировка (входящие и выходящие потоки);

3. операции складирования;

4. управление запасами и прогнозирование;

5. планирование производства и составление рабочих графиков;

6. закупки/снабжение;

7. маркетинг/продажи;

8. финансовый контроль/бухгалтерский учет;

9. обработка данных.

В качестве основы для количественного этапа внутреннего аудита логистики могут использоваться различные источники, позволяющие получить необходимые документы:

1. Существующие файлы:

   1. файлы по истории прошлых заказов и/или открытых заказов;

   2. файлы с накладными и с данными по грузовым манифестам;

   3. оплаченные счета за транспортировку по полученным и отправленным грузам;

   4. отчеты о ездках собственного подвижного состава;

   5. карточки учета складских работ или платежные ведомости.

2. Первичные документы:

1. листы содержания грузов в трейлерах по всем поступающим и отправляемым партиям за анализируемый промежуток времени в разбивке по местам отправки и местам получения грузов (задаются почтовыми кодами), содержанию, весу, заполнению объема трейлеров (в %), величине потерь груза после прибытия;

2. часы работы складских работников, занятых на приемке, размещении, комплектации, упаковке, отгрузке продукции, уборке складских помещений, внутренней передислокации запасов;

3. данные об использовании парка собственного подвижного состава, включая маршруты, расстояния перевозок, порожние пробеги подвижного состава, использование грузовместимости трейлеров, объем перевезенного груза, а также постоянные и переменные составляющие понесенных затрат;

4. грузовые тарифы (счета за перевозки), выплачиваемые перевозчикам общего пользования, контрактным и железнодорожным перевозчикам, обобщенные по товарным кодам, фактическому весу, потерям груза в результате транспортировки, виду транспорта, перевозчикам, а также почтовым кодам мест отправки и назначения грузов;

5. информация о времени выполнения заказов и коэффициентах удовлетворения спроса, полученная на основе анализа отдельных заказов и ассортимента по продуктовым линиям, отгруженным потребителям, и обобщенная по сегментам потребителей, продуктовым группам, заказанным и отгруженным объемам продукции, датам заказов потребителей, датам получения, датам поступления в запасы, датам отправки продукции в распределительный центр, датам комплектации, датам отгрузки.