П еред совещанием
определите цели совещания, повестку дня, порядок его проведения и состав участников;
распределите ответственность и полномочия участников (в том числе за подготовку к совещанию и подготовку проектов решений);
ознакомьте заранее, если это необходимо, участников с повесткой дня и документами, которые могут потребоваться в ходе совещания, чтобы они могли лучше подготовиться к совещанию; проинформируйте участников о месте и времени проведения совещания;
обеспечьте
условия, необходимые для успешной
работы: наличие бумаги, информационных
материалов, отсутствие отвлечений и т.
п.;
подготовьте помещение (освещение, вентиляция, достаточное число мест), примите меры, чтобы не мешали телефонные звонки.
В
О
ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ
начинайте совещание вовремя;
назначьте секретаря для ведения протокола совещания. В протоколе следует фиксировать рассматриваемые вопросы, основные итоги обсуждения, выдвинутые предложения, принятые решения, сроки их реализации и ответственных;
рассмотрите, как выполняются решения, принятые на предыдущем совещании;
обеспечьте условия для активного участия всех присутствующих в работе совещания;
жестко отслеживайте соблюдение норм поведения всеми участниками. Должны быть исключены грубость, враждебность и помехи проведению совещания (разговоры между участниками совещания, телефонные переговоры, временные отлучки с совещания);
время от времени подводите промежуточные итоги обсуждения;
не давайте обсуждению уходить в сторону, удерживайте обсуждение на нужном вопросе;
подведите итоги совещания; заканчивайте совещание вовремя.
П
ОСЛЕ
СОВЕЩАНИЯ
анализируйте результаты каждого проведенного совещания (были ли достигнуты поставленные цели, что вас не устраивает в работе и в результатах работы совещания);
внесите необходимые коррективы в подготовку и проведение последующих совещаний;
доведите результаты работы совещания и принятые решения (копии протоколов) до всех заинтересованных лиц и подразделений.
I В
блокнот руководителя
Как повысить отдачу от совещаний
Слушайте активно. Максимально сконцентрируйтесь на том, что сказано, а не на своих ответах или возражениях. Умение слушать способствует укреп лению взаимопонимания и благоприятной атмосферы.
Задавайте вопросы, если вы что-то не поняли. Задав вопрос, вы сможете увидеть, что и другие участники совещания тоже нечетко поняли ту или иную проблему, то или иное предложение. Вопросы — это и очень хороший способ сориентироваться в проблеме, перед тем как на следующем этапе высказы вать свою точку зрения.
Оказывайте поддержку. Участники совещания для поддержания своей го товности к проявлению инициативы и ответственности часто нуждаются в поощрении. Поддержка не обязательно должна быть словесной. Часто быва ет достаточно кивнуть головой и улыбнуться, чтобы ободрить человека. Если вы хотите поддержать кого-то словом, можно сказать: "Это хорошая мысль" или: "Я полностью согласен с..."
Говорите ясно, четко и прямо. Выражая свою точку зрения, старайтесь возможно более кратко и доступно для аудитории высказать главное. Самая большая опасность, с которой сталкиваются многие выступающие на сове щании, — это повышенное внимание к частностям, к деталям. В результате страдает то главное, чему, собственно, и было посвящено выступление.
Не перебивайте других и не разрешайте перебивать себя. Естественная реакция человека — замолчать, когда его перебивают, особенно если пере бивший говорит громче, агрессивен или занимает более высокое положение. Некоторые люди реагируют на то, что их перебили, по-другому: они начинают говорить громче, стараясь перекричать перебившего. Другим проще указать на то, что их перебили, и попросить разрешения продолжить.
Выступайте предметно, кратко и по существу рассматриваемого вопро са. Массу времени в дискуссиях отнимают люди, говорящие длинно, или те, кто старается "переговорить" других участников. Успех совещания в значительной степени зависит от того, насколько его участники придерживаются установлен ного регламента. Выход кого-то из участников за рамки отведенного на его выступление времени допускается лишь при каких-то особых обстоятельствах.
Если ваше предложение не встретило ожидаемой поддержки, проясните мнение остальных участников совещания. Если вы чувствуете, что ваше выступление повисло в воздухе, тогда можно сказать так: "Я чувствую, что это трудный вопрос. Кто еще разделяет эту точку зрения?", "Я хотел бы знать, что думают присутствующие по поводу этого предложения".
Решите, важно ли вам отстаивать свои взгляды. Иногда приходится принимать неотложное и плохое решение: из-за давления начальства, под жимающих сроков и т. д. Если вы уверены, что правы в данном вопросе, то решитесь пойти против большинства и отстаивайте свою точку зрения. Може те предложить отложить решение на более поздний срок, перенести вопрос на следующее совещание, собрать совещание в меньшем составе (только для заинтересованных лиц), письменно изложить свое мнение и распростра нить его среди участников для принятия решения в узком кругу.
В блокнот руководителя ВОЗРАЖЕНИЯ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ И ПУТИ ИХ ПРЕОДОЛЕНИЯ |
|
Возражения |
Способ преодоления |
Голословные утверждения |
Какие аргументы можно привести? |
Отклонение решения ("Все равно не получится") |
Какое другое решение возможно? |
Обвинения в оторванности от практики |
Какие реальные средства, пути решения возможны? |
Непродуктивные вопросы, уводящие обсуждение в сторону от основной проблемы |
Как это связано с обсуждаемой проблемой? |
Излишнее упрощение проблемы |
Какие препятствия могут при этом возникнуть? |
Усложнение проблемы ("Да, но...") |
Как можно решить задачу? |
Выдвижение требований (по численности персонала, финансовым, материальным средствам) |
Как удовлетворить эти требования? |
Рутина ("Всегда так поступали...") |
Чем отличается старый подход от нового? |
Многословие (много слов, мало мыслей) |
Каков смысл вашего высказывания? |
Неясность смысла (малоупотребительные слова, сложные конструкции) |
Попросить говорить яснее |
Уход от обсуждения практических вопросов |
В чем заключается практическая ценность сказанного? |
Субъективность оценки |
На основе каких критериев сделана оценка? |
ОЦЕНКА И КОНТРОЛЬ ЭФФЕКТИВНОСТИ СОВЕЩАНИЙ
Основной критерий, определяющий эффективность любого совещания, — то, в какой степени достигаются цели, ради которых совещание, собственно,и проводилось.
I 8
блокнот
руководителя
ш
СОВЕЩАНИЯ ЭФФЕКТИВНЫ, КОГДА
в результате достигнуты видимые результаты и приняты запланированные решения;
участники совещания хорошо подготовлены к работе;
в ходе совещания устанавливаются четкие приоритеты в работе;
созданы хорошие условия для совместной работы участников совещания;
участники имеют опыт в командной работе;
высокая степень заинтересованности участников совещания в успешном ре шении поставленных на совещании задач;
участники чувствуют личную ответственность за конечный результат;
участники чувствуют, что они вносят достойный вклад в совместную работу или в полной мере используют свой потенциал;
обстановка допускает возможность эмоциональной разрядки и шутки;
участники чувствуют себя членами одной команды.
СОВЕЩАНИЯ НЕЭФФЕКТИВНЫ, КОГДА
в итоге не приняты решения или отсутствуют результаты;
сиюминутные интересы и установки руководства определяют итоговый ре зультат совещания;
ход совещания полностью определяется регламентом, не допускается ни ма лейших отклонений;
участники не имеют возможности внести вклад в итоговые результаты;
участники скучают или пассивны;
время тратится на рассмотрение несущественных вопросов;
во время совещания доминирует лишь незначительное число участников;
выигрыш одних оборачивается проигрышем других;
слишком много времени забирают конфликты и эмоциональные реакции от дельных участников;
участники ощущают себя сторонними наблюдателями;
неудачное размещение препятствует непосредственному взаимодействию участников друг с другом.
П ричин, препятствующих достижению целей совещания, достаточно много, важно выяснить, какие из них имеют место в вашем случае.
Ниже в таблице приведены наиболее распространенные причины неэффективности совещаний. Отметьте галочкой те, которые чаще всего снижают эффективность совещаний, проводимых в вашей организации.
Причины неэффективности совещаний |
|
1. Выход обсуждения за пределы рассматриваемых вопросов |
|
2. Собрание (совещание) проходит без повестки дня и без четко сформулированных целей |
|
3. Слишком долгие собрания (совещания) |
|
4. Плохая подготовка (не только обсуждаемых вопросов, но и участников) |
|
5. Отсутствие информации, необходимой для подготовки и принятия взвешенных решений |
|
6. Совещание заканчивается без принятия решения |
|
7. Плохая организация работы участников совещания |
|
8. Решение вопросов в интересах отдельных участников (кто-то из участников '"тянет одеяло на себя") |
|
9. Обсуждение второстепенных вопросов, главные откладываются па потом или вовсе забываются |
|
10. Стремление отдельных участников '"спихнуть" свои проблемы на других |
|
1 1. Неумение слушать других, перебивание выступающих |
|
12. Заслушивание неподготовленных вопросов |
|
13. Недостаточный уровень общей культуры участников |
|
14. Авторитарный СТИЛЬ ведения совещания |
|
15. Излишне либеральный стиль ведения совещания |
|
16. Недисциплинированность участников (опоздания, отвлечения, разговоры и др.) |
|
17. Отсутствие у участников психологического настроя на решение данной проблемы, интереса к данному вопросу |
|
18. Излишняя эмоциональность отдельных участников (агрессия, обиды, раздражение и др.) |
|
19. Неподготовленность части присутствующих к обсуждению вопросов повестки дня (недостаточная квалификация, неинформированность, плохая ориентация в вопросе) |
|
20. Предоставление участникам совещания заведомо ложной или непроверенной информации |
|
21. Пассивность участников |
|
Выберите
пять самых важных проблем из отмеченных
вами, которые,
по вашему мнению, больше всего снижают
эффективность проводимых
вами совещаний.
1)
2).
3).
4)
5)
Каким образом можно было бы решить каждую из выделенных проблем?
Проблема 1
П
роблема
2
П
роблема
3
Проблема 4
Проблема 5
Навыки проведения совещаний
Используя предлагаемую ниже шкалу, оцените, в какой мере к вам относятся следующие характеристики:
5 — в полной мере;
4 — в значительной степени;
3 — в средней степени;
2 — в слабой степени;
1 — совершенно не свойственно.
|
Утверждение |
|
Оценка |
|
||
|
1 |
|
|
2 |
|
|
1. |
Я готов идти на определенные уступки и согласиться с мнением, которое разделяют большинство участников совещания |
5 |
4 |
3 |
2 |
1 |
2 |
Сталкиваясь с возражениями, я стремлюсь настоять на своем |
5 |
4 |
3 |
2 |
1 |
3. |
Я обращаю особое внимание на соблюдение установленного регламента работы совещания |
5 |
4 |
3 |
2 |
1 |
4. |
Если на совещании по обсуждаемому вопросу высказываются различные мнения, я стимулирую участников совещания к их обсуждению и выработке наилучшего решения |
5 |
4 |
3 |
2 |
1 |
5. |
В ходе работы я сам предлагаю новые, нестандартные идеи |
5 |
4 |
3 |
2 |
1 |
1 |
2 |
6. Если в ходе совещания по каким-либо причинам возникает напряжение, я стремлюсь разрядить его шуткой |
5 4 3 2 1 |
7. 51 стремлюсь к обеспечению хорошего уровня взаимопонимания всех участников совещания |
5 4 3 2 1 |
8. Я внимательно выслушиваю выступления участников совещания |
5 4 3 2 1 |
9. Если по ходу совещания возникает конфликт, я стараюсь не ввязываться в него |
5 4 3 2 1 |
10. Я быстро схватываю идеи, высказанные другими людьми |
5 4 3 2 1 |
1 1. Я своевременно довожу необходимую информацию до всех заинтересованных лиц |
5 4 3 2 1 |
12. Я готов оказать поддержку тем участникам совещания, чьи предложения или действия работают на общие цели |
5 4 3 2 1 |
13. Я стремлюсь четко излагать и серьезно обосновывать свои идеи |
5 4 3 2 1 |
14. Я стараюсь в ходе совещания опираться на тех участников, которые способны внести значительный вклад в решение рассматриваемых вопросов |
5 4 3 2 1 |
15. Я стремлюсь к достижению заранее намеченных целей совещания, даже если в ходе работы возникают трудности или проблемы |
5 4 3 2 1 |
16. Я стараюсь усилить и развить то ценное, что замечаю в чужих идеях и предложениях |
5 4 3 2 1 |
17. Я способен изменить свое мнение, выслушав мнения и оценки участников совещания |
5 4 3 2 1 |
18. Я стремлюсь получить одобрение и поддержку своих предложений |
5 4 3 2 1 |
19. Я готов идти на непопулярные меры, если это поможет достижению поставленной цели |
5 4 3 2 1 |
20. Чтобы согласиться с мнениями, высказанными участниками совещания, мне приходится делать над собой серьезные усилия |
5 4 3 2 1 |
21. В ходе совещания я стараюсь быть дружелюбным и внимательным к его участникам |
5 4 3 2 1 |
22. Я способен быстро сделать выводы на основании полученной информации |
5 4 3 2 1 |
1 |
2 |
23. Я стремлюсь поддержать и успокоить человека, если в ходе совещания возникает ситуация, задевающая его самоуважение, чувство собственного достоинства или самооценку |
5 4 3 2 1 |
24. Я получаю удовольствие от анализа ситуации и поиска возможных альтернативных решений |
5 4 3 2 1 |
25. Я могу работать с самыми разными людьми |
5 4 3 2 1 |
26. Мой стиль руководства характеризует целеустремленность и напористость |
5 4 3 2 1 |
27. Мне нравится помогать другим людям, если это позволяет им добиться более высоких результатов в работе |
5 4 3 2 1 |
28. Я стремлюсь поддерживать настрой исполнителей на напряженную работу по достижению намеченного |
5 4 3 2 1 |
29. Я предпочитаю заранее готовиться к решению только назревающих проблем |
5 4 3 2 1 |
30. Я побуждаю подчиненных к рациональному использованию времени |
5 4 3 2 1 |
3 1. Я стимулирую подчиненных к проявлению инициативы и самостоятельности в работе |
5 4 3 2 1 |
32. Мне удается убедить подчиненных согласиться с предлагаемыми мной идеями и планами |
5 4 3 2 1 |
33. Анализируя возникающие проблемы, я уделяю достаточно много времени оценке рассматриваемых решений |
5 4 3 2 1 |
34. Я склонен открыто выражать свои эмоции |
5 4 3 2 1 |
35. Я бываю очень осторожен и не склонен торопиться, когда требуется принять важное решение |
5 4 3 2 1 |
36. Во время дискуссий я постоянно отслеживаю поставленные цели |
5 4 3 2 1 |
37. Я готов без колебаний отказаться от своего мнения, если это позволит принять наилучшее (оптимальное) решение |
5 4 3 2 1 |
38. Меня раздражают люди, не задумывающиеся о последствиях поданных ими идей или сделанных предложений |
5 4 3 2 1 |
39. Я без колебаний одергиваю или ставлю на место других людей, если это позволяет обеспечить более высокое качество работы на совещании |
5 4 3 2 1 |
40. Я стремлюсь как можно глубже разобраться во всех аспектах принятых на совещаниях решений задолго до того, как наступит время реализовывать их на практике |
5 4 3 2 1 |
Внесите баллы, которыми вы оценили вопросы теста, в предлагаемую ниже таблицу. В ней выделены четыре категории навыков.
Навыки лидерства |
Навыки организации работ но выполнению поставленных задач |
Навыки генерации собственных идеи и анализа чужих предложении |
Навыки организации командной работы |
||||
Вопросы |
Баллы |
Вопросы |
Наллы |
Вопросы |
Баллы |
Вопросы |
Баллы |
1 |
|
2 |
|
5 |
|
6 |
|
4 |
|
3 |
|
10 |
|
9 |
|
7 |
|
15 |
|
13 |
|
12 |
|
8 |
|
19 |
|
16 |
|
17 |
|
11 |
|
26 |
|
22 |
|
18 |
|
14 |
|
28 |
|
24 |
|
21 |
|
20 |
|
30 |
|
29 |
|
23 |
|
31 |
|
32 |
|
33 |
|
25 |
|
37 |
|
36 |
|
35 |
|
27 |
|
39 |
|
38 |
|
40 |
|
34 |
|
ИТОГО |
|
ИТОГО |
|
ИТОГО |
|
ИТОГО |
|
Комментарии
Оценки, полученные по результатам этого теста, выявляют как ваши сильные стороны, так и те навыки, которые нуждаются в дальнейшем совершенствовании.
Будет полезно, если вы наметите конкретные шаги по развитию навыков, которыми вы владеете не в полной мере, и периодически будете оценивать свой прогресс.
З айвертЛ. Ваше время — в ваших руках. М., 1995.
Тренев В. Н., Магура М. И., Леонтьев С. В. Управление человеческими ресурсами при реализации проектов: Методика и опыт. М, 2002.