Документация

Понятие документа, его роль в бухгалтерском учете

Все хозяйственные операции должны оформляться на основе оправдательных документов. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгалтерский учет.

Документация – оформление хозяйственных операций документами. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Документация является одной из основных отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников.

Оформление хозяйственных операций первичными документами является отличительной чертой бухгалтерского учета.

Первичный документ – письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено.

При совершении ошибки в составлении первичных документов (где это допускается) неправильный текст или суммы зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над ними производят правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете называют реквизитом.

Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают бухгалтерским документам юридическую силу. К ним относятся:

· наименование документа (формы), код формы;

· дата составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указа­ний по бухгалтерскому учету и технологии обработки информации в пер­вичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты:

· номер документа;

· расчетные счета организации;

· основание для совершения хозяйственной операции.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документов может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной.

· зональная форма. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размешается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю.

· анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз.

· табельная форма является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

· комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм – зональной, анкетной и табельной.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:

· типовые — предназначенные для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров – КО №1, КО №2, кассовой книги – КО № 4 и др.);

· специализированные – для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля).

Свободные строки подлежат обязательному прочерку.