2. Программные продукты информационного обеспечения управления

1) Системы управления персоналом

Системы управления персоналом HRM (Human Resource system) предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют значительную роль в повышении их производительности труда.

По функциональной направленности можно выделить основные группы таких систем:

• многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников;

• экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;

• программы расчета заработной платы;

• комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри организации, рассчитывать заработную плату.

Информационная система управления персоналом предназначена для хранения и мгновенного получения всех необходимых сведений о сотрудниках. Также она позволяет вести табель учета работников, выходных, больничных и отпускных дней, рассчитывать заработную плату сотрудников, начислять паремии, взыскивать штрафы, формировать различную отчетность.

Крупные компании преимущественно используют HR-модули класса my SAP Business Suite или Oracle E-Business Suite которые отличаются большой функциональностью, возможностью реализовывать «сквозные» бизнес-процессы, исключить, двойной ввод данных и т.п.

Средние компании предпочитают преимущественно программные средства на основе Microsoft Dynamics, разработки Робертсон и Блумс Корпорейшн – «RB HR & Payrol – управление кадрами и зарплата», системы «1С: Предприятие», «1С: Зарплата и управление персоналом», «БОСС-Кадровик» и др.

2) Системы управления ресурсами компании

Для решения задач планирования закупок и поставок в 70-е годы IBM была создана система MRP «Планирование материальных ресурсов» (Material Requirement Planning). Эта система впервые позволила формировать подетальные планы производства, закупок и текущих складских запасов для сложных изделий с многоуровневыми спецификациями. Функционирование систем основывается на спецификации изделия BOM (Bill of Materials) и производственной программе MPS (Master Production Schedule). Спецификация отражает готовое изделие в разрезе входящих в него компонентов. Производственная программа содержит информацию о временном промежутке, виде и количестве готовых изделий, запланированных к выпуску. В результате сопряжения этих данных предприятие получало информацию о потребностях в материалах и комплектующих для производства необходимого количества готовых изделий предусмотренных программой. Затем информация о потребностях преобразовывалась в серию заказов на закупку и производство с учетом остатков сырья и материалов на складах.

Использование системы MRP позволило компаниям снизить уровень запасов сырья и материалов на складах и уровень запасов в незавершенном производстве, повысить эффективность производственного цикла, сократить сроки выполнения заказов. Недостатком MRP является то, что в ней не учитываются ресурсные ограничения по производственной мощности. Этот недостаток был компенсирован дополнением модулем планирования потребностей в мощностях CRP (Capacity Requirements Planning), что позволило учитывать наличие необходимых мощностей для производства определенного количества готовых изделий. Системы MRP имеющие в своем составе модуль CRP стали назвать системами планирования потребностей в материалах замкнутого цикла (Closed Loop MRP).

В 80-е годы появление компьютеров следующего поколения позволило расширить возможности планирования ресурсов и был создан новый класс систем – «планирование ресурсов производства» (Manufacturing Resource Planning). В цикл планирования были введены не только материалы и мощности, но и прочие ресурсы предприятия, в том числе финансы и работники. Из-за схожести аббревиатур их стали называть MRPII. Реализуя концепцию тотального планирования ресурсов производства, эта система является основной до настоящего времени.

В середине 1990-х г. появилась концепция Планирования в условиях ограничений (Constraint Planning или CP). Метод Constraint Planning берет на себя решение задач анализа и планирования всех ресурсов, формируя производственные планы в условиях описанных ограничений по ресурсам и сформированным граничным условиям по результатам. Он позволяет в автоматическом режиме и непрерывно отслеживать изменение состояния ресурсов и принимать рациональные решения.

Логическим продолжением систем класса MRP II являются современные системы ERP – финансово-ориентированная информационная система определения и планирования всех ресурсов предприятия для получения, изготовления, отгрузки и учета заказов потребителей. Термин ERP (Enterprise Resource Planning System) был введен независимой исследовательской компанией Gartner Group в начале 90-х годов. Эти системы предназначены как для производственных предприятий, так и для компаний предоставляющих услуги.

Современные ERP системы это набор интегрированных приложений, которые комплексно, в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности на предприятиях – планирование всех видов ресурсов необходимых для производства товаров и услуг, оперативное управление выполнением планов и договоров, обеспечивает все виды учета и осуществляет анализ хозяйственной деятельности.

Системы ERP обеспечивают выполнение финансовых функций; предоставление необходимой отчетности; автоматизацию продаж; производственные функции; функции управления качеством; функции предоставления сервиса; функции управления персоналом; инженерные функции; функции распределения и логистики, осуществляет анализ результатов хозяйственной деятельности.

Предназначение ERP – обеспечение интеграции всех отделов и функций организации с помощью единой компьютерной системы, которая объединяет специфические нужды отдельных подразделений (отделов финансов, кадров, склады, снабжение, производство и др.) и их деятельность в рамках одной интегрированной программы и единой базы данных, облегчая всем департаментам организации обмен информацией. Это информационная система и методология, обеспечивающая идентификацию и эффективное управление всеми ресурсами предприятия, необходимыми для производства товаров, оказания услуг и осуществления продаж.

Поскольку система ERP как стандарт, окончательно не сложилась, существуют ее различные модификации: типовой набор функций; вариант ориентированный на технологические особенности производства; вариант ориентированный на масштаб деятельности и объемы обрабатываемых данных.

Для крупных транснациональных корпораций, у которых отдельные компании и подразделения тесно взаимодействуют между собой, находясь в разных странах и регионах, в ERP добавляются соответствующие механизмы управления ими, такие как поддержка нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности.

ERP-системы результат сорокалетней эволюции управленческих и информационных технологий. У большинства поставщиков они достаточно гибки и легко подстраиваемы, их можно устанавливать модулями, не приобретая сразу весь пакет.

В настоящее время лидерами ERP-систем на рынке СНГ являются программные средства: 1С:Предприятие, SAP R/3 и SAP ERP, Oracle Business Suite, Microsoft Dynamics, iScala, Галактика ERP, Парус-Предприятие 8.

3) Системы управления взаимоотношениями с клиентами

Система управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management) прикладное программное обеспечение, предназначенное для обслуживания стратегий взаимодействия с потребителями в целях повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов посредством сохранения информации и клиентах и истории взаимоотношений с ними, улучшения бизнес-процедур, анализа и прогнозирования результатов.

Она обеспечивает реализацию философии, что центром бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются поддержка эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнерах и внутренних процессах компании.

Стандартная CRM-система включает базу данных по продуктам, услугам и ценам, информацию о состоянии рынка и конкурентах, систему планирования деятельности, модули управления контактами и оперативными взаимодействиями с клиентами, заключенными и потенциальными сделками. Содержит инструменты для проведения телемаркетинга и генерации отчетов. Позволяет проводить анализ и сегментацию целевой аудитории, создавать списки потенциальных клиентов и распределять их между торговыми представителями, планировать проведение маркетинговых мероприятий и исследований, анализировать результаты.

CRM-системы могут быть специализированы по функциональным возможностям:

• Управление продажами SFA (Sales Force Automation);

• Управление маркетингом;

• Управление клиентским обслуживанием и колл-центрами (системы по обработке обращений абонентов, фиксация и дальнейшая работа с обращениями клиентов).

По уровням обработки информации:

• Операционный CRM – регистрация и оперативный доступ к первичной информации по событиям, компаниям, проектам, контактам;

• Аналитический CRM – отчетность и анализ информации в различных разрезах (воронка продаж, анализ результатов маткетинговых мероприятий, анализ эффективности продаж по продуктам, сегментам клиентов, регионам и т.п.);

• Коллаборативный CRM (англ. collaboration – сотрудничество, совместные согласованные действия) – уровень организации тесного взаимодействия с конечными потребителями, клиентами, вплоть до влияния на внутренние процессы компании. Например, опросы, для изменения качеств товара или облуживания, веб-страницы для отслеживания клиентами состояния заказа, уведомление по SMS о событиях, связанных с заказом или лицевым счетом, возможность для клиента самостоятельно конфигурировать и заказать в режиме реального времени товары и услуги, и другие интерактивные возможности.

На рынке СНГ наибольшее распространение получили следующие CRM-системы: SAP CRM, Oracle Siebel CRM, Microsoft Dynamics CRM, ERP-система «Компас», ERP-система «Мегаплан».

4) Системы управления информационными ресурсами предприятия

Системы управления корпоративным контентом ECM (Enterprise content management) предназначены для управления информацией, которая накапливается в организации в процессе ее жизнедеятельности. ECM-системы предназначены для того, чтобы сократить затраты, на эффективную организации работы с информацией.

Обеспечивая возможность сбора, хранения и предоставления информации по запросу, они позволяют структурировать получаемую информацию и устанавливать единые стандарты ее обработки, хранения, предоставления по запросу и удаления.

Самыми распространенными информационными системами управления контентом в пространстве СНГ являются системы электронного документооборота СЭД и ECM. Непрерывно расширяющиеся функциональные возможности этих систем и добавление к ним системы автоматизации бизнес-процессов (Work From) уравняли их содержание и сами понятия.

Лидерами по количеству информации выступают банки и страховые компании, однако СЭД и ECM системы используются и на предприятиях, но с меньшей нагрузкой.

Основные функции классических ECM и СЭД систем:

• Обработка входящей корреспонденции, в том числе, как отдельного типа документов, обращений граждан. Система обеспечивает обработку, организацию рассмотрения и выдачу резолюции по входящему документу. Дальнейшее формирование поручений, и последующую процедуру контроля система обеспечивает отдельно.

• Подготовка и согласование, подписание и отправка исходящей корреспонденции. Работа системы в этой области сводиться к обеспечению возможности подготовки проекта документа, организации его согласования по параллельной, последовательной либо комбинированной схеме подписания, учету его отправки и контролю получения исходящего документа адресатом при различных видах доставки: почтой, курьером, службой рассылки, работающих на основе директ-маркетинговых компаний обеспечивающих массовые почтовые рассылки.

• Формирование дел. Процедуры подготовки индексообразующего классификатора (номенклатуры дел), ассоциируют находящиеся в системе электронные документы с конкретными делами (индексами дел), что позволяет систематизировать электронную документацию в соответствии с тематикой, одновременно обеспечивая управление этими документами на протяжении их жизненного цикла (от подготовки проекта до уничтожения документов из архива, либо передаче оригиналов на внешнее хранение).

• Поддержка директивного управления организацией. Подготовка проектов приказов и распоряжений, их подписание, регистрация, учет ознакомления сотрудников с текстом документа, контроль вступления в действие.

• Внутренние документы. Универсальная конструкция в структуре документооборота организации, основывающаяся на том, что внутренний документ является, по своей сути, сопроводительным письмом к приложению. Приложение и является тем документом, из-за которого создается внутренний документ. Достоинством такого подхода является его универсальность, а недостатком – сложность в систематизации таких документов и, как следствие, проблематичность в управлении ими.

• Процедуры архивного дела. Они позволяют выдержать требования законодательства по срокам хранения документов после окончания работы с ними в текущем делопроизводстве, а также тех материалов, которые представляют ценность для сотрудников, организации либо общества.

Кроме того, в ECM присутствуют обязательные вспомогательные функции:

• Обеспечение управления доступом к данным системы. Доступ разграничивается на основании индивидуальных должностных инструкций работников и проектных групп.

• Разнообразные по набору функций клиентские интерфейсы, позволяющие обеспечить работу в системе разных групп пользователей.

В классическом виде функциональные возможности ограничиваются автоматизацией перечисленных стандартизированных потоков документов, но кредитно-финансовые организации дополняют системы своими специфическими требованиями.

На рынке СНГ наибольшее распространение получили следующие ECM-системы: 1С:Документооборот, DIRECTUM, IBM Lotus Notes, Lan Docs, Дело, Канцлер, ЕВФРАТ.

Пример.

Для управления предприятием, в т.ч. оперативного, целесообразно примять программное обеспечение «1С: Предприятие 8. Управление сельскохозяйственным предприятием».

Продукт разработан на базе "1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием" и включает в себя помимо отраслевого функционала все возможности базовой конфигурации.

Продукт предназначен для решения следующих задач:

• создание единой технологии управления информационными ресурсами аграрного предприятия на базе единой корпоративной системы автоматизации,

• формирование данных для контроля за изменением активов предприятия, выполнением планов и заданий по производству и сбыту сельскохозяйственной продукции, выполнением планов по снабжению материально-техническими ресурсами,

• ведение учета и составление установленной отчетности о производственной деятельности,

• повышение качества управленческой информации, то есть ее достоверности и аналитичности,

• расширение возможностей и повышение качества аналитической работы для менеджмента предприятия,

• комплексной автоматизации основных бизнес-процессов: планирование сельхоздеятельности, оперативный управленческий, бухгалтерский и налоговый учет, анализ деятельности, как в отдельности, так и в их взаимосвязи,

• систематизации и регламентации управленческого и бухгалтерского документооборота предприятия,

• исключения дублирования ввода и сокращения многократной обработки информации,

• повышения уровня квалификации и качества работы персонала,

• эффективной обработки больших объемов информации,

• исключения необходимости конвертации данных между информационными базами различных форматов,

• повышения исполнительской дисциплины персонала.

Возможность настройки функциональности рабочих мест, ролей пользователей и прав доступа к информации системы обеспечивает создание структуры предприятия, оптимально соответствующей задачам управления. Распределенная база данных системы обеспечивает возможность интеграции первичной информации, формируемой в удаленных производственных отделениях, и оперативного контроля за ходом сельхозработ.

Для предприятий холдинговой структуры ведется сквозной управленческий учет по всем организациям, входящим в холдинг. Управленческий учет ведется по данным, зафиксированным в документах, но при этом не зависит от способов и самого факта ведения регламентированного учета. Факт совершения операций вводится один раз и получает в дальнейшем отражение в управленческом и регламентированном учете.

Продукт предоставляет:

• руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами предприятия для повышения конкурентоспособности;

• руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

• работникам учетных служб предприятия - средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

При разработке конфигураций "1С Управление сельскохозяйственным предприятием" и "1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием" учитывались как современные международные методики управления предприятием (MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и др.), так и опыт успешной автоматизации производственных предприятий, накопленный фирмой "1С" и партнерским сообществом в автоматизации ряда предприятий соответствующей отрасли.

Отраслевое решение обеспечивает автоматизацию рутинных учетных операций бизнес-процессов, предоставляет руководителям сельскохозяйственных предприятий и агрохолдингов возможность всестороннего и оперативного контроля за финансовыми и материальными ресурсами в различных аналитических разрезах учета (предприятие, подразделение, сельхозкультура, поле, вид работ, механизатор, единица сельхозтехники, ферма и т.д.).

Используя продукт, специалисты предприятий агробизнеса получают возможность выполнять бизнес-планирование сельскохозяйственного производства, в частности:

• планирование сельхоздеятельности в растениеводстве,

• производственный учет сельхоз и ремонтных работ и услуг,

• учет работы автотранспорта,

• отражение сельхоздеятельности в регламентированном учете,

• производственный учет КРС (групповой),

• производственный учет КРС (индивидуальный),

• планирование в свиноводстве,

• производственный учет на свинокомплексе (групповой),

• производственный учет на свинокомплексе (индивидуальный),

• учет расчетов по аренде земельных паев,

• учет кредитов и залогов,

• оптимизация размещения сельхозкультур,

• управление финансами,

• управление складом (запасами),

• управление продажами,

• управление закупками,

• управление отношениями с клиентами,

• управление персоналом,

• расчет заработной платы.

В частности, автоматизация оперативного производственного учета выполненных сельхоз и ремонтных работ и оказанных услуг обеспечит получение оперативной информации в различных аналитических разрезах:

• по предприятию в целом и каждому подразделению;

• по c /х культуре;

• по виду работ на всех полях и различным работам на каждом поле;

• по объемам работ каждого механизатора;

• по объемам работ, выполненным на каждой единице техники;

• по заправкам топлива и масла на каждой единице техники;

• по видам ремонтных работ каждого механизатора на каждой единице техники;

• по работам, выполненным сторонними организациями в разрезе сельхозагрегатов;

• по фермам;

• по группам животных;

• индивидуальный учет по каждому животному.

Такой анализ позволит руководству предприятия динамично отслеживать и контролировать ход полевых работ и работ в животноводстве по бизнес-единицам, оперативно вносить необходимые коррективы.

Единая технология управления информационными ресурсами позволит обеспечить создание общего информационного пространства, объединяющего и структурирующего все основные показатели работы нескольких предприятий в рамках агрохолдингов, что позволит:

• накапливать историю информации по работе предприятия;

• обеспечить формирование информации обо всех видах ресурсов предприятия и, как следствие; стратегический и текущий контроль за их использованием, а также оценку эффективности их использования;

• формировать данные для стратегического прогноза и оценки состояния системы управления предприятия, применения прогрессивных систем заработной платы и материального стимулирования.