Лекция 7. Проектирование систем электронного документооборота

Содержание постановки задачи проектирования систем электронного документооборота (СЭДО). Классы СЭДО и их характеристика.

Принципы и особенности проектирования Автоматизированных Систем Контроля Исполнения Документов (АСКИД).

Особенности проектирования СЭДО с использованием принципов и методов свободной маршрутизации документов (технологии "ad-hoc"). Особенности проектирования CЭДО на принципах технологии "groupware" с использованием средств "Lotus Notes".

Особенности проектирования СЭДО, ориентированных на использование docflow-технологии на примере системы "1.С Документооборот". Назначение, сферы применения технологии "workflow". Принципы организации САДП.

Состав функций и характеристика компонент комплексных автоматизированных систем документооборота и систем управления информационным контентом.

Седьмая лекция курса «Проектирование систем электронного документооборота» посвящена знакомству с информационно-поисковой системы, знакомству с электронной документацией и системами электронного документооборота. В данной лекции приводятся определение ключевых понятий, общие сведения об электронном документообороте.

Классы СЭДО и их характеристика. К видам документооборота относятся: 1) производственный документооборот; 2) управленческий документооборот; 3) архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота); 4) кадровый документооборот (процедуры кадрового учета); 5) бухгалтерский документооборот; 6) складской документооборот; 7) секретное и конфиденциальное делопроизводство; 8) технический и технологический документооборот.

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта: 1)Системы электронного документооборота с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА); 2) Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF); 3) Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний; 4) Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration); 5)Системы электронного документооборота, имеющие развитые дополнительные сервисы. 

Автоматизированные Системы Контроля за Исполнением Документов. Принципы и особенности их проектирования. Наиболее рациональным является на сегодняшний день ав­томатизированный контроль за исполнением документов, кото­рый секретарь ведет на персональном компьютере. Специальные программы позволяют выводить на экран спи­ски документов. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполни­телям и таким образом видеть загрузку каждого. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендует­ся сразу заложить определенный перечень типовых справок (от­четов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть: 1) справка (отчет) об отправленных документах (список от­правленных документов или количественные данные); 2) справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); 3) справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителя­ми, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); 4)  справка (отчет) о количестве выполненных исходящих до­кументов (исполнителями, списочный или количественно); 5) справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя ис­полнителю); и т.д.

Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

на 00.00.00

Рис. 7.1. Форма получения списка документов

Пример формы справки о документах за исполнителями приведен на рисунке 7.2.

Рис. 7.2. Форма справки о документах за исполнителями

Отчет об общем количестве документов за исполнителями приведен на рисунке 7.3.

с 00.00.0000 по 0.00.0000

Рис. 7.3. Отчет об общем количестве документов за исполнителями

Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

Особенности проектирования СЭДО. Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. К основным плюсам автоматизации документационных процессов можно отнести: 1) централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве; 2) единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа; 3) использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам; 4) быстрый поиск документов; 5) аудит доступа пользователей к документам. К минусам можно отнести достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия «свободной» и «жесткой» маршрутизации документов. При «свободной» маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При «жесткой» маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять.

Характеристика организации СЭДО с использованием технологии «ad-hoc». Технология "groupware" с использованием средств "Lotus Notes". DOCFLOW.

Главным компонентом СЭДО класса "ad-hoc", с помощью которого можно автоматизировать процессы приема и передачи документов в организации, является система "электронной почты". В настоящее время разработано большое число программных систем ЭП. Рассмотрим особенности их применения на основе системы "1С: Электронная почта", разработанной фирмой 1С.  Электронная почта должна строиться аналогично обычной “бумажной” почте. В этом случае вся система делится на почтовые отделения (узлы), к которым прикрепляются конкретные абоненты. В качестве почтового узла, разворачиваемого в главном офисе фирмы, используется, как правило, локальная сеть (ЛВС). На нескольких рабочих станциях (хостах) устанавливают модемы для обслуживания удаленных абонентов, других почтовых отделений и приема/передачи факсовых сообщений по телефонным каналам связи, а на остальных располагают рабочие места локальных абонентов (см. рис. 7.4.).

Рис. 7. 4 Схема организации ЭП на предприятии

Система “1С: Электронная почта” образует для пользователя единую интегрированную среду, в которой наряду с подсистемой “электронной почты” входит функциональная подсистема “баз данных”. 

Groupware является большой услугой, которая объединит географически рассредоточенную рабочую силу.

Первой системой groupware стала электронная почта. Затем были изобретены надстройки над ней: всевозможные календари, информационные системы (как, например, Lotus Organizer 2.х) и подобные им приложения, предназначенные для составления расписаний и координации действий групп пользователей.

Следующей ступенью развития технологии groupware стали продукты, позволяющие совместно управлять и делиться неструктурированной информацией при работе в сети. Фактическим стандартом в этой области, на который ориентируется быстрорастущий рынок группового ПО, стал пакет Lotus Notes -  платформа для приложений "клиент-сервер", служащая для разработки и размещения группового ПО. Благодаря Notes пользователь может просматривать источники информации о потребителях, отслеживать действия конкурентов и следить за ходом продаж. Кроме того, Notes фиксирует весь процесс деятельности фирмы, наблюдает за его состоянием и предупреждает сотрудников о наличии "узких мест". Наконец, эта система позволяет создать "корпоративную память» -  хранилище специальных знаний и бизнес-сведений, которые собираются годами.

На сегодняшний день DOCFLOW представляет собой масштабный проект, объединяющий регулярные отраслевые мероприятия по документообороту. В рамках проекта ежегодно проводятся исследования опыта заказчиков и потребительских предпочтений на российском рынке СЭД и ECM.

Одним из направлений деятельности проекта DOCFLOW является создание практических руководств для специалистов в области ЕСМ, включающих в себя полезную и актуальную информацию по вопросам внедрения и использования технологий управления корпоративной информацией. Материалы, разрабатываемые DOCFLOW, содержат обзоры экспертных мнений, практические советы от ведущих специалистов рынка, аналитику, учебные пособия и подборку тематических статей.

Технология «WORKFLOW». Буквальный перевод термина "workflow" как "поток работ" является безусловно корректным грамматически, но почти никак не раскрывает его содержание.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счет);

событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);

операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);

исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру менеджер, сотрудник архива, директор).

Каждая система обеспечивает решение трех следующих задач: 1) разработка описания бизнес-процесса; 2) управление выполнением бизнес-процесса; 3) интеграция используемых в процессе приложений.

Автоматизированные системы документооборота и системы управления информационным контентом. Функции работы с документами: 1) регистрация входящих, исходящих, внутренних документов и писем граждан; 2) многоуровневая обработка документа; 3) многоуровневый контроль исполнительской дисциплины; 4) поиск и подбор документов по реквизитам карточки документа, включая: контекстный поиск по краткому содержанию; возможность сохранения и уточнения поисковых запросов; формирование результатов поиска в виде отчетов произвольной формы; 5) формирование статистических и аналитических сводок: формирование журналов регистрации; формирование справок по обработке документов; формирование статистических и аналитических сводок по исполнительской дисциплине в табличной и графической форме; анализ связей между документами; анализ документооборота организации; 6) реализация функций экспедиции; 7) работа с архивными документами.

  При проектировании системы заложены следующие архитектурные принципы: 1) клиент-серверная технология (возможно использование Internet-технологии); 2) масштабирование (возможность перехода на другие программные платформы); 3) широкое использование офисных приложений Excel, Word для самостоятельного формирования отчетов (генератор отчетов); 4) принцип однократного ввода информации.

Функции систем управления контентом можно разделить на несколько основных категорий: 1) Создание — предоставление авторам удобных и привычных средств создания контента; 2) Управление — хранение контента в едином репозитории. Это позволяет следить за версиями документов, контролировать, кто и когда их изменял, убеждаться, что каждый пользователь может изменить только тот раздел, за который он отвечает. Кроме того, обеспечивается интеграция с существующими информационными источниками и ИТ-системами. CMS поддерживает контроль за рабочим потоком документов; 3) Публикация — автоматическое размещение контента на терминале пользователя. Соответствующие инструменты автоматически «подгоняют» внешний вид страницы к дизайну всего сайта; 4) Представление — дополнительные функции, позволяющие улучшить форму представления данных.

Системы управления контентом определяют будущее сайтостроения. Автоматизируя процесс публикации информации, системы управления контентом упрощают разработку и снижают стоимость поддержки сайтов.