3. Құрылымдалған деректер. Аралық және жалпы қортындылар.

К есте тізіміндегі деректерді топтау және қосындылау үшін 8-ге дейін деңгейден тұратын (1,2,3 сурет 7,1) құрылым жасалады. Бір деңгейде әр топ жеке құрылымдастырылады (сурет 7, 5). Әр ішкі құрылым оның символдары ретінде қолданылатын сандардың үлкенімен (2,3 сурет 7.1) белгіленеді. Құрылым символын құрылымдастырылған құжаттың көрінісін өзгертіп, алдыңғы сырт деңгей деректерін толық көрсету үшін пайдалануға болады. Толық деректерді көрсету не жасыру үшін «плюс», «минус» таңбаларын немесе құрылым деңгейін көрсететін 1, 2, 3 сандарды шертуге болады. Толық деректер ол бастапқы деректері бар жолдар не бағандар. Қортындылар құрылымдар (Сурет 7-де - ВостокАпрВсего, ВостокМарВсего, ЗападАпрВсего, ЗападМарВсего) бойынша және толық деректер бойынша ( Сурет 7-де Все продажи) есептеледі. Егер құрымдастыру жолдар бойынша жүргізілетін болса, толық деректер қортындыдан жоғары орналасады, ал құрылымдастыру баған бойынша жүргізілетін болса, толық деректер қортындыдан оңға қарай орналасады. Әр топ үшін қортынды жолды не бағанды немесе толық деректерді жылдам көрсету үшін жолдан (төмендегі мысалда көрсетілген), не бағаннан не жол мен бағаннан тұратын көп деңгейлі құрылым құруға болады.

Мысалы, 7-ші суретте:

1- Деңгейлер жолын көру үшін қажетті құрылымға сай символдарын шерту керек.

2- 1-ші деңгейде барлық жолдар бойынша толық деректерімен сату қосындысы (Все продажи).

3- 2-ші деңгейде әр айдағы әр аймақтағы сату қосындысы (ВостокАпрВсего, ВостокМарВсего, ЗападАпрВсего, ЗападМарВсего) .

4- 3-ші деңгей толық деректі жолдар (11-ден 13-ке дейінгі жолдар).

5- Көп деңгейлі құрылымда деректерді жасыру не көрсету үшін шертілетін және құрылым символдары.

«Аралық құртынды» бұйрығы көмегімен баған үшін аралық және толық қортындыны автоматты түрде есептеледі. Аралық қортынды «қортынды функция» көмегімен есптеледі. «Қортынды функция» жинақтау кестесі есебінде деректерді біріктіргенде, не консолидация кестесінде қортынды есептегенде колданылатын есептеу түрлері. «Қортынды функцияларға» қосындыны, орташа мәнді, максимумды, минимумды, көбейтіндіні, сандар санын, ауытқуды, ығысу ауытқуын, дисперсияны, ығысу дисперсиясын есептейтін функциялар жатады. Әр баған үшін қортынды функцияның бірнеше түрін қолдануға болады.

Егер кітап үшін формула бойынша автоматты есептеу таңдалған болса, онда «Аралық бақылау» бұйрығы көмегімен толық деректердің әр өзгерісінде аралық мәндерді және жалпы қортындыны автоматты түрде қайта есептетуге болады.

Жалпы қортындылар толық деректер бойынша емес, аралық қортындылар негізінде есептеледі.

Аралық қортындының және жалпы қортындының бір деңгейін қою үшін орындау керек:

1. Аралық қортынды есептелетін бағандардың әр қайсысының тақырыбы бар, ал бағандағы деректер бір текті, және бос жолдар мен бағандар жоқ екендігіне көз жеткізу керек.

2. Диапазонда ұяшықты белгілеу.

3. К естедегі (деректер қорындағы) деректерді сұрыптау, мүмкін болса көп деңгейлі, жүргізу керек: «Деректер» - «Сұрыптау және сүзгі» тобындағы «Сұрыптау». Мысалы, 7–ші суретте сұрыптаудың бірінші деңгейі «Регион» өсу бағытында, екінші деңгей «Месяц» өсу бағытында, үшінші деңгей «Продажи» өсу бағытында.

4. «Деректер» - «Құрылым» тобындағы «Аралық қортынды» орындап «Аралық қортынды» сұқбат терезесі ашу.

5. «Әрбір өзгерісте» өрісінде қортынды есептелетін баған таңдалады (сурет 8). 7-ші суреттте « Месяц» бағаны.

6. «Операция» өрісінде аралық қортындыны есептейтін қортынды функция таңдалады. 7-ші суреттегі мысалда Қосынды функциясы таңдалған.

7. «Қортынды қосу» өрісінде қортынды жасауға қажетті деректері бар өрістер есімдері алдына жалауша қою қажет. 7-ші суреттегі мысалда жалауша Продажи алдына қойылған.

8. Әр қортындыдан соң автоматты түрде парақ үзілісін қамтамасыз ету үшін «Топтар арасында парақ соңы» алдына жалауша қою керек.

9. Қортынды жолды деректер жолы үстінде орналастыру үшін «Кортынды деректер астында» алдындағы жалауша алып тасталынады. Қортынды жолды деректер жолы астына орналастыру үшін. 7-ші суреттегі мысалда жалауша «Кортынды деректер астында» алдына қойылған.

10. Қойылған қортындылар қайталанбауы үшін «Ағымды қортындыларды алмастыру» алдынан жалаушаны алып тасталынады.

11. Қажет болған жағдайда «Аралық қортынды» бұйрығын қосымша қортындылар жолын қосу үшін 1-ден 7-ге дейінгі адымдарды басқа функцияларды қолданып қайталауға болады.

Аралық қортындының сыртқы деңгейін қою үшін орындау керек:

Аралық қортындының және жалпы қортындының бір деңгейін қою әрекеттерін 4-ші адымнан бастап орындау керек.

5-ші адымда «Әрбір өзгерісте» өрісінде қортынды есептелетін басқа баған қосу керек. 7-ші суреттегі мысалда Регион бағаны таңдалған.

Басқа әрекеттер сол қалыпында орындалады.