Проблемы построения и внедрения сэдо.

При построении и внедрении системы электронного документооборота на предприятии возникает ряд проблем. Перечислим основные: 1) Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание переобучаться; 2) Нежелание «показывать» собственную деятельность руководству, которая независимо от желания персонала возникает после внедрения системы электронного документооборота; 3) Нежелание руководства (директора) непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы; 4) Постоянные структурные изменения в организации. - слабая формализация бизнес-процессов; 5) Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Принципы построения сэдо, состав функциональных модулей и обеспечивающих подсистем.

К основным принципам СЭДО можно отнести:  1) Однозначная регистрация документа; 2) Параллельное выполнение операций, которое позволяет сократить время документооборота и повысить оперативности их исполнения; 3) Непрерывное движение документа; 4) Невозможность дублирования документов благодаря единой базы документной информации; 5) Быстрый поиск документа; 6) Широко развитая система отчётности по статусам и атрибутам документов, позволяет контролировать документооборот по процессам и принимать решения, базируясь на данных из отчётов.

Система может состоять из следующих модулей, классифицированных по видам обрабатываемых документов и бизнес-процессам: 1) «Организационная структура» (ОС) - описываются все типы участников бизнес-процессов и их отношения; 2) «Входящие документы» (ВхД) - прием, обработка, регистрация, распределение и хранение поступающей (входящей) корреспонденции; 3) «Исходящие документы» (ИсхД) - подготовка, согласование, подписание, регистрация, рассылка и дальнейшее хранение исходящей корреспонденции; 4) «Внутренние документы» (ВнД) - подготовка, согласование, подписание, регистрация, отправка и хранение внутренних документов; 5) «ОРД» (ОРД) - подготовка, согласование, регистрация, хранение и отмена организационно-распорядительных документов; 6) «Договоры» (Д) - подготовка, согласование, регистрация, хранение договоров; 7)«Контроль исполнения» (КИ) – учет, контроль исполнения заданий и подготовка обзорно-аналитический материалов.

Содержание требований к структуре и отдельным компонентам сэдо.

Выделим основные требования, которые предъявляют к информационным системам электронного документооборота: 1) Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители; 2) Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.). 3) Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры. 4) Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д. 5) Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов. 6) Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов. 7) Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах. 8) Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования. 9) Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия. 10) Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов. 11) Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.