12. 3. Организация автоматизированного рабочего места бухгалтера

Персональные компьютеры обеспечивают формиро­вание первичных документов и учетных регистров, что дает возможность организовать автоматизированное ра­бочее место (АРМ) с использованием диалогового режима. АРМ организуется на базе персонального компьюте­ра, который может использоваться либо автономно, либо в связи с другими. В первом случае организуется АРМ с замкнутым циклом обработки данных. Во втором - ин­формационный обмен обеспечивается между отдельны­ми АРМ на уровне документа, машинного носителя или автоматический информационный обмен на уровне со­здания локальной вычислительной сети.

При проектировании АРМ бухгалтера можно выде­лить два основных вида обеспечения: техническое и про­граммное.

Стадия технического обеспечения - приобретение и создание условий для его рационального и эффектив­ного применения, т.е. комплектация соответствующей периферией. Программное обеспечение - это инструмен­тарий, с помощью которого бухгалтер на своем рабочем месте сможет вести весь процесс обработки данных на компьютере, начиная с ввода информация, заканчивая получением регистров бухгалтерского учета.

С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе компьютера происходит распределение функций между бухгалтером и собственно персональным компьютером (ПК). Бухгалтер выполняет следующие операции: сбор первичных документов; контроль их достоверности; ввод данных в РК и записи их на носители (дискеты, диски); управление их обработкой на машине; получение регистров выходной информации; контроль, анализ и регулирование расчетов.

Bсe вычислительные и группировочные операции, выборку, формирование и хранение информационных массивов, а также печать выходных ведомостей выполняет ПК. АРМ бухгалтера дает возможность сократить время обработки, а также ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением первичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации.

Каждое автоматизированное рабочее место может быть разработано и как автоматизированное, и как автоматическое. Все определяется количеством необходи­мых настроек и перенастроек в процессе его использова­ния. Если режимов работы немного и они стационарны, то целесообразно создавать набор конечных автоматов для каждого режима. В противном случае лучше предос­тавить бухгалтеру удобный режим настроек.

Если на предприятии создается несколько АРМ бух­галтера, то их целесообразно объединить с помощью еди­ной вычислительной сети, что позволит обеспечить пол­ную автоматизацию бухгалтерского учета. Наиболее часто используется звездообразная организация локальной сети, когда один компьютер выполняет роль управляющего, к которому, в свою очередь, подключены остальные подчи­ненные АРМы. Таким образом, можно организовать много­уровневую систему обработки данных на базе использова­ния различных типов процессоров и операционных систем.

Примерная структура бухгалтерии на базе может выглядеть следующим образом:

12.4. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета

Прежде чем приступать к автоматизации бухгалтер­ского учета на предприятии руководитель, а также пер­сонал, так или иначе связанный с проектом, должны ответить на ряд вопросов. Например, какова степень готовности к автоматизации? Наличие собственно компьютеров и сопутствующей офисной техники безус­ловно важно, но это не главное. Прежде всего труд на предприятии должен быть систематизирован, то есть персо­нал должен знать, как отрабатывать стандартные ситуа­ции, а также как неизбежное, — нестандартные. Только в этом случае даже использование автономных средств автоматизации даст ощутимый результат. Если деятельность отдельных элементов в «живой» системе налажена и стабилизирована и предприятие готово к автоматизации, встает вопрос: автоматизация учета или учет на базе автоматизации?

Основное предназначение учета - сформировать ба­зис данных о состоянии предприятия, при этом речь идет не только об учете товаров, но и обо всех аспектах производственной деятельности (договорные отношения с обязательствами, расчетно-финансовые операции, учет и оплата труда и т.д.). Однако эти данные не присутствуют в чистом виде, они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. И пока тот или иной документ о хозяйственной жизни будет выписываться, как ни автоматизируй бухгалтерию - всегда останется проблема ручного ввода документов. Отсюда будут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз и огромные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей невведенного документа. Чтобы этого избежать, необходимо все докумен­ты создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним. Тогда данные будут естественным путем накапливаться по мере их возникновения и становиться доступными для анализа, т.е. предпочтительнее использовать сети компьютеров с единой схемой базы данных.

Следующий вопрос касается выбора собственно автоматизации: комплексная или системная автомати­зация? При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором АРМ, каждое из которых помогает решению той или иной задачи. Но если информацион­ные связи между автономными АРМ разорваны, это дает почву для умышленных искажений, небрежности или обычных ошибок и требует дополнительного контроля и дублирования информации. В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об ава­рии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом выступает не от­дельная задача, а предприятие в целом или его часть, которая сама по себе образует систему.

Обязательным при подготовке к переходу на автома­тизированную систему учета является возложение и/или распределение ответственности за мероприятия по подготовке и проведению автоматизации:

1. Один из сотрудников (менеджер) должен нести пол­ную ответственность за проект.

2. Весь персонал, так или иначе связанный с проек­том (включая рядовых бухгалтеров), должен участвовать в планировании системы и ее внедрении.

3. Менеджер по внедрению должен определить при­оритет задач и действий, и быть готовым к их поэтапно­му выполнению.

4. Фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.

5. Директор предприятия (фирмы) должен знать весь проект в деталях.

При планировании бюджета для закупки компью­терных и программных средств необходимо оценить оку­паемость программного продукта, для этого необходимо проанализировать стоимость самого программного сред­ства и затраты на его освоение и эксплуатацию.