1) Планирование презентации:
Определение цели.
Определение задач презентации.
Подбор необходимой информации.
Планирование выступления и определение необходимого времени.
Формирование структуры презентации.
Проверка логики подачи материала.
Подготовка заключения.
2) Разработка презентации:
Поиск соответствия методологических требований подготовки слайдов с проектируемыми слайдами презентации.
Обеспечение вертикальной и горизонтальной логики содержания.
Разработка дизайна.
Выбор оптимального соотношения текста и графической информации.
3) Отладка и проверка презентации.
Студенту, опираясь на план выступления, необходимо определить около 10 главных идей, выводов по выбранной теме, которые следует донести до слушателей, и на основании них составить компьютерную презентацию. Дополнительная информация, если таковая имеется, должна быть размещена в раздаточном материале или просто озвучена, но не включена в компьютерную презентацию.
После подборки информации студенту следует систематизировать материал по блокам, которые будут состоять из собственно текста, а также схем, графиков, таблиц, фотографий и т.д.
При подборе иллюстративных материалов необходимо использовать принципы простоты и краткости, которые применимы как к продолжительности выступления студента, так и к количеству слайдов, количеству слов в нем и т.п.
Продолжительность доклада, сопровождающегося презентацией, не должна превышать 10 минут. За это время студенту-выпускнику необходимо:
обосновать актуальность темы ВКР;
вкратце ознакомить членов ГАК с целью и задачами исследования, основными положениями работы;
адекватно и грамотно представить достигнутые результаты.
Подбор материала для слайда необходимо осуществлять таким образом, чтобы не перегружать его: один слайд, как правило, не должен оставаться на экране дольше одной минуты.
Также не следует стремиться к слишком частой смене слайдов (менее 15–20 секунд на слайд). Таким образом, число слайдов для демонстрации результатов ВКР не должно превышать 15–20.
Оптимальная скорость переключения - один слайд за 1–2 минуты. Для кратких выступлений допустимо два слайда в минуту, но не быстрее. Слушатели должны успеть воспринять информацию и со слайда, и на слух.
Количество слов в слайде. В тексте одного слайда используется максимум 36 слов, исключая заголовок. Оптимальное число строк на слайде - от 6 до 11.
Для структуризации текстовой информации лучше использовать списки. Пункты перечней должны быть короткими фразами; максимум — две строки на фразу, оптимально - одна строка. Чтение длинной фразы отвлекает внимание от речи. Короткая фраза легче запоминается визуально.
7.5. Объем информации, требования к ее содержанию и оформлению. Не стоит заполнять один слайд слишком большим объемом информации: запоминается более трех фактов, выводов, определений Ключевые пункты рекомендуется отображать по одному на каждом отдельном слайде
Шрифтовой ряд. Выбирать шрифты желательно, не увлекаясь их затейливостью и разнообразием. Чем больше разных шрифтов используется, тем труднее воспринимаются слайды. Однако надо продумать шрифтовые выделения, их подчиненность и логику. Стиль основного шрифта тоже важен. В любом случае выбранные шрифты должны легко восприниматься на первый взгляд. Перегруженность и мелкий шрифт тяжелы для восприятия. Недогруженность оставляет впечатление, что выступление поверхностно и плохо подготовлено.
Размер заголовка - не менее 24 пунктов, размер остальной информации - не менее 18 пунктов. Рекомендуется использовать:
не более двух-трех типов шрифтов в одной презентации: для выделения информации - полужирный шрифт (обычно служит для выделения заголовков и ключевых слов), курсив (чаще всего служит для оформления комментариев и служебных слов) или подчеркивание (используется для оформления заголовков и выделения важных слов в массиве текста; не следует использовать подчёркивание для больших фрагментов текста);
так называемые рубленые шрифты (например, различные варианты Arial или Tahoma).
Часто для подписей к рисункам или таблицам выставляется мелкий шрифт (менее 10 пунктов) с оговоркой: «на большом экране все будет видно». Это заблуждение: конечно, шрифт будет проецироваться крупнее, но и расстояние до зрителя будет значительно больше.
При оформлении фона слайдов следует избегать тёмных тонов. Если в качестве фона используется какое-либо изображение, следует проверить, хорошо ли виден на таком фоне текст.
Цветовая гамма. Общий тон и цветные заставки, иллюстрации, линии должны сочетаться между собой и не противоречить смыслу и настроению презентации. Для правильного использования и компоновки цветов необходимо принять во внимание дизайнерское понятие цветовой гаммы. В основе создания цветовой гаммы лежит круг Гесса (рис.1).
Рисунок 1. Круг Гесса
При разработке дизайна презентации рекомендуется ориентироваться на триадную гамму: три основных цвета и их оттенки. На одном слайде использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовков, один для текста. При выборе фона и цвета слайдов следует придерживаться следующих рекомендаций:
1) Для фона выбирать более холодные тона. Текст должен быть контрастным, обязательно темным на светлом фоне. Лучше, если все поле будет светлым, в центральной части, где расположен материал - светло-серым или палевым, а внизу - более темным.
2) Цветовые сочетания располагаются в следующем порядке: синий на белом; чёрный на жёлтом; зелёный на белом; чёрный на белом и др. Однако нужно иметь в виду, что черный текст - белый фон не всегда можно назвать удачным сочетанием для презентаций, так как при этом в глазах часто начинает рябить (особенно если шрифт мелкий), а кроме того, иногда не достигается тот визуальный эффект, который необходим для восприятия материала.
3) Выбирая шаблоны оформления презентации, следует учитывать, что демонстрация через проектор требует более контрастных сочетаний фона и текста.
4) Анимация допустима либо для создания определенного настроения или атмосферы презентации (в этом случае анимация тем более должна быть сдержанна и хорошо продумана), либо для демонстрации динамичных процессов, изобразить которые иначе просто невозможно (например, для поэтапного вывода на экран рисунка).
Слайды не следует перегружать эффектами анимации. Если картинки меняются слишком часто, на экране мигают стрелки, бегают строчки, пульсируют столбики графиков, – то комиссия не поспевает за ними и наоборот, если докладчик уже перешёл к следующему сюжету, а картинка осталась подольше, внимание комиссии рассеивается, она упускает ход мысли докладчика.
5) Яркие краски, аляповатые построения, излишняя анимация, выпрыгивающие и бегающие зайчики, лисички и собачки - не самое лучшее дополнение к научному докладу.
Расположение информации на странице:
Наиболее важная информация должна располагаться в центре слайда.
Если на слайде располагается картинка, надпись должна располагаться под ней.
Следует учитывать, что зрители читают слева направо и переходят от стрелки к строке сверху вниз.
Располагать информацию горизонтально.
При выборе способа расположения информации на слайде следует придерживаться следующих рекомендаций:
1)Ключевые пункты отражаются по одному на каждом отдельном слайде.
2) Лучше избегать дословного «перепечатывания» текста ВКР на слайды, так как слайды, перегруженные текстом, вообще не смотрятся.
3) Лучше не располагать на одном слайде более 2 – 3 рисунков, так как иначе внимание слушателей будет рассеиваться. На одном слайде не более трех фактов, выводов, определений.
4) Не следует вставлять в презентации большие таблицы: они трудны для восприятия; лучше заменять их графиками, построенными на основе этих таблиц. Если все же таблицу показать необходимо, то лучше оставить как можно меньше строк и столбцов, привести только самые необходимые данные. Это также позволит сохранить необходимый размер шрифта.
5) Не следует злоупотреблять демонстрацией картинок. Скорее всего, не все слайды презентации будут предназначены для запоминания.
6) Презентация должна дополнять, иллюстрировать то, о чем докладывает на защите ВКР студент. Идеальным вариантом является такое сочетание текста и презентации, когда члены комиссии, упустив какую-то зрительную информацию, могли бы восполнить ее из того, что говорит студент, и наоборот увидеть на демонстрируемых слайдах то, что они прослушали.
Презентация должна включать:
вступительное слово, которое позволяет представить выпускную квалификационную работу и назвать её тему (10%);
собственно презентацию или основную часть (80%);
заключение (10%).
7.6. Вступление должно в первую очередь давать представление об актуальности темы ВКР, объекте и предмете исследования, цели, научных задачах и методах исследования.
Основная часть доклада должна содержать доказательство научности и объективности положений, выносимых автором на защиту, то есть характеристику выявленных недостатков в организации и технологии документационного обеспечения управления в конкретной организации и их причины, а также обоснованные предложения по совершенствованию делопроизводства и документооборота, методы и средства их реализации, оценку экономической или социально-экономической эффективности реализации предложений.
7.7. Презентация должна идти синхронно с текстом доклада. Речь выступающего должна пояснять иллюстрации, представленные в презентации. А презентация, в свою очередь, должна содержать тот наглядный материал, который невозможно выразить словами (схемы, таблицы, графики, фотографии и так далее).
Распространённая ошибка - читать слайд дословно. Лучше всего, если на слайде будет написана подробная информация (определения, формулы), а словами будет рассказываться их содержательный смысл. Информация на слайде может быть более формальной и строго изложенной, чем в речи.
Речь не должна быть перегружена специальной терминологией. Слайды должны содержать больше технических подробностей: формулы, схемы, таблицы, графики. В коротком выступлении к ним можно обращаться по ходу изложения, но при этом не надо останавливаться на объяснении всех нюансов.
В заключении приводятся выводы по результатам ВКР и степень достижения поставленной цели исследования
7.8. Перечень иллюстративного материала (таблиц, схем, рисунков и пр.) должен быть тщательно продуман и согласован с текстом выступления автора на защите. Количество этих материалов может составлять до 15 иллюстраций. Иллюстрации должны иметь название, которое помещают над иллюстрацией. При необходимости под иллюстрацией помещают поясняющую информацию.
Слайды представляются в виде, удобном для восприятия комиссией и присутствующими при проведении защиты ВКР.
Графики и таблицы должны быть информативны, но их нельзя перегружать многочисленными данными.
В табличных материалах используется максимум 30 чисел. При этом каждое число должно состоять не более чем из 5 цифр. Несоблюдение такой разрядности производит впечатление перегруженности, и внимание членов ГАК рассеивается.
Нужно воздерживаться от использования слишком замысловатых схем и сложных таблиц. Слушатели или их не разглядят, или до конца в них не разберутся. С этой точки зрения графики и схемы часто оказываются эффективнее цифровых таблиц: отдельные цифры редко играют принципиальную роль, куда важнее тенденция или конфигурация явления, – а они демонстрируются графиками, диаграммами, гистограммами и прочими рисунками.
На слайдах некоторые детали и трудные для слухового восприятия положения, без которых невозможно в полной мере представить работу, могут быть подробно показаны в виде формул, таблиц, графиков. Рекомендуется цветом или жирным шрифтом выделять те их ключевые фрагменты, на которых необходимо останавливаетесь в своем выступлении.