4. Требования к содержанию выпускной квалификационной работы

4.1. Введение

О тщательности подхода, продуманности в выборе темы, об уровне написания ВКР в целом государственная аттестационная комиссия судит, прежде всего, по Введению. Те из членов государственной аттестационной комиссии, которые не имели возможности подробно ознакомиться со всем исследованием, обязательно посмотрят оглавление, введение, заключение и приложение. Многое из Введения может войти в выступление студента на защите. В этом случае ему стоит рекомендовать написать текст Введения в последнюю очередь, когда работа практически готова, и автор легко сможет объяснить выбор темы, а также цель и задачи ВКР. Разумеется, самый общий план введения нужно подготовить до написания основной части, но окончательный текст лучше оформить позже.

Введение к ВКР должно составлять 2-3 страницы и содержать все необходимые квалификационные характеристики исследования. Во введении:

1. формулируются проблема и круг вопросов, необходимых для ее решения;

2. мотивируется выбор темы;

3. обосновывается ее актуальность;

4. указываются объект и предмет исследования;

5. определяется цель работы с ее расчленением на взаимосвязанный комплекс задач, подлежащих решению;

6. представляется структура исследования;

7. указывается материал исследования;

8. перечисляются используемые методы исследования;

9. характеризуются информационные источники;

10. определяются научная новизна и практическая значимость работы.

1) В начале введения следует определить проблему и круг вопросов, которые предстоит решить в ходе исследования. При этом следует иметь в виду, что проблему часто отождествляют с вопросом, т.е. с положением, которое также нужно разрешить. Ошибочно считается, что проблема - это тот же вопрос, только наиболее важный и сложный. Однако между проблемой и вопросом имеется существенное различие: для решения проблемы необходимо выйти за рамки старого, уже достигнутого знания, в то время как для решения вопроса вполне достаточно старого знания, т.е. для науки вопрос проблемой не является.

2) Выбор темы ВКР имеет исключительно большое значение. Он может быть обусловлен:

• личной заинтересованностью автора,

• длительностью занятий избранной областью знаний,

• предыдущим «заделом» в научном исследовании,

• наличием своих творческих идей, практического опыта,

• своевременностью и практической значимостью для решения конкретных региональных проблем и профессиональных задач.

При выборе темы ВКР целесообразно сохранить преемственность между ней и темами выполненных студентом ранее курсовых работ, что помогает обеспечить более глубокое, последовательное и всестороннее рассмотрение наиболее актуальных проблем документационного обеспечения управления и архивного дела.

При выборе темы ВКР необходимо учитывать возможности сбора исходных данных, наличие учебной и научной литературы, возможностей использования других информационных источников, соответствие индивидуальным научным интересам и направлению будущей профессиональной деятельности выпускника.

3) Тема ВКР должна быть актуальной. Под актуальностью понимается новизна и значимость поставленной проблемы, целесообразность разработки заявленной темы, проблематики, исходя из современных тенденций развития документоведения и архивоведения, отражения данной проблематики в научной и методической литературе.

О значимости конкретной проблемы свидетельствуют такие факторы, как:

• существование несовпадающих подходов, недостаточная изученность темы;

• недостаточность законодательной нормативно-правовой базы для обеспечения эффективной работы службы ДОУ на предприятии;

• необходимость совершенствования бумажного/электронного документооборота в конкретной организации;

• необходимость разработки / переработки локальных правовых документов конкретной организации.

Обосновать актуальность – значит объяснить, почему нужно в настоящее время решать сформулированную в работе проблему, почему новое научное знание необходимо для практики, какие вопросы в существующей практике делопроизводства требуют, по мнению автора, своего решения, что было сделано для решения этих вопросов другими исследователями и что предстоит сделать автору ВКР.

Освещение актуальности должно быть немногословным. Начинать ее описание издалека нет особой необходимости. Достаточно показать главное - суть проблемной ситуации, из чего и будет видна актуальность темы. Актуальность темы исследования формулируется следующим образом:

• Об актуальности темы свидетельствует...;

• Актуальность темы определяется...;

• Актуальность темы обусловлена...;

• Актуальность рассматриваемой проблемы определяется тем, что... .

• Актуальность выбранной темы обусловлена постоянным увеличением объема документооборота в администрации (недостаточным количеством нормативно-методической литературы, отсутствием единого методического центра по координации работы учреждений в области управления и делопроизводства).

4) Объект и предмет исследования являются обязательными элементами введения. Под объектом понимаются некие системы, структуры, процессы или явления, порождающие проблемную ситуацию и необходимость её изучения.

Объектом исследования могут быть:

• организационная структура службы ДОУ предприятия;

• система организационно-распорядительной (или иной документационной системы) предприятия;

• организация и технология документационного обеспечения управления;

• конфиденциальное делопроизводство;

• делопроизводство кадровой службы;

• обращения граждан.

Предмет исследования представляет собой конкретизацию объекта, его фрагмент, часть, изучаемый аспект, отвечает на вопрос: каким образом, зачем, с какой целью и для чего изучают объект.

Предмет исследования может определяться как:

• анализ (описание, характеристика) эволюции (развития, современного состояния и т.д.) формы (системы, методики, технологии и пр.) документа (документированной информации, документации и т. п.);

• анализ состояния документационного обеспечения, уровень АИС в конкретной организации (учреждении);

• организация управления информационными системами в корпорации;

• организация защиты информации;

• особенности использования электронного документооборота в __________;

• интеграция СЭД с информационными системами в _________________;

• электронные архивы в СЭД;

• программные средства обеспечения информационной безопасности;

• государственное регулирование электронного документооборота;

• международные стандарты документооборота и др.

Определение предмета непосредственно вытекает из темы работы, но формулируется несколько шире. Например, в работе «Эффективность организации службы ДОУ» объектом исследования являются подразделения, обеспечивающие организацию работы с документами.

Предмет же изучения – степень эффективности работы службы ДОУ – непосредственно связан с названием и целью ВКР.

5) Цель ВКР определяет, для чего проводится исследование, что планируется получить в результате. Достижение цели ВКР ориентирует студентов на решение выдвинутой проблемы в двух основных направлениях – теоретическом и прикладном.

Цель исследования – это наиболее масштабная конкретно-практическая операция, выполнению которой и будет посвящена ВКР. Правильная формулировка цели во многом закладывает основу для написания заключения.

В формулировке цели следует избегать глаголов, имеющих значение длительного процесса, например: изучить, исследовать, рассмотреть, проанализировать и пр. Цель ВКР предполагает получение законченного результата, поэтому должна формулироваться с помощью таких глаголов и отглагольных существительных, как: выявить/выявление, систематизировать/систематизация, установить/установление классифицировать/классификация, разработать/разработка и др.

Цель должна быть сформулирована конкретно и быть обусловлена поставленной научной проблемой, например:

• Целью (нашего) исследования является разработка мероприятий (определение..., выявление..., систематизация..., классификация...,..., совершенствование... и т.д.).

• Цель данной работы - подготовка рекомендаций по рационализации делопроизводства в ... .

• Цель предлагаемого к защите исследования заключается в разработке локальных нормативно-методических документов, регламентирующих документооборот в... .

• Целью работы является установление критериев в работе с обращениями граждан и выработка рекомендаций по её совершенствованию.

Задачи работы представляют собой способы достижения поставленной цели. Это этапы, на каждом из которых производится та или иная исследовательская операция (изучение литературы, сбор эмпирических данных, их анализ, построение классификаций, разработка методик и их реализация и т.д.).

Конкретные задачи формулируются в виде перечня исследовательских действий, например:

• выработать (критерии, методику, программу...);

• выявить (недостатки и причины, мешающие эффективному документообороту; возможности, особенности, специфику, тенденции, закономерности, приоритеты ...);

• доказать (преимущество, эффективность, целесообразность...);

• изучить (теоретические положения..., законодательную и нормативно-методическую документацию..., локальные нормативные документы..., справочную и научную литературу по избранной теме);

• конкретизировать (понятия «жалоба», «заявление», «предложение» ...);

• обобщить (опыт, ...);

• описать (рассмотреть) исторические этапы в технологии делопроизводства...);

• определить (роль, способы, возможности, права и обязанности, функции, компетентность...);

• подготовить (программу, предложения, мультимедийную презентацию выпускной квалификационной работы...);

• проанализировать (документооборот как основу управленческой деятельности организации, систему распорядительной документации, нормативно-правовые локальные документы организации...);

• провести анализ (собранных данных, используя соответствующие методы обработки и анализа информации);

• проработать (порядок оформления и прохождения документов в Администрации ...);

• разработать (практические рекомендации по рационализации делопроизводства; проект должностной инструкции, регламент, правила...);

• собрать (необходимый фактический материал для проведения...);

• сопоставить (приемы, способы...);

• сформулировать (выводы, предложения по совершенствованию делопроизводства на основе использования вычислительной техники);

• установить (причины, взаимосвязь, закономерности ...).

Решение указанных во Введении задач должно найти отражение в содержании основной части работы, а заголовки глав и параграфов следует привести в соответствие с поставленными задачами.

Рекомендуется формулировать не менее 4, но не более 6 задач, которые будут раскрыты в главах и параграфах ВКР.

Таким образом, задачи исследования являются направлениями (или аспектами) ВКР. Одной и той же цели можно достичь через решение различных комбинаций задач.

6) Информация о структуре работы предполагает указание на то, из каких структурных частей работа состоит.

Структура работы может быть представлена следующим образом:

• Цель, задачи и логика исследования позволили определить его структуру. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.

• Работа имеет традиционную структуру и состоит из введения, теоретической главы, практической главы, заключения, списка использованной литературы и приложений.

7) Материалом для написания аналитического раздела ВКР служат различные документы, собранные студентом в период прохождения практик на реально действующем предприятии или в органе государственной/муниципальной власти (планы организации, годовые отчеты, уставные документы, положения, управленческие документы, прогнозные расчеты и другая документация).

Материалы, служащие базой для анализа, должны быть достаточно полными и достоверными. Важно отбирать только те из них, которые будут полезны для анализа состояния проблемы. При этом можно использовать справочные и обзорные таблицы, графики, диаграммы. Характер и объем собранного материала зависят от особенности принятой методики исследования.

8) Методологической базой ВКР являются общие и специальные научные методы, выступающие в качестве инструментов познания, решения научных задач и достижения цели проводимого исследования. В период прохождения практики НИР у студента должны быть сформированы умения использования научных методов, необходимых для подготовки и написания ВКР.

Желательно, чтобы автор не просто перечислил методы, но и показал, где и в каком случае каким методом пользовался он сам и какие методы использовали другие исследователи данного вопроса.

9) При характеристике информационных источников необходимо указать только те материалы (учебники или научные работы), которые помогли студенту исследовать тему ВКР в большей степени, чем другие материалы. Характеристика информационных источников должна содержать 1–2 абзаца и занимать не более половины страницы.

Поскольку ВКР обычно посвящается достаточно узкой теме, то обзор работ предшественников следует делать только по вопросам выбранной темы, а не по всей проблеме в целом. В обзоре литературы не нужно излагать все, что стало известно студенту из прочитанного и имеет лишь косвенное отношение к его работе. Но все сколько-нибудь ценные публикации, имеющие непосредственное отношение к теме ВКР, должны быть названы и критически оценены.

10) Научная новизна работы определяется результатом, который был получен впервые, возможно, подтвержден и обновлен или развивает и уточняет сложившиеся ранее научные представления и практические достижения.

В качестве научной новизны ВКР могут выступать различные структурные элементы: законы, закономерности, зависимости, свойства, явления, методы исследований, новые технологии и методы обоснования их параметров и др. Научные положения ВКР могут быть новыми или частично новыми, а также в работе может содержаться лишь новая совокупность известных положений.

К элементам новизны, которые могут быть представлены в ВКР, относятся следующие:

• новый объект исследования (т.е. задача, поставленная в ВКР, рассматривается впервые);

• новая постановка известных проблем или задач (например, снятие допущений, принятие новых условий);

• новый метод решения;

• новое применение известного решения или метода;

• новые следствия из известной теории в новых условиях;

• новые результаты эксперимента, их следствия;

• новые или усовершенствованные критерии, показатели и их обоснование;

• разработка оригинальных математических моделей процессов и явлений, полученные с их использованием данные.

Главный принцип формулирования научной новизны – не декларировать о внесении чего-то нового (классификации принципов, тенденций и т.д.), а показать, что нового внесено в классификацию, какие новые принципы и тенденции выявлены и т.д.

Практическая значимость заключается в полезности исследования для решения конкретных практических задач документационного обеспечения управления, в выработке конкретных мероприятий, которые следует провести для повышения эффективности (совершенствования, рационализации, оптимизации) деятельности объекта исследования. Описание практической значимости подразумевает направленность на конкретную целевую группу возможных потребителей результатов исследования.

4.2. Основная часть выпускных квалификационных работ, посвященных документационному и информационному обеспечению управления, должна состоять из трех глав, в которых подробно рассматриваются и обобщаются результаты исследования. В каждой должно быть по 2-3 параграфа. Объем параграфа должен составлять не менее 8–10 страниц.

Первая глава (теоретическая) является обоснованием будущих разработок, так как позволяет выбрать методологию и методику всестороннего анализа проблемы.

В теоретической части проявляется умение студента систематизировать существующие разработки и теории по данной проблеме, критически их осмысливать, выделять существенное, оценивать опыт других исследователей, определять главное в изученности темы с позиций современных подходов, аргументировать собственное мнение.

Первая глава посвящается исследованию теоретических аспектов выбранной темы. В ней на основе изучения литературы, публикаций в периодической печати, систематизации современных исследований проблем делопроизводства рассматриваются причины их возникновения, этапы исследования, систематизируются позиции российских и зарубежных ученых.

Вопросы теории должны быть увязаны с практической частью бакалаврской работы и служить базой для разработки предложений и рекомендаций.

В данной главе необходимо затрагивать дискуссионные вопросы, излагать свою личную точку зрения, не ограничиваться примитивным переписыванием существующих позиций. Качество ВКР определяется обоснованностью тех аргументов, которые приводит автор для защиты своей точки зрения относительно затрагиваемых понятий, определений, проблем, выводов и суждений.

2-я глава - исследовательско-аналитическая часть - содержит:

• общее описание и характеристику организации, являющейся объектом изучения;

• раскрытие реализуемых в изучаемых институциональных структурах организационных и технологических процессов работы с документами организации;

• анализ локальных нормативных и методических документов, регламентирующих организацию и технологию документационного обеспечения управления;

• фактические данные, обработанные при помощи современных методик и представленные в виде аналитических выкладок.

Кроме того, должны быть приведены расчеты отдельных показателей, используемых в качестве характеристик объекта. В аналитической части также проводится обоснование последующих разработок. От полноты этой части зависит глубина и обоснованность предлагаемых мероприятий.

Материал 2-й главы базируется на тщательном изучении действующих законодательных и локальных инструктивных и нормативных материалах, на всестороннем анализе статистического и первично-фактического материала, собранного во время производственной, технологической и преддипломной практик. Данные материалы должны быть основой для выводов и предложений в третьей главе.

3-я глава - практическая (проектная) часть – содержит определение и обоснование рекомендаций по совершенствованию ДОУ изучаемой организации.

В третьей главе:

• формулируются предложения по совершенствованию нормативных документов или теоретических положений, с обоснованием необходимости и целесообразности предлагаемых решений;

• выдвигаются проектные предложения по разработке (совершенствованию) комплексной системы (подсистем) защиты информации, повышению эффективности деятельности специальных подразделений; улучшению организации или технологии обработки (защиты, хранения) информации (документов);

• рассчитывается эффективность предлагаемых мероприятий.

В конце каждой главы формулируются выводы, отражающие основные результаты рассмотренных вопросов.

Количество выводов может быть разным, однако должно составлять не менее 3–5. При большем их количестве желательно вводить в их перечень дополнительное структурирование (т.е. разбивать выводы на группы по некоторому логическому основанию). Выводы должны содержать оценку соответствия результатов поставленным целям и задачам исследования.

4.3. Следующая важная часть работы – заключение, которое выполняет роль характеристики ее теоретического уровня, познавательной и практической значимости.

Заключение должно содержать краткий пересказ работы с отражением главной идеи и логики ее обоснования. В заключении еще раз необходимо подчеркнуть основные достижения исследования, выводы, рекомендации. В заключении возможно краткое повторение тех выводов, которые были сделаны по главам.

Иногда выводы оформляются в виде нескольких пронумерованных абзацев, что придает изложению научного материала необходимую стройность.

В Заключении ВКР отражаются следующие аспекты:

• актуальность изучения проблемы в целом или ее отдельных аспектов;

• целесообразность применения тех или иных методов и методик;

• формулировка основных выводов, полученных в результате проведения исследования.

Выводы Заключения не должны повторять текста выводов, которые в главах ВКР имеют характер завершающих обобщений. Заключение должно быть связано с той частью введения, где указываются цели и задачи исследования, и давать ответы на сформулированные в них вопросы. Главное внимание в заключении обращается на результаты, которые достигнуты при изучении данной темы или поставленной проблемы. Эти результаты излагаются как в позитивном плане (какие задачи удалось решить полностью), так и в негативном (чего не удалось достичь в силу недоступности определенных источников или материалов, либо отсутствия специальных исследований по изучаемой теме). Объем заключения – 3-4 страницы печатного текста.

В заключительной части автор вновь обращается к актуальности своей темы, ее связи с определенными проблемами и практической значимости. Но, в отличие от введения, теперь, после проведенного теоретического, исследовательского и практического анализа, есть смысл характеризовать актуальность темы на ином, более системном и объективном уровне, в том числе и на примере той организации, где будущий дипломированный специалист проходил преддипломную практику и методично собирал материалы для своего исследования.

Завершить Заключение можно следующей формулировкой: Таким образом, задачи, поставленные (нами) во Введении, решены в полном объеме, цель работы достигнута – (формулируется основной результат работы, определенный во «Введении»).