50. Как выделить все маркеры (номера) списка на некотором уровне?
Щелкните на любом из маркеров (номеров) этого уровня. Выделив маркеры (номера) списка, Вы получаете возможность изменять их параметры (цвет, размер начертание и т.п.). Выделение маркеров (номеров) списка первого уровня – хороший способ узнать, сколько же у Вас в действительности списков (один или больше).
Это один список:
Первый
Второй
Третий
Четвертый
Пятый
Список дальше продолжается:
Шестой
Седьмой
Восьмой
Девятый
Десятый
51. Что такое слияние и для чего оно используется?
Объясним на примере. Пусть Вам требуется разослать большое количество персональных приглашений. Возможно даже, что это Вам будет требоваться делать не один раз, а многократно. В таком случае можно создать каталог адресатов (список, источник данных), создать основной (главный) документ и, используя мастер слияния MS Word получить требуемое количество однотипных приглашений.
Слиянием называется объединение основного документа с источником данных. В результате получается составной документ, содержащий персонифицированные экземпляры основного документа.
В этой лабораторной работе мы должны создать источник данных, представляющий собой однотабличную базу данных СУБД Microsoft Access. Естественно, с ней можно будет работать, используя саму программу Access, но в этом нет необходимости, так как Word содержит средства как для создания, так и для редактирования подобных БД.
52. Как использовать мастер слияния?
Создаем новый документ Вкладка «Рассылки» Группа «Начало слияния» Начать слияние Пошаговый мастер слияния… Появится область задач «Слияние»
Этап 1 из 6
Выбор типа документа. С документом какого типа выполняется работа? Оставляем вариант по умолчанию (Письма) Далее. Открытие документа
Этап 2 из 6
Выбор документа. Оставляем вариант по умолчанию (Текущий документ). С этого момента наш пока еще пустой документ становится основным документом для слияния Далее. Выбор получателей
Этап 3 из 6
Выбор получателей. Так как у нас пока еще нет списка, то выбираем вариант Создание списка Ввести список Создать Открывается окно «Новый список адресов». Настройка столбцов… Удаляем ненужные нам поля3, добавляем свои, располагаем поля в нужном нам порядке OK Заполняем поля первой записи Добавить запись Создаем требуемое количество записей
Закрыть4 Присваиваем файлу имя, оставляя предлагаемый по умолчанию тип файла «Список адресов Microsoft Office (*.mdb)» (так в Word’е называется тип однотабличной БД MS Access)5. Созданный файл будет иметь расширение mdb – Microsoft DataBase. Word предлагает сохранить созданный Вами источник данных в папку «Мои источники данных», находящуюся в Вашей папке «Мои документы» Сохраняем Открывается окно «Получатели слияния» OK. Создание списка (источника данных для слияния) завершено.
Здесь мы перестанем следовать за мастером и начнем работать самостоятельно, поэтому не переходим к четвертому этапу по кнопке «Далее. Создание письма». Письмо (основной документ) будем создавать самостоятельно. Посмотрим на группу «Составление документа и вставка полей» вкладки «Рассылки». Она содержит инструменты, которые мы будем использовать. Начнем с обращения.
Вкладка «Рассылки» Группа «Составление документа и вставка полей» Правила 3 IF…THEN…ELSE поле: Пол, оператор: равно, значение: ж, Вставить следующий текст: Уважаемая, В противном случае вставить следующий текст: Уважаемый
OK Находим в группе «Составление документа и вставка полей» кнопку «Вставить поле слияния» и добавляем необходимые поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество» Добавляем к документу необходимый текст, форматируем текст, в том числе и поля. В группе «Просмотр результатов» есть элемент управления «Просмотр результатов» и кнопки «Следующая запись» и «Предыдущая запись». Проверьте, как они работают. Основной документ готов6. Последнее, что нам осталось – это выполнить слияние в новый документ и получить результирующий составной документ, содержащий персонифицированные экземпляры основного документа (см. определение слияния в начале ответа на вопрос). Это просто. Группа «Завершить» Найти и объединить Изменить отдельные документы... Открывается окно «Составные новые документы»
Оставляем выбор по умолчанию «все», чтобы включить все записи нашего списка OK. Создается новый документ слияния, получающий по умолчанию имя «Письма1», содержащий письма ко все сотрудникам, представленным в списке. Можно выполнить также слияние при печати, если вместо «Изменить отдельные документы...» выберем «Печать документов…».