31. Уніфікація службових документів. Державний класифікатор управлінської документації. Уніфікація як метод вдосконалення документів та документообігу.

Уніфікація - встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання і оформлення.

Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів, встановлення певного кола службових документів за допомогою яких здійснюється управлінська діяльність, виявлення зайвих документів тощо. За допомогою уніфікації впорядковується процес створення документів, скорочується їх обсяг, підвищується культура документування.

У широкому теоретичному розумінні уніфікація - це оптимальне зменшення кількості елементів та забезпечення їхньої відповідності в об'єктах, що становлять комплекс або систему. Основою уніфікації є повторюваність службових ситуацій та рішень, що документуються, необхідність фіксації типових процесів та явищ

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. ДКУД розроблено у зв'язку із змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Головною метою уніфікації службових документів є створення уніфікованої системи документації, що може дати високий економічний ефект. Цього досягають шляхом зниження витрат часу на складення текстів службових документів, їх оформлення, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації.

З іншого боку, впровадження уніфікації документів сприяє підвищенню інформаційної культури створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів усіх класів документації, у тому числі з позицій інформаційного менеджменту.

Уніфікація процесів створення службового документа складається з трьох головних напрямів - уніфікації складення текстів, уніфікації оформлення документів, уніфікації виготовлення документів.

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом - оформлення службової документації визначено відповідними стандартами.

32. Методика аналізу документообігу та документопотоків.

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення.

Документообіг складається з трьох документопотоків. Документопотік – це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути.

Об'єктивні дані про стан документообігу можна отримати з якісних і кількісних характеристик його параметрів.

До якісним характеристиками документообігу належать:

• характеристики документопотоків (склад документів, їх зміст);

• маршрути руху документів (напрямок руху, етапи та інстанції маршруту руху документів);

• періодичність (стадії документообігу);

• спрямованість руху.

Документообіг як технологічний процес ділиться на декілька частин - потоків, забезпечують прямий і зворотний зв'язок в управлінні. Під документопотоком (потоком документної інформації) розуміється сформоване або організоване в межах інформаційної системи рух даних у певному напрямку, при умови, що в цих даних загальний джерело і загальний приймач.

Загальноприйнята методика підрахунку документообігу передбачає вираз його обсягу дробом, в чисельнику якого вказують кількість оригіналів, а в знаменнику - кількість копій. Однак при цьому отриманий результат буде некоректним - багато документи складаються на кількох сторінках, що при такому підході не відіб'ється в загальному результаті. Основне правило підрахунку документів - однократність.

Документопотік - це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтнсивності, що потребує особливої уваги при організації облікового процесу.

Аналіз документопотоків - шлях до вивчення та раціоналізації існуючої системи управління організації. Найбільш простим та наочним методом аналізу документопотоків є графічний: будуються графіки документообігу від місця створення документа до місця використання і зберігання із зазначенням часу (нормативного і фактичного) перебування документа у працівника, відповідно до його посадових обов'язків.

Аналіз документопотоків нерозривно пов'язаний із аналізом організаційної структури підприємства, що дає змогу одночасно зробити висновки щодо ефективності останньої. На їх основі з урахуванням обсягу документообігу та категорії підприємства (IV - до 10 тис. документів на рік, III - 10-25 тис. документів на рік, II - 25-100 тис. документів на рік, І - понад 100 тис. документів на рік), а також форми організації діловодства (централізованої, децентралізованої, змішаної) розробляють схеми документообігу.