Подбор и поиск материалов для презентации

При планировании презентации очень часто возникает желание сказать как можно больше. Именно по этой причине многим выступающим не хватает времени. Чтобы избежать подобной ошибки на этапе подготовки необходимо произвести ревизию всех подобранных для выступления материалов.

Вся собранная информация просматривается (выбирается или исключается) на основании ряда критериев:

• НАСКОЛЬКО ОНА ВАЖНА ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛИ?

• НАСКОЛЬКО ОНА НЕОБХОДИМА?

• НАСКОЛЬКО ОНА ПОЛЕЗНА?

• НАСКОЛЬКО ОНА СООТВЕТСТВУЕТ ВЫБРАННОМУ ПОДХОДУ, МОДЕЛИ, ТЕОРЕТИЧЕСКОЙ КОНЦЕПЦИИ?

• НАСКОЛЬКО ОНА ПОДДЕРЖИВАЕТ КЛЮЧЕВЫЕ ПУНКТЫ?

• НАСКОЛЬКО ОНА ИНТЕРЕСНА?

После ревизии, оставленные для презентации материалы разбиваются на три части:

А – то, без чего нельзя обойтись (основная часть)

В - то, что желательно включить (уточняющая часть)

С - то, что является дополнением (резерв)

Основные материалы распределяются в соответствие со структурой презентации. Уточняющие включаются, если позволяет резерв времени. (Его можно определить в ходе предварительной репетиции презентации). Дополняющие материалы выносятся за рамки выступления в виде приложений, сопровождающих документов, пожеланий и рекомендаций, способных поддержать интерес к теме и последующего общения.

Проверка сбалансированности материалов

Следующим шагом в подготовке является оценка качества подобранных материалов. Необходимо оценить их с нескольких сторон (таблица 2), возможно, какая-то из них потребует дополнения и уточнения.

Научная	Методическая	Техническая
ПРОВЕРКА ДАННЫХ	ЦЕЛЬ	ПРОПОРЦИОНАЛЬНОСТЬ
СОВРЕМЕННОСТЬ АКТУАЛЬНОСТЬ	СООТВЕТСТВИЕ ПРЕДМЕТ	СООТВЕТСТВИЕ ВРЕМЕНИ
СООТВЕТСТВИЕ ВЫВОДАМ	СООТВЕТСТВИЕ АУДИТОРИИ	ТЕХНИЧЕСКАЯ ОСНАЩЕННОСТЬ

Кроме того, можно оценить убедительность и существенность предоставляемой информации. В первом случае это обеспечивает концептуальность презентации – ее содержание внушает доверие. Во втором способствует восприятию слушателями информации как значимой и правдивой.

На концептуальность «работает» включение в выступление идей, чувств, контрастов, сравнений и цитат авторитетных личностей. Существенность содержания определяет его конкретность (факты, статистика, примеры, результаты исследований).

Выбор средств и приемов проведения презентации

Последний этап подготовки презентации касается подбора наилучших способов донесения информации до слушателя. Речь выступающего – его основное орудие, но оно может быть дополнено средствами, которые сделают презентацию более увлекательной, запоминающейся и понятной.

В презентации могут использоваться разные вспомогательные средства: графика (схемы, диаграммы, таблицы, иллюстрации, геометрические фигуры, символы и т.д.), традиционное оборудование (доска, пинборд, флип-чарт¹), техника (кино и видео, мультимедиа и слайд проекторы). Их выбор определяется целесообразностью включения: какую помощь они будут оказывать выступающему?

Определиться с выбором поможет анализ возможностей каждого средства в контексте подготовленного сообщения.

• Помогут ли они осмыслить идеи.

• Подчеркнут ли ключевые моменты.

• Увеличат ли объем запоминаемого.

• Проиллюстрируют сообщение

• Частично заменят выступление.

Следует помнить, что использование средств в презентации имеет как свои положительные, так и отрицательные стороны. К положительным, помимо сказанного, относятся возможности компенсирования плохой организации и недостаточной подготовки выступления, бедности содержания и ограниченности информации. Отрицательными последствиями могут быть технические затруднения и специфика зрительного и слухового восприятия информации (слишком быстрый темп предъявления, объем, чрезмерная яркость или бледность и т.д.). В качестве примера приведем рекомендации к подготовке визуальных (таблица 3) и мультимедийных средств, игнорирование которых способно ухудшить выступление.

Принципы визуальных коммуникаций

Цель	Форма иллюстрации	Рекомендации по применению
Представление точных данных	Таблица	Точность сведений, заголовки, интервалы, итоги
Представление комплекта документов	Таблица	Тщательность подбора информации, интервалы, размещение на странице
Удержание внимания слушателя	Сочетание устных и письменных форм сообщений	Планирование времени, баланс между устными и наглядными материалами
Показ тенденций Улучшение понимания	Линейные графики	Линии сетки, шкалы, подписи
Сравнение Улучшение понимания	Гистограммы	Выбор подходящего типа, линии сетки, шкалы, подписи
Показ соотношения Улучшение понимания	Секторная диаграмма	Избегание излишних сложностей
Иллюстрация технических деталей	Инженерные чертежи	Точная передача, избегание излишней детализации
Возбуждение интереса	Трехмерные графики, цвета, картинки, рисунки	Избегание не относящихся к теме материалов, излишнего привлечения к ним внимания
Поддержание логичности сообщения	Подбор текстов, пиктограмм, единство цветовой гаммы	Достижение последовательности и упорядоченности материалов, ограничение количества инвформации

Примечание: Источник Дж. М.Лэйхифф, Дж.М.Пенроуз Бизнес-коммуникации: стратегии и навыки. СПб.: Питер, 2001, с. 513.