5.2.4 Оформление таблиц, рисунков

При оформлении пояснительной записки КП следует правильно оформлять таблицы, иллюстрации (графика, схемы, рисунки, чертежи, диаграммы, блок-схемы , графические элементы алгоритмов) и формулы.

Таблицы и иллюстрации следует размещать непосредственно после текста, где они упоминаются впервые, или на следующей странице. Если таблица, рисунок, диаграмма объемные, то их целесообразно поместить в приложении. На все таблицы и иллюстрации должны быть ссылки в работе по тексту, используя сокращенные записи, например: «приведено в разд. 3», «указано в п. 3.1», «в формуле (2.2)», «в приложении 5», «в табл. 1.1».

Таблицы, также как и иллюстрации, следует нумеровать арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах раздела, за исключением таблиц (иллюстраций), которые приводятся в приложениях. Номер таблицы (иллюстрации) состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы (иллюстрации), отделенных точкой. Например, таблица 2.1 – первая таблица второго раздела.

Слово «таблица» пишется без кавычек строчными буквами (первая буква – заглавная) в правом верхнем углу с указанием порядкового номера, знак № и точку в конце не ставят. Если в работе одна таблица, то ее не нумеруют. Тематический заголовок таблиц располагается центрированным (по середине) способом. В заголовке первая бука заглавная, остальные строчные через один интервал. В конце заголовка точку не ставят. В зависимости от объема текста в таблице он располагается либо по ширине, либо по центру. Цифры в таблицах располагают так, чтобы классы чисел по всем столбцам были расположены точно один под другим: единицы под единицами, десятки под десятками и т. д. Если строки или графы таблицы выходят за пределы формата страницы, таблицу разделяют на части, переносят часть таблицы на следующую страницу, повторяя в каждой части таблицы ее шапку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее шапку или боковик замещать соответственно номерами граф или строк, нумеруя их арабскими цифрами в первой части таблицы. Слово “Таблица” и ее номер следует писать один раз над первой частью таблицы, над другими частями справа пишут: “Продолжение таблицы __” (если таблица будет переноситься на другую страницу) или “Окончание таблицы __” (если таблица заканчивается) с указанием номера таблицы.

Таблица 1.1

Развитие организационной структуры службы документационного обеспечения управления в зависимости от объема документооборота

Объем документооборота, тыс. док. В год	Организационные формы службы ДЗУ
1	2
менее 10	Один-два секретаря руководителя организации
от 10 до 25	Служба организационно оформляется; выделяется группа работников, ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)

Окончание таблицы 1.1

1	2
от 25 до 50|	Создается подраздел, который включает несколько участков работы (прорабатывание и регистрация документов, контроль за выполнением, ведение архива и т.д.)
от 50 до 100	Более развитая структура, в пределах которой организационно оформлены все основные участки работы; повышается специализация сотрудников; как самостоятельный участок (один или несколько сотрудников) выделяется организационная регуляция и совершенствование системы документационного обеспечения управления, в том числе, на основе автоматизации
больше 100	Сложная нестандартная структура службы документационного обеспечения управления, которая зависит от специфики работы организации и ее структуры (иерархическая, территориально распределенная) и использования автоматизированных систем

Рисунки должны располагаться на той же странице, где на них впервые сделана ссылка, или на следующей странице. На все рисунки в работе должны быть сделаны ссылки.

К рисункам также относят графику, схемы, диаграммы и другие графические изображения.

Название рисунка располагается ниже изображения и объяснительных данных (через одну пустую строку), по центру строки, без абзацного отступления и состоит из слова «Рис.», номера раздела, к которому относится иллюстрация, и номера рисунка| в пределах раздела, разделенных точкой, а затем с большой буквы приводится название иллюстрации (точка в конце не ставится).

Схемы, диаграммы и другие иллюстрации поКПисываются и нумеруются как рисунки.

		ДОКУМЕНТЫ
Неформализированые документы				Специализированые документы			Формализированые документы
документы в произвольной форме (заявления, жалобы и т.д.)				карты, отпечатки пальцев и т.д.			с предварительно определенной формой: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные (бланки, накладные, картотеки, анкеты но др.).

Рис. 2.1 Классификация документов с точки зрения

перевода их в электронную форму