2.3.1 Основи комп’ютерної грамотності оператора комп’ютерного набору

Оператор комп’ютерного набору, використовуючи спеціальні програми, вносить до бази даних персонального комп'ютера будь-яку інформацію, сортує матеріали, здійснює розрахунки, складає таблиці тощо. Оператор комп’ютерного набору має володіти сліпим десятипальцевим методом набору, мати високу швидкість набору і обізнання основних комп'ютерних програмам. Під час роботи оператор постійно сидить перед монітором комп'ютера, тому неминучим є дуже велике навантаження на очі. Працює в торговельних фірмах, на складах готової продукції, в друкарнях і видавництвах, пейджингових і телефонних компаніях.

2.3.2 Технічне і програмне оснащення типового робочого місця оператора ком’ютерного набору

Організація робочого місця Робоче місце оператора комп’ютерного набору. Ергономіка і організація праці Уявлення про робоче місце оператора комп’ютерного набору Перед тим, як говорити про робоче місце, слід визначити, що таке “робоче місце”. Робоче місце – це зона трудової діяльності співробітника, яке оснащене необхідними засобами для виконання посадових обов’язків. Організація робочого місця оператора комп’ютерного набору починається з оснащення його меблюю, спеціальними обладнанням, канцелярськими приладами. В обов’язків набір меблі повинні входити: Канцелярський стіл з рухливою тумбою; Комп’ютерне крісло; Допоміжний стіл або підставки до оргтехніки; Шафа для збереження документів; Сейф для збереження документів, бланків, штампів та печаток; Стілець для відвідувачів. Серед канцелярських приладів і спеціального обладнання можна виділити предмети, які найбільш часто використовуються при роботі з документами: Письмовий набір; Папка або лоток для поточних документів і паперу; Довідково-алфавітні блокноти, щоденник, щотижневики; Діркопробивач, стиплер; Ніж для паперу, ножиці; Коректуючи паста, клей; Магнітний прилад для зберігання скріпок, кнопка та інших металевих дрібниць; Настінний годинник Папка з потрібними надписами і т.д.

Програмне (Windows):

• Microsoft Office

• Adobe Acrobat

• Adobe Photoshop

• Adobe Illustrator

• GIMP

• Sony Vegas

Програмне (Mac OS):

• iWork

• iPhoto

• iMovie

• GarageBang

• Microsoft Office

• Adobe CC

• VLC Studio

• Final Cut Pro X

2.4 Інструменти колективної роботи над документами в сучасному офісі

2.4.1 Особливості роботи над документами в електронному офісі

Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.

Передбачається, що електронний офіс дозволить:

• відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;

• удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;

• відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.

Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також персоналізуються із збереженням електронного зв’язку в середині офісу, з централізованими базами даних та віддаленими підрозділами.

Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.

Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації.

Впровадження у різних сферах електронних офісів виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.

Незважаючи на порівняно невеликий час, концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи. В даний час успішно реалізується третій. Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких операцій є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їхньому виконанні були створені так звані пристрої обробки текстів (організаційні автомати), що дозволяють швидко виправляти і редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.

На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу, що давало змогу здійснювати ряд додаткових функцій, зокрема: автоматизований зв'язок між різними робочими місцями, спільна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів та ін.

Третій етап розвитку електронних (автоматизованих) офісів пов'язаний із широким застосуванням ПК і створенням на їхній основі автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв'язку.

Типове АРМ складається з ПК, обладнаного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють його функціональні можливості, і периферійного устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне робоче місце обладнане оргтехнікою відповідною до функцій, які виконуються на даному робочому місці.

Для кожного працівника (групи працівників) розробляється й обладнується АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій керування. Така орієнтація реалізується на основі вибору й установки відповідного програмного забезпечення.

Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.

Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.

Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується.