5.5. Форматирование электронной таблицы
Рассмотрим приемы форматирования элементов электронной таблицы MS Excel.
Столбцы и строки
Стандартная ширина столбцов не всегда подходит для столбцов на рабочем листе.
Например, ширину столбцов необходимо изменять при следующих условиях:
ширина недостаточна, чтобы показать текст без усечения;
ширина недостаточна, чтобы показать цифровую информацию (в этом случае ячейку будут заполнять символы # # # #);
ширина слишком большая для данной таблицы, и ее необходимо сократить.
Если ширина столбца слишком маленькая, данные не теряются; они просто не показываются полностью.
Форматирование столбца
1 Способ
Изменение ширины столбцов с помощью мыши.
Переместите указатель мыши на правую границу столбца в область заголовков столбцов. Указатель мыши изменится на двунаправленную стрелку.
Р
ис.
152. Изменение ширины столбца в электронной
таблице
Переместите правую границу столбца на новое место. Ширина колонки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.
2 Способ
Для автоподбора ширины столбца щелкните дважды по правой границе столбца.
3 Способ
Изменение ширины столбцов с помощью горизонтального меню
Выделите столбцы для форматирования.
Выберите в горизонтальном меню Формат пункт Столбец.
Рис. 153. Вызов параметров ширины столбца
Выберите требуемую операцию.
Таблица 8
Форматирование столбца
Операция |
Описание |
Ширина |
Определяет новую ширину для выбранных столбцов |
Автоподбор ширины |
Назначает ширину столбца в соответствии с самой широкой среди выбранных ячеек |
Скрыть |
Делает столбцы невидимыми |
Отобразить |
Показывает скрытые ранее столбцы |
Стандартная ширина |
Определяет стандартную ширину столбцов в текущем рабочем листе. Новые установки применяются ко всем столбцам, чья ширина не была установлена заранее |
Форматирование строки
Высота выбранных строк может быть изменена для того, чтобы обеспечить увеличенное расстояние между линиями.
Высота строк, автоматически присваиваемая MS Excel, базируется на размере наибольшего шрифта, находящегося в строке. Автоматически рассчитанная высота строки приблизительно на 25 % больше, чем размер шрифта.
1 Способ
Высоту строки также можно изменить с помощью мыши. Перемещением нижней границы строки на новое место. Высота строки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.
2 Способ
Для автоподбора высоты строки щелкните дважды по нижней границе строки.
3 Способ
Выделите необходимую строку.
В горизонтальном меню Формат выберите пункт Строка.
Выберите требуемую операцию.
Таблица 9
Форматирование строки
Операция |
Описание |
Высота |
Определяет новую высоту для выбранных строк |
Автоподбор высоты |
Приводит высоту строк в соответствие с наибольшим шрифтом. Это установка по умолчанию |
Скрыть |
Скрывает строки |
Отобразить |
Показывает строки, которые были до этого скрыты |
Форматирование ячеек
Содержимое ячеек таблицы может быть отформатировано для улучшения внешнего вида таблицы на рабочем листе. Для этого в горизонтальном меню Формат выберите пункт Ячейки. При этом откроется диалоговое окно, содержащее несколько вкладок.
Форматирование чисел
Рис. 154. Форматирование чисел
Данные в таблицах MS Excel могут быть представлены в различных числовых форматах, в зависимости от того, какие вычисления требуется произвести.
В поле Числовые форматы представлен список форматов. Можно задать нужное число знаков после запятой и выбрать способ представления отрицательных чисел в соответствующих полях.
Существует разница между тем, что ячейка "реально" содержит, и способом показа ее содержимого. Строка формул показывает неформатированное содержимое, в то время как ячейка показывает форматированную версию. Поле Образец показывает выбранное форматирование.
При работе с новой таблицей по Умолчанию установлен цифровой формат Общий, который показывает числа без определенного форматирования (т.е. 145123; 0,37; 31 и т. д.).
Ввод некоторых символов автоматически установит нужное форматирование. Например, ввод 40 р. или 5 % в ячейку автоматически установит денежный или процентный формат введенных данных соответственно.
Выравнивание данных в ячейке
Для установки новых значений выравнивания или изменения значений, принятых по умолчанию, выделите ячейки, в которых задать новые параметры. В горизонтальном меню Формат выберите Ячейки, затем выберите вкладку Выравнивание.
Рис. 155. Выравнивание в ячейке электронной таблицы
Изменения будут применены для всех выбранных ячеек, областей рабочего листа. По умолчанию выравнивание текста, введенного в ячейку, осуществляется по левому краю, а цифры выравниваются вправо.
Параметры выравнивания по горизонтали и по вертикали определяют положение текста в ячейке. Для изменения направления текста требуется повернуть стрелку со словом Надпись в поле Ориентация.
Если текст в ячейке состоит из нескольких слов, для удобства чтения задайте опцию Переносить по словам.
Установка шрифтов и их параметров
Д
ля
форматирования текста в ячейке. В
горизонтальном меню Формат
выберите Ячейки,
затем выберите вкладку Шрифт.
Рис. 156. Задание параметров текста в ячейке электронной таблицы
Средства форматирования с использованием шрифтов в Excel аналогичны средствам MS Word, описанным ранее.
Границы таблицы
Ограничительные линии, видимые на экране, при работе с электронной таблицей в MS Excel, не будут отображаться при распечатке документа. Для того, чтобы оформить таблицу, необходимо задать границы. Для этого выделите фрагмент электронной таблицы, который вы собираетесь оформить. В горизонтальном меню Формат выберите Ячейки, затем выберите вкладку Граница.
Рис. 157. Задание параметров границы электронной таблицы
Выберите стороны для ячеек, в которых будет установлена рамка.
Выберите Тип и цвет линии.
Нажмите ОК.
Вид ячеек
Внешний вид ячеек может быть улучшен при заполнении их цветом и/или узором. Цвета и узоры (включая цвет узора) могут быть установлены при использовании закладки Вид в горизонтальном меню Формат разделе Ячейки.
Рис. 158. Задание заливки ячеек электронной таблицы
Выбранная заливка и узор показываются в поле Образец.
Защита ячеек
Защита полезна в таблицах, содержащих сложные формулы и заранее заданные константы. В MS Excel используется двухуровневая система защиты. В рабочем листе каждая ячейка по умолчанию заблокирована, но, если защита листа выключена, данные можно вводить во все ячейки.
В горизонтальном меню Формат выберите Ячейки, затем выберите вкладку Граница.
Рис. 159. Задание защиты ячеек электронной таблицы
Чтобы запретить изменение ячеек листа для сохранения формул или данных, следует разблокировать ячейки для ввода и установить защиту листа.
Выделите и разблокируйте все ячейки, которые потребуется изменять после защиты листа, сняв опцию Защищаемая ячейка.
Скройте все формулы, которые не должны быть видимы, установив параметр Скрыть формулы.
В меню горизонтального меню Сервис выберите команду Защита, а затем команду Защитить лист.
Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, но учтите, что при утере пароля получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.
Практическая работа № 13
Каждый обучающийся должен отформатировать созданную ранее таблицу для подсчета % качества, сохраненную в файле Формулы в электронных таблицах.
Задание 1. Откройте файл Формулы в электронных таблицах, сохраненный в вашей именной папке.
Задание 2. Отформатируйте ширину столбцов и строк.
Задание 3. Установите параметры границ в заполненной части таблицы.
Задание 4. Задайте цветовую заливку оформленной части таблицы.
Задание 5. Сохраните отформатированную таблицу в вашу именную папку. Дайте имя файлу Форматирование электронных таблиц.
Задание 6. Откройте документ Гиперссылки из вашей именной папки
Задание 7. Продолжите оформление списка своих достижений:
«Я умею форматировать электронную таблицу» и настройте гиперссылку на файл «Форматирование электронных таблиц», из вашей именной папки.
Задание 8. Сохраните изменения в документе Гиперссылки.