3.2 Електронні архіви: критерії організації та функцюнування в Україні.

Електронний архів, система електронного архіву - система структурованого зберігання електронних документів, що забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу, відстеження історії використання документа, швидкий і зручний пошук.

Електронний архів відноситься до класу систем управління корпоративним контентом (Enterprise Content Management). Безліч організацій приходить до його впровадження через використання мережевих папок загального користування, але ще не будучи готовими до впровадження систем електронного документообігу, часто громіздких і складних, тому електронні архіви позиціонують як основу документооборота.

Інформатизація архівної справи – це комплекс організаційних, науково-методичних та технологічних заходів, що забезпечують створення за єдиними методологічними і методичними засадами взаємопов’язаних інформаційних технологій в архівній справі, формуванні національних архівних інформаційних ресурсів [8, с. 36].

Основними завданнями інформатизації архівної справи є:

- вдосконалення управління архівною справою та національними архівними інформаційними ресурсами;

- оптимізація експертизи цінності документів, формування НАФ, описування, обліку документів;

- забезпечення широкого доступу до документної інформації;

- забезпечення збереженості документів та зберігання інформації.

Засобом реалізації інформатизації архівної справи є комп’ютеризація – програмно-технічнологічне і матеріально-технічне забезпечення технологічних процесів за допомогою електронної обчислювальної техніки.

Основними етапами інформатизації архівної справи є:

- обладнання архівних установ відповідними технічними та програмними засобами, комп’ютеризація управлінських функцій Держкомархіву України та архівів;

- комп’ютеризація комплектування архівів та централізованого обліку документів, створення в електронній формі системи архівних довідників, інших баз даних;

- комп’ютеризація на єдиних засадах процесів комплектування, описування, обліку, створення довідкового апарату в кожному архіві;

- представлення національних архівних інформаційних ресурсів у мережі Інтернет;

- використання комп’ютерних технологій для страхового копіювання документів, формування повнотекстових баз даних;

- створення електронних копій документів для фонду користування.

Координацію, супровід, методичне і програмно-технічне забезпечення інформатизації архівної справи здійснюють Держкомархів України та УНДІАСД.

Комп’ютеризація управлінських функцій Держкомархіву України здійснюється за напрямами:

- створення локальних мереж для управління архівною справою;

- створення баз даних для централізованого обліку архівних ресурсів та їх використання, а також Державного реєстру національного культурного надбання.

Комп’ютеризація управлінських функцій архіву здійснюється за напрямами:

- управління архівом та архівною справою і діловодством у зоні його комплектування;

- створення локальних мереж;

- створення облікових тематичних баз даних [ 10, с. 7].

Вибір програмних засобів для створення таких баз даних зумовлюють завдання реалізації управлінських функцій архіву. Програмні продукти мають відповідати вимогам їх ліцензування та уніфікації на рівні системи архівних установ, забезпечуватися пакетом протоколів узгоджень і погоджуватися Держкомархівом України.

З метою комп’ютеризації централізованого державного обліку документів НАФ створюють центральні бази даних. Інформаційною основою центральних баз даних є паспорти архівів, Центральний фондовий каталог.

Для здійснення централізованого державного обліку документів культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України (архівної Україніки), створюється відповідна база даних.

Облікові бази даних формуються у взаємозв’язку з іншими інформаційними базами даних, що є в архіві, і повинні бути сумісними з відповідними обліковими базами даних державної архівної установи вищого рівня.

Наступність облікових баз даних і традиційних основних облікових документів забезпечується використанням у цих базах реквізитів основних облікових документів.

Облікові бази даних заповнюються на підставі облікових документів архіву. Для забезпечення однозначності заповнення й ведення облікової бази даних розробляється інструкція, що визначає зміст кожного реквізиту та організацію ведення цих баз.

Узагальнені показники документів централізованого державного обліку, а також вихідні показники, необхідні для їх отримання, входять до обов’язкових реквізитів облікових баз даних.

У плановому порядку здійснюється заповнення облікової бази даних за станом на 01.01 року, наступного за звітним. Надалі ведеться оперативне внесення змін до облікових документів та до облікової бази даних.

Комп’ютеризований довідковий апарат – це структурована сукупність взаємозв’язаних і взаємодоповнюваних інформаційних баз даних різних рівнів та довідкових баз даних, які забезпечують тематичний і адресний пошук архівної інформації, виведення її на екран дисплею, паперовий носій та у файл.

Інформаційною основою комп’ютеризованого довідкового апарату є архівні документи, справи, описи, фонди, архівні та інші довідники, словники, енциклопедії.

До складу комп’ютеризованого довідкового апарату входять інформаційні бази даних трьох рівнів: національного, центрального, місцевого.

Національні бази даних містять інформацію про документи НАФ, що знаходяться в усіх архівних установах та приватних зібраннях в Україні, а також про документи архівної Україніки.

Центральні бази даних містять інформацію про документи, що підлягають зберіганню в державних архівах, іншу зведену інформацію, необхідну для управління архівною справою.

Бази даних місцевого рівня включають фондові та предметно-тематичні бази даних. Фондові бази даних дають інформацію про фонди, описи, справи, документи, що зберігаються в архіві. Предметно-тематичні бази даних створюються для подокументного пошуку інформації з окремої теми (предмета).

Для представлення актуальної інформації архівних довідників створюються гіпертекстові та повнотекстові бази даних.

Для надання користувачеві вичерпної інформації про об’єкт, його перейменування, паралельні назви, абревіатури, псевдоніми, прізвиська (для фізичних осіб) створюють довідкові або авторитетні бази даних різних рівнів.

Комп’ютеризований довідковий апарат передбачає сумісність всіх баз даних за технічним, програмним, інформаційним забезпеченням і засобами доступу до них.

Сумісність досягається використанням однотипної комп’ютерної техніки та ліцензованих багатофункціональних систем управління базами даних, операційних мережевих систем, програмних систем створення та підтримки повнотекстової та гіпертекстової інформації.

Технічні та програмні засоби повинні мати стандартні інструменти для роботи в локальних та глобальних комп’ютерних мережах і забезпечувати пошукові інтерфейси в базах даних різних рівнів.

Інформаційну сумісність комп’ютеризованого довідкового апарату повинна забезпечити метабаза баз даних різних рівнів. Метабаза містить такі дані: назва автономної бази даних, її обсяг в документах (записах), місцезнаходження, автор та організація-власник, умови доступу, перелік пошукових термінів, тематична спрямованість бази даних. Спільні дані, які використовуються в різних базах даних, повинно бути уніфіковано за їх типом, назвою (ідентифікатором), довжиною та семантикою [9, с. 68].

Пошукові засоби комп’ютеризованого довідкового апарату забезпечують доступ, відбір та виведення релевантної інформації на запит, який надійшов до будь-якої відкритої бази даних з комп’ютера, підключеного до мережі цього довідкового апарату.

Комп’ютеризація діяльності архіву здійснюється шляхом розроблення і експлуатації інформаційної системи, що базується на використанні комп’ютерних засобів опрацювання великих обсягів документної інформації.

Створення інформаційної системи архіву передбачає розроблення технічного завдання, інформаційного забезпечення, програмного забезпечення, експлуатаційної документації.

У технічному завданні вказуються призначення і мета створення інформаційної системи, вимоги до системи в цілому, функцій, які вона повинна виконувати, інформаційного, програмного, технічного, лінгвістичного та організаційного забезпечення, документації на систему, склад і зміст робіт зі створення інформаційної системи та терміни їх виконання, виконавці.

Під час розроблення інформаційного забезпечення визначається склад, структура і способи організації баз даних в інформаційній системі, вимоги до інформаційної сумісності із суміжними інформаційними системами, використання уніфікованих документів і класифікаторів, що застосовуються в архіві, склад та структура вихідних форм документів.

Програмне забезпечення інформаційної системи розробляється для використання на комп’ютерах стандартної конфігурації і має базуватися на типових пакетах прикладних програм. Програмне забезпечення повинно давати можливість виконувати операції введення, коригування, реорганізації, збереження, експорту та імпорту даних, представлених в текстових форматах, пошуку інформації за запитами користувачів та її виведення на екран дисплею, на паперовий носій або у файл, захисту інформації від несанкціонованого доступу та її передавання в локальну комп’ютерну мережу архіву, інші галузеві інформаційні системи та мережу Інтернет.

До складу експлуатаційної документації інформаційної системи входять загальне описання системи та технологічні інструкції для введення і коригування даних, пошуку та виведення інформації, збереження (копіювання, архівування та відновлення після збоїв) баз даних.

Інформаційна система вводиться в експлуатацію наказом директора архіву, в якому визначається адміністратор системи, інші працівники, що забезпечують її експлуатацію.

Адміністратор (програміст) відповідає за працездатність й цілісність інформаційної системи, проводить необхідні модифікації програмного та інформаційного забезпечення і технологи.

Для представлення інформації про систему архівних установ і національні архівні інформаційні ресурси Держкомархівом України, іншими архівними установами та архівами створюються і підтримуються відповідні веб-сайти або сторінки на сайтах (порталах) інших юридичних осіб.

Авторські права на інформацію, подану на веб-сайтах, визначаються відповідно до законодавства про авторське право і суміжні права. Регламент веб-сайтів затверджується Держкомархівом України. Обов’язковими елементами структури веб-сайту архіву є історична довідка, дані про склад і зміст фондів, перелік та характеристика основних фондів, інформація про унікальні та особливо цінні документи, характеристика довідкового апарату відомості про режим роботи архіву і читального залу та порядок доступу до документів. Веб-сайт вводиться в експлуатацію наказом директора архіву.

Сьогодні електронні архіви стали необхідною умовою ефективної роботи сучасної організації, тому що обсяги документів збільшуються. Все частіше через складність доступу до архівів збільшується час пошуку документів і, як наслідок, вимушених простоїв. Найбільш ефективним рішенням даної проблеми є сканування документів, організація і створення електронного архіву.

Переваги електронного архіву:

- Економічна доцільність: організація електронного архіву значно дешевше, ніж використання дорогих офісних площ під звичайний архів.

- Безпека і конфіденційність: ваше електронне сховище буде надійно захищено від несанкціонованого доступу. Створення електронного архіву припускає введення принципово більш строгих і контрольованих заходів безпеки, ніж в паперовому архіві.

- Оперативність у роботі з документами: електронний архів дозволяє вирішити проблему оперативного доступу до документів: пошук необхідного документа і його роздрук займають лічені секунди. Сканування документів з подальшим розпізнаванням дає можливість шукати не тільки у заголовках справ, але і по їх змісту.

- Надійність: всі цифрові документи часом не руйнуються, не погіршують своїх користувальницьких якостей з часом і можуть зберігатися практично вічно.

- З одними і тими ж документами при будь-якій структурі і типі локальної мережі підприємства одночасно можуть працювати кілька користувачів, що абсолютно недоступно при використанні звичайного архіву, в якому в конкретний момент часу кожен документ доступний тільки одному співробітнику.