Висновки

У зв'язку з швидкими і глобальними змінами, що відбулися і відбувалися в нашій країні і суспільстві, зростанням і підвищенням науково-технічного і організаційно-економічного рівня стрімко зросла роль багатства документації, чіткіше визначаються основні функції архівних і інших інформаційних установ: зберігання, необхідної суспільству, ретроспективної інформації і забезпечення користувачів цією інформацією. З цієї точки зору інформаційний центр, бібліотека або музей, як сховища ретроспективної інформації, мало відрізняється від архіву. З другого боку, організація читальних і виставкових залів в архівних установах і надання користувачам необхідної інформації робить архіви схожими на інформаційні центри, бібліотеки, музеї. Проте є і принципові відмінності архівів від інших інформаційних установ. Архіви – це унікальні хранителі "пам'яті людства", державні центри зосередження документальних пам'ятників історії, науки і культури.

Пріоритетами у діяльності архівної служби України є:

1. Удосконалення нормативно-методичного забезпечення контролю за станом діловодства, експертизою цінності та збереженням архівних документів на підприємствах, в установах, організаціях, що є джерелами формування Національного архівного фонду.

До чинників, які впливають на якість формування Національного архівного фонду, належить рівень організації діловодства та архівної справи в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях, який не відповідає вимогам сьогодення. Зокрема, порушуються вимоги щодо складання документів, організації документообігу, гальмується процес впровадження сучасних інформаційних технологій.

Зміни в законодавстві, пов'язані із реформуванням системи центральних органів виконавчої влади, вимагають контролю за впровадженням «Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», унормування процесів роботи з документами з грифом «Для службового користування», а також зі зверненнями громадян. Потребує удосконалення нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів та організації роботи архівних підрозділів.

Основною метою реалізації пріоритету є підготовка за участю заінтересованих органів виконавчої влади, а також громадськості проектів нормативно-правових актів, спрямованих на впровадження єдиних вимог щодо організації різних видів діловодства, забезпечення якісного формування Національного архівного фонду та збереженості документів у органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах.

З метою реалізації пріоритету необхідно вжити заходи:

- нормотворчого характеру: розробити пропозиції до проектів постанов Кабінету Міністрів України щодо Типової інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, що містять службову інформацію, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях, незалежно від форми власності, Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, розробити пропозиції до ряду проектів наказів Міністерства юстиції України щодо діяльності архівів;

2. Забезпечення гарантованої збереженості документів Національного архівного фонду та повноцінного функціонування системи страхового фонду документації.

Матеріально-технічна база всіх архівних установ морально і фізично застаріла, не відповідає сучасним стандартам і потребам.

Упродовж тривалого часу не ведеться будівництво сучасних архівосховищ, не виробляються спеціалізоване технологічне обладнання, матеріали для забезпечення збереженості документів. Оснащення архівосховищ державних архівних установ не відповідає чинним правилам. В основному відсутні сучасні засоби пожежогасіння, охоронна і протипожежна сигналізація, не вдається витримувати оптимальний температурно-вологісний режим збереження документів, забезпечити їх збереженість через відсутність у сховищах вентиляції, вимірювальних приладів і систем кондиціювання. Протягом багатьох років не проводиться робота зі страхового копіювання документів - переведення інформації на іншу основу з метою її збереження у випадку втрати або пошкодження оригіналів, а також відновлення згасаючих текстів, проведення якісної реставрації документів тощо. Водночас не відповідають потребам економіки та суспільства темпи створення та стан справ щодо забезпечення надійного довгострокового зберігання документів страхового фонду документації.

З метою реалізації пріоритету необхідно вжити заходи:

- нормотворчого характеру. Розроблення пропозицій до проекту Державної цільової програми впровадження сучасних засобів зберігання документів Національного архівного фонду на 2013 – 2017 роки, розроблення пропозицій до проектів галузевих та регіональних програм створення страхового фонду документації та доповнень до чинних програм спільно з міністерствами, іншими центральними і місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування;

- організаційного характеру. Здійснення комплексу заходів для забезпечення гарантованої збереженості документів Національного архівного фонду.

3. Розширення доступу до архівної інформації, створення електронних архівів, впровадження електронного документообігу.

Величезні масиви документів, що зберігаються в архівних установах України, становлять важливу частину світових інформаційних ресурсів. Державні архіви проводять значну роботу з розсекречування архівних документів, сприяючи залученню їх до суспільного і наукового обігу та розширюючи доступ до архівної інформації. До ключових напрямів організації доступу до інформації належить також переведення в електронну форму довідкового апарату архівів та архівних документів. На сьогодні новітні інформаційно-комунікаційні технології у сфері архівної справи впроваджуються недостатньо.

У Концепції розвитку електронного урядування в Україні, затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 13 грудня 2010 року № 2250-р,

наголошується на відсутності єдиних стандартів та регламентів функціонування системи електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису, обмеженості можливостей систем електронного документообігу, що впроваджені в органах державної влади та органах місцевого самоврядування.

Незважаючи на те, що після прийняття Законів України «Про електронні

документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» минуло понад 8 років, невирішеними залишаються проблеми створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів. Удосконалення чинних, розроблення та запровадження нових нормативних і методичних документів буде сприяти розвиткові інформаційно-комунікаційних технологій та широкому їх застосуванню в державному управлінні.

Основною метою реалізації пріоритету є наближення діяльності архівних установ до потреб громадянського суспільства шляхом запровадження сучасних інформаційних технологій, підготовки збірників документів, монографій, біографічних та довідкових видань, створення системи інформаційних ресурсів, інтегрованої у світовий інформаційний простір, зняття в установленому порядку обмежень на доступ до архівних документів, які не містять державної таємниці. Основною метою реалізації пріоритету є також розробка нормативних документів з питань роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, внесення змін до Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади.

З метою реалізації пріоритету необхідно вжити заходи:

- нормотворчого характеру. розроблення пропозицій до проекту постанови Кабінету Міністрів України щодо внесення змін до Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, розроблення пропозицій до проектів наказів Міністерства юстиції України щодо: Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам, Порядку роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;

- організаційного характеру. Перегляд грифів секретності, зняття обмежень на доступ до секретних архівних документів, що не становлять державної таємниці, організація оприлюднення документів з актуальних історичних тем у засобах масової інформації та-в мережі Інтернет.