4.2 Условия труда
Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.
К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.
Таблица 5 - Основные санитарно-гигиенические нормы труда
Санитарно-гигиенические факторы |
Нормативные показатели |
Температура воздуха, ° С: летом зимой |
22-25 18-21 |
Относительная влажность воздуха, % |
40-60 |
Скорость движения воздуха, м/с, не более |
0,2 |
Освещенность рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания |
300 150 |
Уровень шума, дБ, не более |
40-65 |
Содержание вредных примесей, мг/куб.м пыли |
15-20 |
Коэффициент отражения стен, %, не более |
60 |
Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения, напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.
Приемная должна по возможности иметь естественное освещение.
Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 от горизонтальной линии взора.
Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).
Микроклимат характеризуется такими величинами как
температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.
В санитарных нормах по микроклимату в служебных помещениях определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных
помещениях не должна превышать 22 ° С - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 ° С в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.
Из приведенных в табл. 5 данных видно, что уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой - холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 - 30%, нормальная - в пределах 40 - 60%.
Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха.
При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.
Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.
Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, которые с потоком воздуха разносятся внутри помещения.
Совсем недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллергические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания.
Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.
Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).
Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.
Стоит потрудиться и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города.
Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с паровым отоплением. Растения для офиса надо подбирать умело, учитывая площадь помещения, на какую сторону выходят окна, не являются ли цветы аллергенами.
Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.
При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам - желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета.
В небольших помещениях светлые, малонасыщенные тона создают ощущение удаленности, увеличения пространства. Более насыщенные тона сделают большое пространство более уютным.
Рекомендуется использовать теплые тона с желтоватым оттенком в помещениях, где отсутствует естественное освещение. Желательно выбрать теплые тона и в помещениях, где предположительно будет высокий уровень шума.
Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня.
ТЕМА: Планирование рабочего времени секретаря.
План
1. Организационная составляющая в деятельности секретаря, общая характеристика.
2. Специфика работы секретаря и особенности планирования секретарской деятельности. Планирование повторяющейся работы секретаря. Дневной график работы секретаря, значение, структура, содержание, порядок разработки и утверждения.
3. Планирование неповторяющейся работы секретаря, методика ведения ежедневника секретаря. Беседы один на один руководителя и секретаря, основное содержание, значение для планирования деятельности секретаря.
4. Методика перспективного планирования деятельности секретаря.
Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя. Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем. Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д. Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря. Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например: приведение в порядок рабочего места руководителя; подготовка к работе своего рабочего места; обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции; просмотр контрольной картотеки; доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана. Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 12.30, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13 ч., то у секретаря в плане будет стоять на 12*5 - напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д. Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий. В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время. В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра. В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией. Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.). Примерная схема рабочего дня секретаря
Первая половина рабочего дня: 1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день. 2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела. 3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. 4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю все корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение. 5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере. 6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю. 7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно- справочной работы. 8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции. 9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 – напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30». 10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов. 11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня). 12. Подшивка исполненных документов в дела. 13. Выполнение работ на компьютере. 14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.
Вторая половина рабочего дня
15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне. 16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов. 17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы. 18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам. 19. Наметить мероприятия на следующий день.
Конец рабочего дня
20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.). 21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами. 22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОМПЬЮТЕРА
ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ
Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить ПК. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя: Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.
|
ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ КАК СОСТАВЛЯЮЩАЯ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Для успешной работы как руководителя, так и секретаря необходимо эффективно организовать рабочее время. Одним из важнейших аспектов организации работы руководителя является планирование рабочего времени.
Организация рабочего времени секретаря
Работа секретаря-референта, помощника руководителя организации, имеет свои специфические особенности:
функции и обязанности секретаря-референта чрезвычайно разнообразны;
рабочий день секретаря руководителя любой организации весьма насыщен;
секретарю постоянно приходится параллельно выполнять несколько поручений, несколько видов работ одновременно;
рабочий день секретаря во многом зависит от различных внешних факторов — сверхурочных заданий, незапланированных событий и т. п.;
особые условия работы: постоянные телефонные звонки, вызовы, визиты посетителей и т. п.;
секретарь должен ничего не забывать, ничего не упускать из внимания, никогда не опаздывать. Вместе с тем люди, окружающие секретаря, могут не всегда быть достаточно пунктуальными.
Подобная специфика секретарской деятельности, с одной стороны, чрезвычайно повышает важность планирования, необходимость наличия четкого плана работы, с другой стороны — чрезвычайно это затрудняет. Некоторые начинающие секретари вообще наивно полагают, что планировать их работу невозможно.
Действительно, планировать работу секретаря достаточно сложно, но не только можно, но и необходимо. К сожалению, в пособиях, адресованных секретарям, сюжеты, посвященные планированию, либо вообще отсутствуют, либо эти методики секретарской деятельности изложены весьма невнятно.
Всю работу, выполняемую секретарем в течение каждого дня, можно с некоторой долей условности подразделить на 1) повторяющуюся и 2) неповторяющуюся.
Постоянную, повторяющуюся изо дня в день работу (например, регистрацию документов, копирование документов, машинописные работы и т. п.) целесообразно выполнять в одно и то же определенное время. Для планирования повторяющейся, однотипной работы разрабатывается схема рабочего дня секретаря.
При составлении схемы рабочего дня желательно учитывать, что наиболее благоприятное время для выполнения особо трудных или творческих заданий — это отрезок с 10 до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов. После 17 часов накапливается усталость и внимание неуклонно падает, поэтому нежелательно начинать кропотливую работу, требующую сосредоточенности, после 18 часов.
Распорядок рабочего дня секретаря должен быть максимально удобен для руководителя и других сотрудников офиса, поэтому при разработке схемы рабочего дня необходимо учитывать следующие основные факторы:
распорядок дня руководителя, поскольку планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя, недельным графиком работы;
привычки и стиль работы руководителя;
правила внутреннего трудового распорядка организации;
график поступления в организацию документов и информации.
Рабочий день секретаря принято делить на четыре неравных по продолжительности этапа: начало рабочего дня, первую половину рабочего дня, вторую половину рабочего дня, конец рабочего дня.
Выделение непродолжительных по времени начала и конца рабочего дня объясняется их важностью, в частности, в планировании работы руководителя и секретаря. Как правило, эти этапы включают следующие действия секретаря.
Начало рабочего дня:
прийти на работу не менее чем за 20 — 25 мин. до прибытия руководителя или до начала работы офиса (в зависимости от того, что происходит раньше);
проверить состояние рабочего места руководителя и своего рабочего места;
уточнить дату на календарях, время на часах;
включить или переключить на дневной режим работы офисную технику;
просмотреть план работы на предстоящий день, подобрать в соответствии с планом необходимые документы и дела;
по прибытии руководителя уточнить план работы на текущий день, содержание намечаемых мероприятий.
записать поручения и указания руководителя.
Конец рабочего дня:
наметить (желательно совместно с руководителем) план работы на следующий день;
напомнить соответствующим службам и должностным лицам о мероприятиях, намеченных на следующий день (прием делегации, проведение совещания и т. д.);
записать поручения и указания руководителя;
если руководитель отбыл из офиса, привести в порядок его и собственное рабочие места;
убрать документы в шкафы и сейфы;
выключить или переключить на ночной режим работы технические средства;
если руководитель остался работать после окончания рабочего дня, в зависимости от важности проблемы или остаться и продолжать ему помогать, или, получив разрешение руководителя, покинуть офис, обеспечив руководителя необходимыми документами и информацией.
Схема рабочего дня разрабатывается, как правило, самим секретарем. Другие специалисты организации и сторонние эксперты могут привлекаться к этой работе в том случае, если схема является составной частью общего пакета нормативных и нормативно-методических документов, разрабатываемых, например, при проектировании организационной структуры фирмы.
Разработанный секретарем проект схемы согласовывается с руководителем, а при необходимости и с другими ведущими менеджерами организации. Часто основы графика обговариваются в ходе вводной беседы — инструктажа руководителя с новым секретарем. Согласованная схема рабочего дня секретаря утверждается руководителем и может быть включена в обучающую инструкцию секретаря или подобные документы. Утвержденную схему необходимо довести до сведения всех сотрудников организации, чтобы они знали, когда приносить документы на подпись руководителю, когда заказывать копии документов, когда приносить письма, чтобы они были отправлены до конца рабочего дня, и т. д.
Неповторяющуюся работу, выполнение конкретных поручений планируют с помощью рабочего блокнота — ежедневника.
Ежедневники делятся на две группы: 1) датированные и 2) недатированные (относительно недорогие изделия, рассчитанные на массового потребителя).
Выбирая ежедневник, желательно остановиться на датированном изделии достаточно большого формата с почасовой разбивкой каждого листа. Рекомендуется обратить внимание на следующие детали: наличие информационных страниц, наличие закладки, качество прошивки страниц.
Для ежедневного планирования можно использовать различные электронные планировщики, персональную информационную систему секретаря и т. п. Но, как правило, электронный планировщик только дополняет традиционный бумажный ежедневник, без которого секретарю трудно обойтись.
Первостепенное значение для успешного планирования неповторяющейся работы секретаря имеют ежедневные беседы с руководителем —краткие (не более 10—15 минут) совещания руководителя со своим секретарем. Ежедневные планы работы руководителя и секретаря намечаются и корректируются именно на этих встречах. Желательно проводить такие оперативные совещания два раза в день: утром — перед началом рабочего дня или в самом начале рабочего дня и вечером — в конце рабочего дня или после окончания работы. Ежедневно утром руководитель и секретарь обсуждают и уточняют план работы на текущий день. Вечером подводят итоги дня и намечают план на следующий день. Большинство мероприятий на конкретный день намечается накануне в конце рабочего дня, во время вечерней беседы секретаря и руководителя. В начале рабочего дня, во время утренней встречи секретаря и руководителя план мероприятий на текущий день уточняется.
На этих коротких совещаниях руководитель и секретарь обсуждают возникшие проблемы и намечают мероприятия для реализации возникших вопросов, согласовывают дела, которые могут быть выполнены от имени руководителя через секретаря. Секретарь докладывает руководителю о состоянии исполнительской дисциплины, о ходе выполнения документов и поручений, находящихся на контроле. Руководитель дает секретарю различные поручения, задания.
Секретарь должен четко представлять важность и срочность каждого поручения. Опытный секретарь часто сам в состоянии определить приоритетность того или иного дела или поручения. В остальных случаях секретарь должен попросить руководителя четко установить крайний срок выполнения задания. Срок должен быть определен точно, т. к. понятие «срочно» достаточно субъективно. Желательно, чтобы у руководителя и секретаря были выработаны единые критерии срочности и важности того или иного дела.
Секретарь, как правило, входит в кабинет руководителя и делает записи в обычном блокноте. И только вернувшись в приемную, переносит записи в ежедневник.
Делая записи в ежедневнике, секретарь должен предусмотреть время, необходимое на подготовку и проведение того или иного мероприятия. Это называется резервированием времени. Важно правильно рассчитать интервал между различными делами, предусмотреть некоторый запас времени на тот случай, если произойдет что-то незапланированное и порядок дня нарушится.
Иногда руководитель просто дает секретарю свой ежедневник, и на основании плана рабочего дня руководителя секретарь делает в своем ежедневнике соответствующие записи, предусматривая необходимый резерв времени на каждое мероприятие.
При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана (недостаток времени на то или иное мероприятие, перекрывание одного мероприятия другим, организационные или технические затруднения, например, с транспортом или оргтехникой) секретарь должен обязательно проинформировать об этом руководителя. И не просто отметить нереальность или крайнюю сложность реализации того или иного мероприятия, но предложить вариант решения проблемы. Секретарь не должен соглашаться выполнять работу в установленный руководителем срок, если заранее понимает, что сделать это невозможно. Необходимо сообщить руководителю, что установленный срок нереален, и предложить альтернативный вариант организации выполнения.
В реальной обстановке постоянно возникают ситуации, приводящие к отклонениям от дневного плана работы. Руководитель не должен заниматься оперативной перестройкой графика работы. Практической работой по оперативной корректировке дневного плана работы занимается исключительно секретарь. Руководитель может определить количество времени, требуемое для реализации внеочередного мероприятия, и сообщить об этом секретарю. Опытный секретарь самостоятельно определяет время, необходимое на проведение того или иного мероприятия.
Постепенно секретарь может переходить к перспективному планированию, сначала — на следующую неделю, а потом — на более длительный период. Во время ежедневных бесед с секретарем руководитель может предупредить секретаря о мероприятиях, которые намечаются на последующие дни или недели. Информацию о различных мероприятиях секретарь может получать и из других источников.
Для организации долгосрочного перспективного планирования секретарь ведет перечень предполагаемых дел, событий, мероприятий, который складывается на основе:
указаний и поручений руководителя о необходимости проведения того или иного мероприятия, выполнения того или иного задания;
распорядительных документов — как внутренних, так и поступивших от вышестоящих и других организаций;
информации, полученной из поступивших документов: писем, рекламных проспектов, извещений, приглашений и т. п.;
информации специальной и периодической печати.
Перечень удобно вести с помощью бизнес-организатора. Персональная информационная система, электронная записная книжка также могут использоваться для организации перспективного планирования.
Органайзер — попытка собрать многое в одном. Это организатор, призванный упорядочить жизнь своего владельца. Под одной обложкой размещаются еженедельник, планинг, записная книжка, визитница, блокнот, телефонно-адресная книжка и мн. др. Например, органайзер «Bisiness Navigator» фирмы Erich Krause включает следующие основные составляющие:
внутренний блок с необходимой справочной информацией (меры веса и объема, штрихкоды, телефонные коды стран и городов, время в столицах мира и т. п.);
календарь на четыре года;
основной блок из рубрик (общая информация, идеи, проекты, шесть дополнительных рубрик), наличие которых позволяет каждому пользователю скомпоновать органайзер с учетом своих специфических задач;
подробный планинг, который включает листы с разделениями для ежемесячного планирования и со свободной датой;
универсальный блокнот на задней стороне обложки;
телефонно-адресную книгу;
линейку- закладку;
прозрачный пластиковый пакет на молнии для бумажных мелочей;
набор цветной бумаги с клеевым краем;
сменные блоки.
В начале 1990-х гг. органайзер был потеснен естественным конкурентом — электронной записной книжкой, что дало повод вновь заговорить о скорой победе электронного офиса над бумажным делопроизводством. Сегодня органайзеры вновь достаточно популярны и широко используются для перспективного планирования.
Перечень предполагаемых дел, событий, мероприятий содержит различные разделы, а при необходимости и подразделы. Поскольку дела в перечне, как правило, подразделяются по степени приоритетности, часто выделяют следующие разделы:
особо важные дела, выполнение которых имеет первостепенное значение для организации,
особо срочные дела;
дела, события и мероприятия, которые могут быть выполнены, проведены в строго определенный срок;
дела, требующие не безотлагательного решения, а глубокой проработки;
более или менее второстепенные мероприятия, выполнение которых желательно, но не обязательно.
Перечень может подразделяться на разделы по степени важности, а каждый из разделов — на подразделы по степени срочности, например, следующим образом:
требующие выполнения в недельный срок,
требующие выполнения в течение более длительного времени (например, месяца),
вопросы, которые можно решить в свободное от другой работы время, дела, которые можно выполнить, например, в отсутствие руководителя.
Дела, требующие безотлагательного выполнения, в перечень не включаются, а фиксируются только в ежедневнике.
Важно уметь четко классифицировать планируемые дела, задания, поручения по степени срочности. Как правило, важность, срочность, приоритетность дел и мероприятий определяется руководителем. Но по мере накопления опыта секретарь должен научиться сам определять степень важности и срочности того или иного дела. При этом необходимо, чтобы критерии срочности и важности дел руководителя и секретаря совпадали.
В зависимости от практической необходимости перечень может быть организован и по иным принципам.
Еженедельно в конце рабочей недели секретарь делает из перечня предполагаемых событий выборку мероприятий (дел, задач, встреч) на предстоящую неделю. Затем выполняет следующие работы:
определяет количество времени, необходимого для осуществления каждого дела, проведения каждого мероприятия;
устанавливает наиболее удобную дату и часы проведения каждого мероприятия;
при необходимости продумывает этапы подготовки и проведения мероприятий;
согласовывает подготовленный проект недельного плана с руководителем, а при необходимости и с другими сотрудниками;
заносит дела в ежедневник.
Важно учитывать, что определенное время требуется не только на проведение, но и на подготовку любого мероприятия. Иногда на это необходимо минимальное время, иногда планируемое мероприятие требует более значительного времени. При проведении крупных мероприятий подготовительные операции разбиваются на этапы, составляется развернутый план. Этот план и находит отражение в ежедневных планах работы секретаря.
Целесообразно еженедельно подводить итоги недели, выявлять недостатки и ошибки в планировании, чтобы не допускать их впредь. В идеальном варианте подведение итогов работы за неделю производится секретарем совместно с руководителем. В ходе последнего в неделе оперативного совещания анализируется исполнение намеченных мероприятий, оценивается эффективность планирования, даются рекомендации на следующую неделю.
Для эффективной организации работы руководителя и секретаря, эффективного планирования их совместной деятельности большое значение имеет информированность секретаря о текущем состоянии занятости руководителя. Секретарь всегда должен знать, куда уходит руководитель и когда он вернется. Отсутствие такой информации делает секретаря уязвимым для простого вопроса: «Где Ваш шеф?» Отсутствие четкого ответа на подобный вопрос весьма вредит не только имиджу секретаря, но и имиджу руководителя, и имиджу фирмы в целом.
Планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя. План работы секретаря в конечном итоге определяется планом работы руководителя.