Практическое занятие
Тема: Составление проекта плана рабочего дня секретаря, плана работы на неделю.
Цель занятия:: самооценка умения управлять своим временем; приобретение навыков эффективного использования времени.
Теоретические вопросы для обсуждения:
1. Планирование рабочего времени и оптимальный ритм работы секретаря.
2. Примерная схема рабочего дня секретаря.
Практические задания для самостоятельной работы:
1. Тест «Контроль за временем или искусство успевать».
2. На основе образца разработать рабочий график секретаря на следующий день, исходя из запланированных мероприятий (таблица 1).
3. Составить план работы специалиста ДОУ на текущую неделю с учетом следующих мероприятий, используя таблицу 2:
Прием по личным вопросам;
Проведение информационного совещания для начальников отделов (подготовка информации, объявления);
Проведение Совета директоров (подготовка документов);
Деловая встреча с генеральным директором компании «Люкс» (подготовка документов);
Подготовка трех дел для сдачи в архив;
Ксерокопирование документов (50 ксерокопий);
Составление и оформление трех служебных писем партнерам;
Оформление доклада для руководителя на 20 страницах;
Подготовка двух проектов приказов;
Презентация новой продукции компании;
Подготовка рекламной информации для новой продукции компании.
Таблица 1
Наименование элементов работы |
Начало, ч, мин |
Конец, ч, мин |
Общее время, мин |
Выработка, единицы работы |
Начало работы |
8.00 |
8.00 |
|
|
Подготовка рабочего места |
8.00 |
8.05 |
5 |
|
Просмотр и сортировка почтовой корреспонденции |
8.05 |
8.17 |
12 |
14 писем |
Ответ на телефонный звонок |
8.17 |
8.18 |
1 |
1 абонент |
Приготовление кофе руководителю |
8.18 |
8.27 |
9 |
1 чашка |
Разборка поступивших факсов |
8.27 |
8.40 |
13 |
6 факсов |
Просмотр электронной почты |
8.40 |
8.47 |
7 |
11 сообщений |
Вызов абонента руководителю |
8.47 |
8.50 |
3 |
1 абонент |
Представление документов на рассмотрение руководителю |
8.50 |
9.00 |
10 |
8 документов |
Проверка и распечатка аналитической справки руководителю |
9.00 |
9.20 |
20 |
1 документ |
"Обзвон" - напоминание участникам совещания |
9:25 |
9:35 |
10 |
8 абонентов |
Размножение материалов для совещания |
9:35 |
9:47 |
12 |
16 документов |
Соединение руководителя с абонентом |
9.47 |
9.52 |
5 |
1 абонент |
Приготовление кофе участникам совещания |
9.52 |
9.58 |
6 |
9 чашек |
Подготовка комнаты для совещаний |
9.58 |
10 |
2 |
|
Приём телефонных звонков |
10.00 |
10.57 |
57 |
20 абонентов |
Уборка помещения после совещания |
10.57 |
11.00 |
3 |
|
Фиксация планов руководителю на вторую половину дня |
11.00 |
11.20 |
20 |
34 мероприятия |
Обеспечение приёма посетителей |
11.20 |
12.37 |
77 |
11 посетителей |
Соединение руководителя с абонентами |
12.37 |
12.52 |
15 |
2 абонента |
Обеспечение руководителя обедом |
12.52 |
13.00 |
8 |
|
Соединение руководителя с абонентами |
13.00 |
13.10 |
10 |
3 абонента |
Обед |
13.10 |
14.10 |
60 |
|
Проверка проектов документов |
14.50 |
15.20 |
30 |
20 документов |
Согласование проектов с руководителем |
15.20 |
16.00 |
40 |
14 документов |
Подписание документов |
16.00 |
16.05 |
5 |
14 документов |
Распечатка копий документов |
16.20 |
16.30 |
10 |
5 копий |
Заверение копий документов |
16.30 |
16.40 |
10 |
5 копий |
Разговор по телефону |
16.40 |
16.45 |
5 |
1 абонент |
Поиск законодательных и нормативных актов по базе данных |
16.45 |
16.55 |
10 |
10 документов |
Поиск необходимой информации в них |
16.55 |
17.05 |
10 |
10 документов |
Распечатка найденных данных |
17.05 |
17.15 |
10 |
10 документов |
Представление данных на рассмотрение руководителю |
17.15 |
17.20 |
5 |
10 документов |
Уборка рабочего места |
17.20 |
17.30 |
10 |
|
Окончание рабочего дня |
17.30 |
17.30 |
|
|
Таблица 2
Время |
Понедельник |
Вторник |
Среда |
четверг |
Пятница |
09-10 |
|
|
|
|
|
10-11 |
|
|
|
|
|
11-12 |
|
|
|
|
|
12-13 |
|
|
|
|
|
13-14 |
|
|
|
|
|
15-16 |
|
|
|
|
|
16-17 |
|
|
|
|
|