3. Обновление данных сводной таблицы

Сводные таблицы и диаграммы не обновляются автоматически.

Если вы изменили исходные данные, сводную таблицу необходимо обновить:

1. Выделите ячейку внутри Сводной таблицы.

2. В разделе Работа со сводными таблицами на вкладке Параметры в группе Данные нажмите кнопку Обновить.

Если вы добавили новые записи в диапазон исходных данных, чтобы включить их в отчет сводной таблицы необходимо обновить Источник данных сводной таблицы. Для этого выполните следующие действия:

1. Выделите ячейку внутри Сводной таблицы.

2. В разделе Работа со сводными таблицами на вкладке Параметры в группе Данные нажмите кнопку Источник данных.

3. В окне диалога Изменить источник данных сводной таблицы в поле Таблица или диапазон укажите измененный диапазон исходных данных (Рис. 6).

4. Нажмите кнопку ОК.

Рисунок 6. Изменение диапазона исходных данных

Если исходные данные находятся в Таблице Excel, дополнительные строки автоматически отображаются при обновлении отчета сводной таблицы.

• В исходную таблицу внесите новый столбец Дата и заполните его данными. Выполните обновление сводной таблицы.

5. Оформление сводной таблицы

При необходимости Вы можете изменить оформление сводной таблицы. Для этого:

1. Выделите ячейку внутри Сводной таблицы.

2. В разделе Работа со сводными таблицами перейдите на вкладку Конструктор.

3. В группе Стили сводной таблицы выберите подходящий стиль оформления.

4. В группе Параметры стилей сводной таблицы, используя соответствующие флажки (Рис. 7), настройте форматное выделение:

Заголовков строк;

Заголовков столбцов;

Чередующихся строк;

Чередующихся столбцов.

Рисунок 7. Настройка стиля сводной таблицы

5. В группе Макет, используя кнопку Общие итоги включите или отключите отображение итогов по строкам и/или столбцам, используя соответствующие команды (Рис. 8).

Рисунок 8. Настройка стиля сводной таблицы

Используя кнопки в группе Макет, вы также можете показать или спрятать промежуточные итоги, изменить макет сводной таблицы или добавить пустые строки между группами.

6. Многоуровневые сводные таблицы

Фактически, не существует ограничения по количеству группировок, которые вы можете добавить в сводную таблицу. Чтобы добавить дополнительную группировку, перетащите соответствующие поля из списка полей сводной таблицы в область строк или столбцов сводной таблицы. Когда вы добавляете новое поле, Excel добавляет группировку данных в соответствующий раздел сводной таблицы.

Например, если вы добавите в область строк поле Дата, Excel сгруппирует ваши записи таким образом, что вы сможете видеть продажи продавцов за определенный день (Рис. 9).

Рисунок 9. Добавление новой группировки в поля строк

Добавление уровней группировки увеличивает размер вашей таблицы. Поэтому создание групп является полезным, если у вас имеются связанные поля, например, месяц и дата. Создание групп дает возможность скрывать или отображать отдельные группы. Это позволяет вам показывать подробную информацию только для той части таблицы, в которой вы заинтересованы.

Для работы с группами используются кнопки структуры, расположенные слева от названия групп.

1. Чтобы скрыть или развернуть детали в определенной категории (в нашем примере Продавцов в определенную дату), щелкните на значке +/-, расположенном рядом с названием категории (Рис. 6). Если кнопки структуры не отображаются, перейдите на вкладку Параметры и в группе Показать нажмите кнопку .

2. Чтобы развернуть все категории в вашей сводной таблице, перейдите к любой категории и на вкладке Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Развернуть все поле (Рис. 10).

Рисунок 10. Отображение всех категорий в сводной таблице

3. Чтобы свернуть все категории, перейдите к любой категории и на вкладке Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Свернуть все поле.