Вступ Алгоритм написання аналітичних наказів

Невід’ємною частиною діяльності керівника навчального закладу є видання різних розпорядчих документів, зокрема наказів.

Наказ по школі – це категорична форма управлінського рішення, яка вимагає обов’язкового і своєчасного виконання завдань, що визначені в ньому.

За допомогою наказу керівник ставить перед працівниками закладу основні завдання, вказує шляхи розв’язання важливих і принципових питань. Наказ є обов’язковим для виконання всіма працівниками закладу. Накази, які не втратили своєї чинності, щорічно не дублюють. За потребою до них можна вносити зміни (якщо змінено кількісний чи якісний склад комісії).

Наказ – це правовий акт, який містить обов’язкові розпорядження. Його складають на підставі ретельного та всебічного вивчення порушених у ньому питань.

Зміст наказу коротко викладають у заголовку, який розпочинають з прийменника «Про» і записують за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...»,) або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...», «Про стан …»). Ставити крапку в кінці заголовка не потрібно. Якщо заголовок перевищує 150 друкованиїх знаків (5 рядків), його дозволяють продовжити до межі правого берега.

Текст наказу містить констатуючу (преамбулу) та розпорядчу (резолютивну) частин.

У першій частині, констатуючій, викладають факти та міркування, що стали приводом для видання наказу. Їх подають стисло, лаконічно, лише з тих питань, яким буде присвячена розпорядча частина. У другій частині (після слова «наказую») викладають розпорядження, обов’язкові для виконання підлеглими, підрозділами, посадовими особами, до яких звернений наказ.

Констатуюча частина (преамбула) наказу містить у собі такі елементи: вступ, доведення, висновок.

У вступі роблять коротке введення у суть питання, що розглядають. Зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Зазначену частину розпочинають із слів «На виконання…», «Із метою…», «На підставі...», «Відповідно до...», «Згідно з...» тощо.

Якщо наказ видають на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині наводять такі відомості про документ, що слугують підставою для видання наказу: назва, автор, дата, номер. заголовок.

Крапку в кінці констатуючої частини на ставлять.

У доведенні розкривають суть питання, перераховують головні факти, події, докази, пояснення, міркування, що супроводжують цифровими розрахунками, таблицями, діаграмами, посиланнями на законодавчі акти та інші документи. Їх подають стисло, лаконічно лише щодо тих питань, яким було присвячено розпорядчу частину. Під час написання аналітичного наказу обовязковим є:

• аналіз результатів (не просто викладання фактажу, а порівняння того що є, з тим, що повинно бути; відповідь на питання: «Яким вимогам повинні відповідати результати роботи?» і «Які результати маємо на сьогодні?»);

• аналіз виховного процесу (відповідь на питання: «Які зрушення, особливості організації виховного процесу дозволили досягти позитивних результатів?», «Через які недоліки виховного процесу існує різниця між досягнутими результатами і тим, що вимагає соціальне і державне замовлення»);

• аналіз умов (відповідь на питання: «Які умови сприяли позитивним зрушенням у виховному процесі» і «Недоліки яких умов є причинами дефектів виховного процесу»).

У висновку коротко формулють мету видання наказу. Це може бути виправлення недоліків, виявлених у ході перевірки і перелічених у констатуючій частині; заохочення працівників, поширення ППД; виконання директивних вказівок вищих органів.

Для висновку використовують дієприслівникові звороти, якими починають фразу: «Враховуючи...», «Зваживши...», «Керуючись...», «Беручи до уваги...».

Крім того, здійснюють перелік шкільної документації: анкетування, опитування, співбесіда, відвідування уроків, факультативів, гуртків, позакласних заходів, засідань методичних об’єднань, огляд кабінетів. Це дозволить зрозуміти, на підставі чого складено висновки, наскільки обсяг проведеної роботи дозволяє скласти обґрунтовані висновки.

Розпорядчу частину наказу викладають у наказовій формі від першої особи однини. Починають із слова «НАКАЗУЮ», яке друкують з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставлять двокрапку.

Формулюють цю частину документа, дотримуючись певних вимог, зокрема:

- зміст має бути конкретним, зрозумілим, таким, що не суперечить раніше виданим розпорядчим документам;

- не допускають вислови, що можуть мати подвійне тлумачення.

Розпорядчу (наказова) частину поділяють на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Вона містить різні за характером дії декількох виконавців. У кожному розділі або підпункті чи пункті вказують:

а) виконавця, конкретну посадову особу;

б) конкретні завдання для виконання;

в) термін виконання;

Дія, яку слід виконати, виражають дієсловом в неозначеній формі – «підготувати», «організувати», «розробити», «провести», «розглянути», «забезпечити».

Не рекомендують застосовувати неконкретні формулювання доручень, які містять слова «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.

Термін виконання повинен бути реальним, відповідати об’єму робіт, який необхідно виконати. У наказі необхідно визначати реальний строк виконання завдання (доручення), що відповідає обсягу передбачуваних робіт. Може бути зазначено також спільний для всіх пунктів строк виконання. Однак, зазвичай, строк виконання встановлюють для кожного завдання окремо.

Головна вимога розпорядчої частини – її конкретність та адресність (кожен пункт повинен відповідати на три запитання: кому, що, коли зробити).

В останньому пункті розпорядчої частини вказують осіб, на яких покладають контроль за виконанням наказу. З наказом повинні ознайомитись всі названі в ньому особи, які ставлять підпис про ознайомлення з ним.

До наказів не можна включати пункт «Наказ довести до відома…»

Накази можуть мати додатки, посилання на які наводять у відповідних пунктах тексту наказу. Додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у правому верхньому куті першого аркушу роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.

Особливу увагу приділяють доведенню розпорядчого документа до виконавців.

Із підписаними наказами працівників ознайомлюють під особистий підпис. У цьому випадку в наказі передбачають відмітку «З наказом ознайомлені» і з нового рядка зазначають посаду (в разі необхідності), підпис особи, розшифрування підпису, дату.