4. Основные сведения по выполнению работы

4.1. Копирование таблицы в текущей бд Access

Для того, чтобы скопировать таблицу в текущую базу данных нужно:

• щелкнуть правой кнопкой мыши по ее имени и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Копировать;

• щелкнуть правой кнопкой мыши по пустому пространству в окне объектов БД и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Вставить;

• в открывшемся диалоговом окне задать имя создаваемой таблицы, выбрать положение структура и данные переключателя Параметры вставки и нажать ОК.

4.2. Открытие/закрытие таблицы

Для того, чтобы открыть таблицу достаточно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ее имени в окне объектов БД.

Для того, чтобы закрыть таблицу, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по закладке с именем таблицы в активной области документа и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Закрыть. После этого закладка с именем таблицы исчезает из активной области документа, но сама таблица остается в списке доступных объектов БД в окне объектов БД. Второй способ – щелкнуть по крестику в правом верхнем углу закладки.

4.3. Использование фильтров для выборки данных в таблице

Для быстрого выделения в таблице Access требуемого набора данных можно использовать механизм фильтрации. В Access также как и в Excel возможны два варианта фильтрации данных: использование автофильтра и создание пользовательского фильтра для выбора записей по нескольким логическим условиям.

Для включения режима автофильтра необходимо выбрать пункт меню Главная → Фильтр или нажать на кнопку со стрелкой, находящуюся справа у заголовка каждого столбца таблицы, после чего выбрать нужный критерий фильтрации данных.

Рис. 1.10. Выбор стран с денежной единицей евро с помощью автофильтра.

При создании пользовательского фильтра для задания критерия для числовых данных используются логические операторы: больше, меньше, равно, не равно, меньше или равно, больше или равно, между. Необходимые критерии выбора можно выбрать в контекстном меню пункта Числовые фильтры после выбора соответствующего фильтра.

Необходимые критерии выбора для текстовых данных можно выбрать в контекстном меню пункта Текстовые фильтры после выбора соответствующего фильтра.

Для того, чтобы снять установленный фильтр, необходимо выбрать пункт меню (удалить фильтр) на панели инструментов либо щелкнуть левой кнопкой мыши по вкладке «С фильтром» внизу активной области документа.

4.4. Удаление записей из таблицы

Для того, чтобы удалить запись из таблицы, необходимо выделить удаляемую строку и нажать на правую кнопку мыши. Затем в открывшемся контекстном меню нужно выбрать пункт Удалить запись и подтвердить удаление записи в открывшемся диалоговом окне.

Важно !!! После выполнения операции удаления восстановить удаленную из таблицы запись невозможно.

4.5. Сортировка записей в таблице по выбранному полю

Записи в таблице можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких полей. Записи в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем (от минимального к максимальному – для чисел, от А до Я – для текста) или убывающем (от максимального к минимальному, от Я до А) порядке.

Для сортировки записей списка по выбранному полю можно воспользоваться пунктом меню Главная → Сортировка и фильтр → Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию . Второй вариант сортировки – выбрать аналогичные пункты в контекстном меню, открывающемся при нажатии на стрелку, расположенную справа от названия каждого столбца.