4.11. Форма представления описания процессов смк в Руководстве по качеству
Описание процессов СМК в Руководстве по качеству должно быть представлено в виде Карты процесса (см. рис. 1) и алгоритма (см. рис. 2). В Алгоритме могут быть использованы условные обозначения, представленные в приложении 4.
В зависимости от специфики и сложности процедуры выполнения процесса дополнительно приводят расширенное текстовое описание способов выполнения отдельных действий, а также пояснения, необходимые для правильного и однозначного понимания установленных требований.
4.12. Разработка документированных процедур и описанию процессов смк в составе Руководства по качеству
Документированные процедуры должны быть представлены в виде текстов, схем, карт процессов, таблиц, их комбинации или в другой приемлемой форме в зависимости от потребностей организации.
Документированные процедуры должны содержать подробное описание деятельности и требования к ее менеджменту (или ссылки на документы, устанавливающие эти требования):
- что должно быть сделано и кем;
- когда, где и как это должно быть сделано;
- какие материалы, документы и какое оборудование должны быть использованы;
- каким образом это должно быть проконтролировано и зарегистрировано.
Документированная процедура должна содержать необходимую информацию:
4.12.1 Цель
Цель разработки и использования документированной процедуры должна быть четко идентифицирована.
4.12.2 Область применения
Необходимо описать область применения документированной процедуры, включая обоснование и подробное описание любых сделанных исключений.
В первом абзаце указываются требования ГОСТ Р ИСО 9001, для обеспечения выполнения которых в рамках СМК разрабатывается данная процедура. Как правило, текст начинается словами: «Настоящая процедура разработана для обеспечения выполнения в организации требований пункта … ГОСТ Р ИСО 9001…».
Также раздел содержит перечень структурных подразделений или должностных лиц, на которые распространяются требования данной процедуры (раз-дела РК). Текст начинается словами: «Требования настоящего раздела РК распространяется на ...».
4.12.3 Ответственность и полномочия
Необходимо идентифицировать ответственность и полномочия и/или функциональные обязанности персонала, а также взаимосвязь персонала с процессами и действиями, входящими в процедуру.
В данном подразделе указывается должностное лицо, которое несет ответственность за реализацию требований, установленных данной процедурой в целом в организации, а также устанавливается ответственность должностных лиц за реализацию отдельных требований процедуры.
Информация может излагаться в виде текста, таблицы или их сочетаний или ссылки на документ, в котором эта информация содержится.
4.12.4 Описание видов деятельности
Уровень детализации документов зависит от сложности вида деятельности, используемых методов, уровня квалификации и подготовки персонала, необходимых для выполнения работ.
Текст должен быть кратким, точным, необходимым и достаточным для использования процедуры в соответствии с областью ее применения, логически последовательным, не допускающим различных толкований.
Независимо от уровня при описании видов деятельности должны быть рассмотрены следующие аспекты:
a) определение потребностей организации, ее потребителей и поставщиков;
b) представление процессов в виде текста и/или карт процесса по видам деятельности (см. требования п.4.11 настоящих Методических указаний);
c) определение необходимых работ и распределение ответственности, назначение ответственных лиц, рамки их функциональных обязанностей, цели, место, время и способ выполнения этих работ;
d) описание управления процессами и идентифицированными видами деятельности;
e) определение потребностей в ресурсах, необходимых для выполнения установленной деятельности (потребность в персонале, обучении, оборудовании и материалах);
f) определение документов, регламентирующих данный вид деятельности;
д) определение входа и выхода процессов;
h) определение необходимых измерений.
4.12.5 Требования к записям
Ведение записей по виду деятельности, установленному в документированной процедуре, должно быть описано в подразделе «Записи». Необходимо установить формы ведения записей, указать способы их заполнения, регистрации и хранения. Указанный раздел можно представить в виде таблицы.
Рис. 1 – Рекомендуемая форма карты процесса
Рис. 2 – Форма таблицы с описанием процедуры выполнения деятельности или процесса