Функции менеджмента

Сущность любой теории или целенаправленной деятельности, в том числе менеджмента, проявляется в функциях (лат. functio – обязанность, назначение, роль). Осуществление функций на практике – есть трудовой процесс.

Под функцией менеджмента можно понимать:

• ту или иную общую задачу, которую он решает (такая задача бывает основной, например мотивация, и обеспечивающей);

• относительно самостоятельный вид управленческой деятельности, выделившийся в процессе разделения и специализации труда (например, планирование);

• отдельную сферу такой деятельности, где принимаются специфические решения;

• целевое назначение управленческой деятельности вообще.

Функции характеризуются относительной обособленностью, целенаправленностью, объективной необходимостью осуществления, взаимосвязанностью. Обособленность функций обусловливает обособленность решений.

Функции управления универсальны. Они применимы к любым социально-экономическим процессам и системам, к самим функциям управления как специализированным видам деятельности, к процессу и системе управления.

Функции бывают общими и специфическими.

Общие функции менеджмента, отражающие его содержание, порядок управления деятельностью организации, были сформулированы в 1916 г. А.Файолем. В качестве таковых он выделил: организацию, планирование, координацию, контроль и распорядительство. Сегодня к ним можно добавить еще мотивацию, информирование и развитие.

Эти функции образуют комплекс.

Главной функцией менеджмента считается планирование в широком смысле слова.

А.Файоль рассматривал планирование как условие успешного управления, подчеркивая, что сложная и крайне динамичная рыночная ситуация вызывает необходимость в детальном предвидении, в частности для того, чтобы предотвратить или смягчить колебания.

"Самая лучшая программа не в состоянии предвидеть всех могущих случиться чрезвычайных стечений обстоятельств, но она отчасти их учитывает, подготавливает то орудие, к которому надо будет прибегнуть при неожиданных обстоятельствах".

Реализуя эту функцию, управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа ситуации, в которой находится организация (подразделение, отдельное направление деятельности) и прогноза развития, формулирует текущие и перспективные цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Образно говоря, речь здесь идет об определении того, "где мы находимся в настоящее время, куда хотим двигаться и как собираемся это делать".

Практическое воплощение замыслов, содержащихся в планах, программах и стратегиях берет на себя организационная функция, которая реализуется в единстве двух процессов – формирования структуры и организации упорядочения способов использования имеющихся ресурсов. Организация пронизывает весь процесс управления и реализуется через:

• создание структуры и системы управления, обеспечивающих внутреннюю согласованность всех элементов организации;

• определение форм разделения труда, прав и обязанностей исполнителей;

• проектирование системы коммуникаций;

• группировку задач для определения видов работ и их распределения по соответствующим подразделениям;

• разработку принципов мотивации;

• создание необходимого организационного климата, стимулирующего эффективную работу;

• составление организационных планов;

• регламентацию, разработку правил, норм и нормативов;

• расстановку работников, организацию текущей работы с ними;

• анализ и обобщение организационного опыта;

• организационное проектирование и пр.

Доведение до сведения каждого субъекта того, что и как тот должен делать для достижения поставленных целей, берет на себя распорядительская функция. В ее основе находится субординация – служебное подчинение старших младшим (существует между подразделениями, руководителями и специалистами разных уровней).

Распорядительство по А.Файолго состоит в том, чтобы в совершенстве знать работников, увольнять нерадивых, подавать положительный пример, активизировать, воспитывать, проводить совещания, обеспечивая этим выполнение задания. Ее успешная реализация требует хорошего знания менеджером подчиненных, личных контактов и демонстрации им собственного примера.

Распорядительство предполагает:

• оформление организационно-распорядительных документов и доведение их до исполнителей;

• разъяснение;

• конкретизацию задач;

• назначение ответственных;

• контроль;

• оценку.

Осуществление целей организации происходит посредством совместной деятельности субъектов, которую нужно координировать: объединять в единое целое, упорядочивать, согласовывать во времени и пространстве путем установления рациональных коммуникаций и обмена информации между ними. Это обеспечивает необходимый уровень сотрудничества участников, согласованность и единство их совместных действий и тем самым облегчает реализацию всех остальных функций.

Координация может осуществляться формальными и неформальными методами, на одном уровне (по горизонтали) и разных (по вертикали) с помощью различных инструментов (руководителя, специальных групп, личных неформальных контактов и пр.).

Координация обеспечивает согласованность действий внутри системы и между системой и средой путем синхронизации во времени и пространстве усилий субъектов, их интеграции в единое целое, что позволяет быстро и оперативно достигать поставленных целей.

В соответствии с характером решаемых задач выделяют следующие типы координации:

• превентивную, предотвращающую появление проблем;

• устраняющую, связанную с ликвидацией перебоев в хозяйственной системе;

• регулирующую, направленную на поддержание установленной схемы взаимодействия субъектов;

• стимулирующую, способствующую совершенствованию их поведения.

Координирующее воздействие должно быть системным, минимальным по объему, непротиворечивым (не порождающим взаимоисключающие эффекты).

Результаты деятельности организации, подразделения и отдельных лиц требуется время от времени проверять, оценивать и корректировать. Кроме того, необходимо заблаговременно выявлять надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки, отклонения от существующих стандартов. Все это составляет содержание контрольной функции менеджмента, реализация которой создает основу не только совершенствования работы, но и поощрения сотрудников.

Ни одна задача не будет успешно решена качественно и с минимальными затратами, если субъекты не будут в этом заинтересованы. Отсюда вытекает еще одна важнейшая функция менеджмента, выделившаяся из распорядительства – мотивационная. Она концентрируется на определении интересов работников (а последние часто сами не знают, чего хотят) и выборе наиболее подходящего в данной ситуации способа воздействия на них. Это позволяет обеспечить максимальную активность персонала и менеджеров в процессе достижения поставленных целей.

Роль информационной функции предопределяется тем, что информация является предметом и результатом управленческой деятельности. Поэтому последняя начинается с ее сбора, обработки, анализа (в том числе мгновенно в голове менеджера).

В задачу информационной функции входит также создание и пополнение базы данных, определение объема необходимых сведений; предоставление их всем нуждающимся в удобной для использования форме.

В эпоху НТР в мире происходят стремительные изменения, к которым нужно постоянно приспосабливаться. Поэтому сегодня важнейшей функцией менеджмента становится развитие всех сфер и сторон деятельности организации – ее структуры, системы управления, продукта, отношений с окружением, а главное – персонала.

Перечисленные общие функции приобретают конкретную специфику, реализуясь на каждом уровне управления (организация, подразделение, индивид) и в каждой его сфере (производственная деятельность, персонал, финансы, рынок, снабжение и сбыт, нововведения и пр.) применительно к какому-либо конкретному объекту управления.

Все общие функции дополняют друг друга и создают единую систему менеджмента.

В составе специфических функций можно выделить:

В зависимости от организационной роли:

1. Функции интеграции (объединение).

2. Функции дифференциации (разделение, выделение, обособление, специализация).

В зависимости от направленности:

Интрафункции (ориентированы на внутреннюю среду).

Инфрафункции (ориентированы на внешнюю среду).

В зависимости от временного горизонта:

• стратегическая;

• тактическая;

• оперативная функции.

В зависимости от целей:

1. Ситуационную функцию, которая заключается в:

• поддержании устойчивости и работоспособности организации;

• восстановлении постоянно нарушаемого равновесия и гармонизации взаимодействия между отдельными ее элементами, ею в целом и внешней средой;

• организации деятельности работников, направление их усилий на достижение поставленных целей.

2. Стратегическую, которая обеспечивает развитие и совершенствование организации, перевод ее в качественно и количественно иное состояние.

С точки зрения процесса управления можно выделить:

1. Функцию принятия управленческого решения.

2. Функцию реализации решения.

3. Функцию контроля и корректировки решения.

От функций менеджмента нужно отличать функции должностей и подразделений, вытекающие из рационального разделения управленческого труда. Они характеризуются количеством, числом субъектов, их непосредственно реализующих; степенью автономности и регламентации; возможностью дублирования и пр.

На высших "этажах" организации к таким функциям относятся, например, общее и стратегическое руководство; на низовых – управление людьми и производственной деятельностью.

Если функция управленческой должности не соответствует специфике объекта, она считается несвойственной и подлежит передаче другому исполнителю.

Если функция уже выполняется иным субъектом, то для данного она является дублирующей и ее реализация ведет к росту затрат, как и бесполезной функции, не отражающей сущности объекта, его назначения.

Еще более увеличивает затраты на управление осуществление вредной функции, которая, в отличие от предыдущей, эффективность объекта снижает.

Поэтому все рабочие функции должны постоянно корректироваться и по содержанию, и по форме реализации, и по степени важности.