5.7.2. Указатели

           Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:      

Фрагмент документа	ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
П. 136	Указатель (архивный): архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

           Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел. Указатель как самостоятельный справочник строится по такой же методике [13, с. 74-85].            Указатели как самостоятельные справочники по типу организации в них информации разделяют на предметно-тематические и структурные.            Внутри каждого типа выделяют виды указателей. К предметно-тематическим относят систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности: географический и именной.            Разновидности предметных указателей, в свою очередь, могут быть как общими (географический и именной), так и специальными (указатели видов документов, учреждений, географических названий и др.).            К группе структурных указателей относят такие виды, как структурный, отраслевой, функционально-производственный (приложение 5.7).            Указатели структурной группы обычно составляются к описям фондов, имеющих сложную структуру, которая не отражает функции организации (Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. С. 72-74 [13]).            По форме различают указатели листовые или карточные. Электронные указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел).            Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые в зависимости от комплексов документов, к которым они составлены.            Примеры разработанных указателей в ряде федеральных архивах приведены в приложении 5.8.      

5.7.3. Тематические перечни документов и базы данных

           В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:      

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982
П. 354	Тематический перечень документов - вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных

           Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.            Таким образом, перечни документов в зависимости от цели создания могут быть двух видов: инициативные (составляемые архивом) и по запросам пользователей (физических или юридических лиц).            Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.            Методика составления перечня зависит от цели его создания и комплекса документов, включенных в него. Первым этапом создания перечня является разработка схемы его построения (хронологическая, структурная, отраслевая, функциональная, номинальная).            После того как выбрана схема построения перечня, проводится отбор документов и дел, о которых сведения представлены набором информационных характеристик:            вид документа или дела;            автор;            корреспондент;            содержание;            территория;            время.            Кроме этого в заголовке указывается подлинность или копийность документов, их автографичность, форма доступа. Например: С - секретно; СС - совершенно секретно; ОС - особо секретно.            Кроме традиционных элементов, применяемых в заголовках документов и дел, в перечне допустимо использование таких приемов, как аннотирование, пересказ и цитирование содержания документов.            После каждого заголовка документов и дел в перечне обязательно указываются поисковые данные, состав которых обусловлен типом перечня.            В межархивных перечнях в составе поисковых данных будут указаны: название архива, номер фонда, номер дела, номер листа; в межфондовом перечне - номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа; во внутрифондовых перечнях указываются номер описи, номер дела, номер листа.            Как правило, поисковые данные указываются в круглых скобках, как и в обзорах документов.      

*** 

           Например, в 1995 г. был опубликован аннотированный перечень документов, представленных в Конституционный суд Российской Федерации по "Делу КПСС" (приложение 5.9).            В справочнике описано около шести тысяч документов из фонда-коллекции N 89 Центра хранения современной документации (ЦХСД). Документы в коллекцию поступили из ЦХСД (бывшего архива Общего отдела ЦК КПСС), Архива Президента РФ (бывшего Архива Политбюро ЦК КПСС), Центрального архива Федеральной службы безопасности РФ (бывшего Центрального архива КГБ СССР), Архива внешней политики РФ (бывшего Архива внешней политики СССР), Архива Государственной думы РФ (бывшего Архива Верховного Совета СССР), Российского центра хранения и изучения документов новейшей истории (бывшего Центрального партийного архива ИМЛ при ЦК КПСС), Государственного архива РФ (бывшего Центрального государственного архива Октябрьской революции, высших органов государственной власти и управления СССР).            В ГАРФе были подготовлены перечни по следующим темам:            экономическое и культурное развитие регионов России;            развитие отдельных отраслей промышленности и сельского хозяйства;            история промышленных предприятий;            история республик и городов России;            история народов России;            музейное строительство и охрана памятников культуры;            международные связи;            взаимоотношения церкви и государства;            персоналии;            Великая Отечественная война (1941-1945);            культура, здравоохранение, туризм;            международные отношения;            отношения Советского Союза с отдельными странами;            персоналии;            юбилейные даты;            В РГАЭ в СНСА тематические перечни представлены следующими наименованиями:            история тяжелого, энергетического и транспортного машиностроения, автомобилестроения, судостроения, гражданской авиации, ветеринарии, потребительской кооперации;            строительство Вахшской оросительной системы;            история Карагандинского угольного бассейна;            история первых колхозов;            организация и проведение восстановительных работ на предприятиях, подвергшихся разрушению в период Великой Отечественной войны (1941-1945);            история исследования и освоения Севера в послевоенный период и др.      

Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. - М., 1994. С. 17, 20, 60-61. 

           Базы данных. Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.      

*** 

           Например, в ГАРФе разработаны и функционируют автоматизированные базы данных:            перечень фондов ГАРФ - 3065 записей;            история еврейского народа в России - 1,5 тыс. записей;            история национально-государственного строительства в СССР - 4,5 тыс. записей;            история Советского государства (25 октября 1917 - июль 1918) - 2,5 тыс. записей;            международные связи России и СССР - 0,5 тыс. записей;            особые папки в фонде МВД СССР - 4 тыс. записей;            спецлагеря НКВД СССР - 1,5 тыс. записей;            фонды ГАРФ по истории РСФСР - 609 записей (путеводитель);            история государственных учреждений РСФСР (содержит сведения по истории учреждений культуры независимо от места хранения документов - Комитета по делам культпросветучреждений при Совмине РСФСР (1938-1953), Министерства по делам кинематографии) - 1,6 тыс. записей;            церковь и государство (1917-1930) - 1,2 тыс. записей;            история еврейского народа в России (1917-1948) - 4,5 тыс. записей;            В РГАЭ имеются следующие автоматизированные базы данных:            сведения по истории учреждений - 2460 записей;            сведения о картотеках по личному составу - 1520 записей;            краткий справочник фондов РГАЭ и система указателей к нему - 9500 записей.      

Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат . - М., 1994. С. 17, 20-21, 61. 

           Основные вопросы истории, современного состояния, перспектив развития, методики составления рассматриваются в рамках учебной дисциплины, посвященной информационным технологиям в архивном деле.      

Приложения 

     Приложение 5.1 

     Типология справочных средств государственных и муниципальных архивов 

     Приложение 5.2 

     Типы и виды справочных средств в государственном и муниципальных архивах 

     Приложение 5.3 

     Системы каталогов и делопроизводственных картотек государственных архивов 

           Государственный архив Российской Федерации:            систематический;            именной (деятели РСДРП, литературы и искусства, национальных культур);            предметно-тематический, по документам личных фондов государственных и политических деятелей России.            В архиве имеются также делопроизводственные ведомственные картотеки:            Ф. 58. Московское губернское жандармское управление: именная.            Ф. 63. Отделение по охранению общественной безопасности и порядка в Москве (охранное отделение): именная.            Ф. 102. Департамент полиции Министерства внутренних дел:            предметная;            именная.            Оп. 265. Опись перлюстрированных писем: именная.            В Российском государственном архиве военно-морского флота в системе каталогов кроме систематического, предметно-тематического и именного имеется специфический каталог корабельного состава флота.            В Российском государственном архиве экономики также наряду с традиционными видами имеется каталог по истории учреждений.            Наибольшим видовым разнообразием отмечается система каталогов в Российском государственном архиве кинофотодокументов, что обусловлено спецификой хранящихся у них документов:            систематический:            досоветский период;            советский период;            именной (лиц, изображенных в кинокадрах):            досоветский период;            советский период;            фильмовый (алфавитный, на все фильмы и спецвыпуски, хранящиеся в архиве);            журнальный (алфавитный, периодических кинопроизведений);            режиссерский (алфавитный);            операторский (алфавитный);            студийный (алфавитный, киностудий, продукция которых хранится в архиве);            хронологический (по годам выпуска кинопродукции) [6, с. 11, 12, 52, 83].      

Приложение 5.4