1. Мәліметтер қоры. Мәліметтер қорын басқару жүйесі

1. Мs Access ортасында кестемен жұмыс жасау жолдары

Microsoft Access – бұл деректер қорын басқару жүйелерінің құрамына енетін және Microsoft Office XP пакеті өнімдерінің бірі болып табылатын бағдарлама. Бұл Access бағдарламасы деректер қорының кестелеріне деректерді енгізуді, оларды сақтауды және тасымалдауды, сонымен бірге осы ақпараттың жиынтығынан маңызды бизнес – шешімдер қабылдау үшін қажетті деректерді алуды қамтамасыз етеді [1].

Microsoft Access қосымшасына қатысты деректер қоры - бұл кестелер, сұраныстар, формалар, есептер, беттер, макростар және модулдер сияқты обьектілердің жиынтығы.

1. Формалар. Формалар деректер қорындағы кестелердің жекелеген жазбаларымен жұмыс істеу үшін қолданылады. Форманың көмегімен кестеге ақпараттарды енгізуге, редакциялауға және өшіруге, сонымен бірге деректерге енуді шектеуге және тек оларды көру режимінде бейнелеуге болады.

2. Сұраныстар. Деректер қорының кестелерінен белгілі бір шартқа сәйкес келетін деректерді бөліп алу мүмкіндігін беретін қуатты деректерді басқару құралы. Сұраныстардың көмегімен бір немесе бірнеше кестедегі жазбаларды жаңарту немесе өшіру процесін автоматтандыруға, сонымен бірге кестеде сақталатын мәндерге негізделген есептеулер орындауға болады.

3. Есептер. «Баспаға беру» сөзімен тығыз байланысты, себебі олардың негізгі міндеті – деректерді электронды формадан, өзгермейтін соңғы қағаз түріндегі өнімге түрлендіру болып табылады. Access есептерін генерациялау құралдары нәтижелік есептеулердің мәнін және форматталған деректерді ұтымды түрде, сонымен бірге графиктер және диаграмма түрінде баспаға шығару мүмкіндігін береді.

4. Деректерге ену мүмкіндігін беретін беттер. Microsoft Access Деректер қорында сақталатын деректерге ену үшін «интерфейс» ролін HTML – беттері атқарады. Мұндай беттермен Internet немесе intranet арқылы қарым – қатынас жасай отырып кестелерді көруге және ақпарат енгізуге, сонымен бірге есептерді генерациялауға болады.

Деректер қорының барлық обьектілері ( деректер қорында 32768 обьектке дейін бола алады), яғни кестелер, сұраныстар және есептер, жалпы бір файлда, деректер қорының файлында .mdb тіркеумен сақталады.

5. Кесте. Бұл нақты тақырып бойынша деректер жиынтығы. Кестенің деректері жеке өрістерден (бағандардан) тұратын жазбаларда (жолдарда) сақталады. Ms Access деректер қорындағы барлық деректер кесте түрінде сақталады.

6.Макрос. Деректер қорының нақты бір амалының орындалуын бағдарламалаудың көмегінсіз автоматтандырады [2].

4

7.Модуль. Деректер қорын баптау, безендіру және кеңейту үшін қолданылатын Visual Basic тіліндегі бағдарламалардан тұрады.

Сонымен Деректер қорының терезесі алты батырмадан тұрады. Олар: кестелер,сұраныстар, формалар, есептер, макростар және модулдер. Бұлар қордың жалпы файлында сақталатын жеке обьектілер [3].

Жүйелі мәзір пиктограммасы. Ол негізгі терезенің сол жақ жоғарғы бұрышында – кілт бейнесінде орналасқан. Бұл мәзірдің көмегімен программаның негізгі терезесінде стандартты амалдарды, мысалы, терезені жинау/ашу, жылжыту, бұрынғы өлшеміне қайта оралу немесе жабу орындауға болады.

1. Қызметші тетіктер. Барлық негізгі терезелердің міндетті элнменттері болып табылады және терезенің оң жақ жоғарғы бұрышына орналасады. Онда мынадай тетіктер бар: Свернуть, Восстановить/Развернуть, Закрыть.

2. Мәзір жолы. Тақырып жолы мен саймандар тақтасының арасына орналасқан. Олар: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Бұл жарлықтарды тышқанның көмегімен және пернетақтадағы Alt + <aсты сызылған әріп> арқылы орындауға болады. Қолдану ыңғайлы болуы үшін мәзірдің көптеген жарлықтары саймандар тақтасындағы тетіктер көмегімен қайталанып берілген [4].

3. Саймандар тақтасы. Мәзір жолының астында саймандар тақтасы орналасады, олардың құрамы әрбір жұмыс режиміне қорының саймандар тақтасы пайда болады. Басқа саймандар тақтасын таңдау үшін Вид >> Панель инструментов жарлығын немесе тышқанның оң жағымен саймандар тақтасына басып Настройка жарлығын орындаңдар.

4. «Задать вопрос» өрісі. Бұл Access 2002 ұсынған жаңалықтардың бірі. Аты айтып тұрғандай Access- тің анықтамалық жүйесінің қажетті деректерге ену мүмкіндігін береді.

5. Деректер қорының терезесі. Деректер қорын ашқанда экранда бейнеленеді және деректер қорының обьектілеріне қатысты барлық әрекеттерді орындау және бағыттау мүмкіндіктерін береді.

6. Көмекші. Сұрақтарға қажетті анықтамалық ақпаратты тауып беретін интерактивті ассистент.

7. Қалып-күй жолы. Программа терезенің ең төменгі жағына орналасады. Мұнда жарлықтардың орындалу барысы туралы және жүйенің екпінді қалып-күйі туралы хабар пайда болады. Жүйеге қолданушының жарлығын орындауға дайын болса, бұл жолда Готово хабары тұрады.

8. Деректер қорын жобалау кезеңдері [5]

Деректер қорының кесте, форма және есеп беру сияқты обьектілерін құру үшін алдымен олардың жобасын құрып алу қажет болады. Жобаның негізгі міндеті, оны жүзеге асыру үшін қажет болатын нақты, дәл жол таңдау болып табылады. деректер қоры күрделі обьект – сондықтан оны жоспарлауға кеткен уақыт, оны жасау мерзімін мейлінше қысқартуы мүмкін. Деректер қорының ойластырылған құрылымының болмауы, деректер қорына қайта – қайта өзгерту енгізу мен оның обьектілерін қайта баптауға алып келеді.

5

Деректер қорының шебері бізге, форма, сұраныс немесе есеп сияқты обьектілерді құру мүмкіндігін беретін еді. Ал кесте құру шебері бір кестенің құрылымын, яғни кестеге деректер енгізудің қарапайым формасын береді.

Шебер іс жүргізу бағытында қолдануға арналған 25 кестеден тұратын дайын өрістердің үлкен жиынтығынан және жеке қолдануға арналған 20 кестеден тұрады [6].

1. Қолжетімді дайын шаблондар (Доступные шаблоны) беріледі, сол шаб- лондардың ішіндегі Жаңа мәліметтер қоры (Новая база данных) командасын таңдап, Құру (Создать) командасын басу керек (сурет 1).

Сурет 1. Жаңа мәліметтер қорын құру

Кесте құру шеберін шақырудың екінші жолы мынадай:

1. МҚ терезесінде Создать тетігіне шертіңдер.

2. Access – тің негізгі менюінде Вставка >> Таблица нәтижесінде пайда болған Новая таблица терезесінде Мастер таблиц пунктін таңдап ОК тетігіне басу керек.

3) Шебер терезесіндегі Деловые және Личные деген кесте үлгілерінің бірін және кестелер түрінің қажеттісін таңдау керек.

4) Образцы полей тізімінің өрістерінен жаңа тауарлар кестесі үшін қажетті өрістердің аттарын Поля новой таблицы тізіміне көшіңдер. Ол үшін > тетігіне басу керек [7].

Мұндағы:

«>>» тетігі- Образцы полей тізіміндегі барлық өрістерді жаңа кестеге кірістіреді;

«<» тетігі- бұрын ендірілген өрісті жаңа кестедегі өрістердің тізімінен алып тастайды;

«<<» тетігі- өрістерді таңдауды қайта бастау үшін жаңа кестедегі өріс аттарын түгел өшіру үшін қолданылады;

6

2. Кестені конструктор режимінде құру

Бұл тәсіл бойынша кесте үшін өрістердің тізімін анықтауға, деректер типін таңдауға, әрбір өріс үшін қасиет тағайындауға және өріске сипаттамалар енгізуге болады (сурет 2).

Сурет 2. Кестені конструктор режимінде құру

Кестенің типін өзгерту үшін осы терезенің «Мәліметтер типі» бағанынан өріс қатарында орналасқан ұяшықты таңдау керек. Оның оң жағында тілсызық түймесі пайда болады. Оны шертіп, ашылған тізімнен (сурет 3) қажетті типті таңдаса болғаны. Конструктор режимі терезесінде Тапсырыс нөмірі, ЖСН, Лауазымы, Ұялы байланыс өрістерін Access мәтіндік тип түрінде сипаттауы мүмкін. Оларды сандық типке ауыстыруға болады.

Ө рісті кілттік ету үшін көрсеткішті атауының үстіне әкеліп,тышқанның оң түймесін шерту керек. Көрінген жанама мәзірден Кілттік өріс қатарын шерту жеткілікті (не аспаптар панелінің Кілттік өріс түймесін шертуге болады). Кілттік етілген өріс атауының сол жағына (шеттік бағанға) кілт белгісі орнатылып қойылады [8].

Сурет 3. Мәліметтер типі

7

Өрістің типін беру үшін «Мәліметтер типі» бағанындағы сәйкес ұяшықты шертіңіз. Таңдалған ұяшықтың оң жағында пайда болатын тізім символын ашып, керекті типті таңдаңыз. Әр өріске қасиеттер беріңіз (қасиеттер тізімі мәліметтердің таңдалған типіне тәуелді болады).

Сандық типті өріс қасиеттерін орнату. Сандық өрістер бүтін не нақты типтер енгізетін өрістер болып екіге бөлінеді. Конструктор режимінде бүтін сандық таңдалған кезде Жалпы (Общие) панелінің (қондырмасының) пішіні суретте 4-те кескінделген. Ал сандық өріс өлшемі сурет 5 - те берілген.

Сурет 4.Сандық қондырма өріс қасиеттері енгізілген қондырма

Cурет 5. Сандық өріс өлшемдері

- Өріс өлшемі (Размер поля) – берілген өріс үшін кесте бағанының

тақырыбын анықтайды [9].

- Өріс өлшемі - өрістердің максимальды өлшемін береді. Сондықтан мәліметтерге өріс өлшемі төмендегідей болады:

• байт – 0-ден 255-ке дейін бүтін сандар, сақтау кезінде 1 байт орын алады.

• бүтін (целое) – -32768 -ден 32767 -ге дейінгі бүтін сандар, 2 байт орын алады.

• Ұзын бүтін (длинное целое) - -2147483648 -ден 2147483647 -ге дейінгі бүтін сандар, 4 байт орын алады.

• Жылжымалы нүктелі (с плавающей точкой) (4 байта) – «-3,4*1038-ден 3,4*1038-ге» дейінгі 6 таңбалы дәлдікке дейінгі сандар

• Жылжымалы нүктелі (с плавающей точкой) (8 байта) – «-1,797*10308-ден 1,797*10308 -ге» дейінгі 10 таңбалы дәлдікпен берілетін сандар

8

Қондырмадан өріс форматы мен ондық таңбалар санын орнату қатарларын таңдап , қатарда көрінген тілсызық түймесін шерткен кезде көрінетңн тізімдер сурет 6-7-де көрсетілген.

Сурет 6. Сан форматы

Сурет 7. Ондық таңбалар саны

Кестелер арасында байланыс орнату. Бастапқы және сыртқы кілттік өрістер. Мәліметтер қорының бірдей атаулы өрістері бар кестелерді байланыстыру және олардың кілттік етілген кейбір өрістерін пайдаланып, басқа кесте құру - Access-тің негізгі ерекшеліктернінің бірі. Негіздік кестені басқаларымен байланыстыру үшін оның мәндері қайталанбайтын (бірегей) кілттік өрісі болуы және басқа кестенің осы атаулы өрісі болуы тиіс (бірегей кілттік өрісті бастапқы (первичный) кілттік өріс деп атайды). Ол ұзын сандық типті кілттік өріс болуы міндетті [10].

Кестелерді байланыстыру жолы:

1. Аспаптар панелінің Мәліметтер схемасы (Схема данных) батырмасын шертіп не Сервис - Мәліметтер схемасы командасын беріп , осы атаулы терезені ашу.

2. Мәзір арқылы Байланыстыру - Кестені қосу командасын беріп не аспаптар панелінің «Кестені қосу» батырмасын шертіп, кесте атауларының тізімі енгізілген «Кестені қосу» терезесін шығару. (Егер кестелер арасында байланыс болмаса, Мәліметтер схемасы терезесі ашылған кезде «Кестені қосу» терезесі бірге ашылады).

3. Соңғы терезеден байланыстыратын кесте атауларын таңдап, «Қосу» түймесін шерту. Таңдалған кестелер Мәліметтер схемасы терезесіне кірістіріліп қойылады.

   

   9

4. «Кестені қосу» терезесін жабу.

5. Жылжыту және Қалдыру әдісі бойынша көрсеткішті Тапсырыс кестесінің кілттік Код тапсырыс өрісінен Дәмхана кестесінің Код тапсырыс өрісіне жылжытып әкелу.Төменінде «Қатынас типі: «Бірі - Көбіне » жазуы орналасқан «Байланыстар» атаулы сұхбаттық терезе көрінеді (сурет 8).

Сурет 8. Байланыстар терезесі

Терезенің «Берілгендер тұтастығын қамтамасыз ету» ауыстырып қосқышын орнатып, «Біріктіру» батырмасын шерткенде, «Біріктіру параметрлері» сұхбат терезесі көрінеді [11].

Терезеде «Тапсырыстың барлық жазбалары мен Авторларының байланыстырылған өрістері бірдей жазбаларын біріктіру» ауыстырып қосқышын орнатып, ОК түймесін шерту. «Байланыстар» терезесі көрінеді.

Оның «Құру» түймесін шерту. Кестелер сызық арқылы «Код тапсырыс» өрістері бойынша байланыстырылып қойылады (сурет 9).

Сурет 9. Код өрісі

3. Кесте режимінде кесте құру .

Ол үшін:

1. МҚ терезесіндегі Таблицы>>Создание таблицы путям ввода данных.

2. Жаңа кестедегі өрістердің аттарын беру.Ол үшін қажетті бағанның (Поле1, Поле2 және т.б.) атына екі рет шертіңдер және өріс атын теріңдер.

   

   10

3. Өріс аттарын беріп болған кестеге Деректерді енгізуге болады.

4. Деректер көбірек енгізілсе, прогамма Деректердің типін және өлшемін дәлірек анықтайды.

Өріс типін өзгерту және кестені қайта ұйымдастыру.

Access қосымшасының көмегімен жаңа өріс қосуға, өрісті жоюға, кестедегі өрістердің орнын ауыстыруға, өрістің өзін және қасиетін модификациялауға болады [12].

Өріс аттарын өзгерту .

Кесте өрісінің атын өзгерту үшін өріс атына екі рет шертіп, және жаңа атты енгізуге болады.

Өрістің типтерін және өлшемдерін өзгерту.

Мұндай өзгертулер кестені жобалау кезеңінде жүргізілсе, оның зияны жоқ, ал форма, есеп, сұраныстар құрылып, кейбір Деректерді есептеу үшін өрнектер анықталып қойған болса және кестеге Деректер орналастырылған болса, онда бұл процесс мейлінше күрделі болады.

Текстік типі үшін түрлендірулер.

Текстовый типіндегі өрісті Поле Мемо типінде өзгертуге болады.Себебі текстік өріс 255, ал Мемо типі – 65536 символ мүмкіндікке ие, яғни өзгерткенде шығын болмайды. Ал керісінше Поле Мемо типінен Текстовый типіне өзгерткенде артық символдарды, яғни 256 –дан бастап қиын тастайды.

Егер текстік өрісте сандық немесе қаржылық шамалар сақталған болсын. Енді оларды Текстовый типінен Числовой немесе Денежный типіне өзгертуге болады [13].