2. Ms Access ортасында есеппен жұмыс жасау

12

Есеп – бұл деректер қорындағы ақпараттарды, қабылдау үшін және жұмыс істеу мейлінше ыңғайлы болатындай түрде экранға немесе қағаз бетіне шыға -руды қамтамасыз етеді. Егер басқа обьектілер, мысалы кестелер мен формалар деректерді енгізуді сұраныстар – деректерді реакцияларды және қажетті жазба -ларды іздеуді қамтамасыз етсе, есеп беру қызметі арқылы кестелерде сақталатын маңызды деректер электронды және қағаз түріндегі тасымалдаушылар арқылы басқа адамдарға қолдану үшін ұсынылады [18].

Есептерде бір немесе бірнеше кестеден, сұраныстардан деректер болуы мүм- кін. Олар бір бетті және көпбетті болуы мүмкін. Есептерге графиктерді және суреттерді орналастыруға, беттерді нөмірлеуге және есептелінетін өрістердің мәндерін шығаруға болады.

Есептердің мынандай түрлері бар:

1. «В столбец». Мұндай, форманы еске түсіретін есепте барлық өрістер экранға баған түрінде бейнеленеді. Әрбір сол жағында оның Подьпис қасиетін көрсетілген мән бейнеленеді. Өрістер кез келген тәртіппен реттеледі, есептің бір бетінде бір немесе бірнеше жазбалар орналасады.

2. Ленточный. Мұндай есепте әрбір жазба жеке жолда, ол әрбір өріс – жеке бағанада шығарылады. Ленталы есептер деректерді бір немесе бірнеше өрістер бойынша топтау, сонымен бірге нәтижелік ақпаратты топ бойынша және толып есеп бойынша баспаға беру мүмкіндігін береді.

3. Почтовые наклейки.

Шебердің көмегімен пошталық жапсырмаларды баспаға беру үшін формат -талған есепті жылдам құруға болады. Әрбір мұндай тапсырма – бір жазбаның бірнеше өрістеріне орналасқан деректердің жиынтығы.

4. Графиктері мен диаграммалары бар есептер. Есепке Microsoft graph программасының көмегімен жасалынған графикті немесе диаграмманы қоюға болады.

Автоотчет немесе шебердің көмегімен құрылған есеп жетілдіруді қажет ете- ді. Біздің байқағанымыздай есептерді құру процесі көбінесе форма құруға ұқcас келеді. Есепте қолданылатын басқару элементтерінің қызметі формадағыдай жұмыс істейді.

Есептің жалпы құрылымы.Ол мынадай бөлімдерден тұрады:

1. Есептің тақырыбы. Есептің басында бір рет баспаға берілетін жалпы си -паттағы ақпараттан тұрады.

2. Жоғарғы колонтитул. Бұл бөлімде есептің әрбәр бетінің жоғарғы си -паттағы ақпараттан тұрады [20].

3. Топтың тақырыбы. Бұл жолда жазбаларын топтау орындалатын өріс көрсетіледі.

4. Төмендегі колонтитул. Бұл бөлімде әрбір баспа бетінде болатын ақпарат шығарылады: бет нөмірі, дата немесе кейбір нәтижелік мәндер.

5. Есептің ескертулер аймағы. Бұл бөлімде есептің соңында бір рет баспаға шығатын деректер орналасады.

2. Ms Access ортасында сұраныспен жұмыс жасау

Кеңейтілген фильтр толыққынды сұраныстың ықшамдалған нұсқасы болып табылады. Ол құралды оқып білудегі білім қоры бізді мейлінше қуатты және деректер қорынан қажетті ақпаратты алудың ұжымды тәсілі – сұраныстармен жұмыс істеуде қажет болады.

Сұраныстардың көмегімен бірқатар әрекеттерді орындауға болады:

1. 

   13

   Белгілі бір шартқа байланысты бірнеше жазбаларды өшіру.

2. Сұраныс нәтижесі бойынша жаңа кесие құру немесе деректерді бір кестеден екіншісіне көшіру.

3. Сұраныстардың көмегімен деректер қорының кестелері арасындағы байланыстарды ескеріп бірнеше ақпарат жинау.

4. Сұраныс құруда нәтижелік кестеге алдыңғы кестенің қандай өрістері қандай ретпен енетіндігін таңдауға болады [21].

Сұраныс жұмыс нәтижесі – бұл берілген шартты қанағаттандыратын жазбалар тобы. Бұл уақытша кесте, яғни деректер қорының обьектісі болып табылмайды, тек компьютердің жадысында сақталады.

Сұраныстың мынадай түрлері бар:

Таңдау сұранысы. Бір немесе бірнеше кестеден көрсетілген таңдау шартына сәйкес келетін деректерді таңдауды жүзеге асырады. Таңдау сұранысында группалық амалдарды қолданып деректерді топтауға болады немесе мысалы, қосындыны, орта мәнді және шартты қанағаттандыратын жазбалардың санын есептеуге болады.

Өзгерту сұранысы. Бір жалпы қасиеті бойынша біріктірілген сұраныстар тобы. Мұндай сұраныстың көмегімен жазбалар тобын өзгертуге болады. Мысалы, кестеге деректерді қосу, жаңарту және өшіру, сонымен бірге нәтижесінде жаңа кесте құру.

Жаңарту сұранысы. Бір немесе бірнеше кестедегі жазбалар тобы үшін деректерді жаңарту орындалады. Мысалы, мұндай сұраныстың көмегімен тауардың бағаларын 10 % төмендетіп жаңа мәнді тез айқындауға болады.

Қосу сұранысы. Бұл сұраныстың нәтижесінде бір немесе бірнеше кестенің соңына деректер қосылады.

Өшіру сұранысы. Шартқа сәйкес келетін жазбалар бір немесе бірнеше кестеден өшіріледі [22].

Параметрлі сұраныс. Бұл сұраныстың арнайы « интерактивті» түрі бар: Сұраныс орындалу алдында, экранда бір немесе бірнеше параметрлерді енгізу туралы хабармен диалогтық терезе пайда болады.

Фильтрлеу

Access -те  фильтрдің 4 түрі бар: ерекшеленген фрагмент бойынша фильтр, қарапайым фильтр, фильтр өрісі, кеңейтілген фильтр. Фильтрді қолдану нәтижесінде кестеден берілген шартты қанағаттандыратын деректер ғана экранға шығады. Фильтрлеу процесі кезінде алынған жазбалар жиынтығы нәтижелік жиынтық деп аталады.

Ерекшеленген фрагмент бойынша фильтр:

1. Кестені Кесте режимінде ашу.

2. Кесте өрісінде нәтижелік жиынтық жазбасы бар мәнді табу керек.

3. Осы мәнді ерекшелеп Аспаптар панелінде «Ерекшеленген фрагмент бойынша фильтр» батырмасын басыңыз немесе Жазбалар–Фильтр–Записи–Фильтр-Ерекшеленген фрагмент бойынша фильтр командасын орындаңыз.

Кесте бағанында іріктеу үлгісі жылдам табылмаса фильтр өрісі пайдаланылады:

14

1. Кестені Кесте режимінде ашу.

2. Фильтрленетін өрісте тышқанның оң батырмасын басу керек.

Контексті-тәуелді мәзірдегі Фильтр үшін... өрісіне іріктеу шартын енгізу керек (өріске тек нақты мәндерді ғана енгізіп қоймай, есептеуді қажет ететін өрнектерді де енгізуге болады).

3. Фильтрді қолдану үшін пернесін басу керек.

Қарапайым фильтрді қолдану үшін:

1. Кестені Кесте режимінде ашу.

2. Фильтрді өзгерту батырмасын басу керек немесе Жазбалар–Фильтр-Фильтрді өзгерту командасын орындау керек. Фильтрді өзгерту терезесі пайда болады.

3. Осы өрістің кез-келгеніне іріктеу шарты болып табылатын мәнді енгізуге немесе тізімнен таңдауға болады. Бірнеше өрістерге енгізілген шарттар «және» логикалық операторы көмегімен біріктіріледі. Шарттарды «немесе» операторымен біріктіру үшін форманың төменгі бөліміндегі «немесе» жарлығын шерту керек. Іріктеу шартын енгізу кезінде Access-те мүмкін болатын кез-келген өрнекті пайдалануға болады.

4. Фильтрді қолдану (Применение фильтра) батырмасын басу керек немесе Фильтр-Фильтрді қолдану командасын орындау керек.

Кеңейтілген фильтрді қолдану келесі ретпен орындалады:

1. Кестені Кесте режимінде ашу.

2. Жазбалар-Фильтр-Кеңейтілген фильтр командасын орындау керек. Кестенің өрістер тізімі және төменгі жағында бірнеше қатарлы бос бланкісі бар кеңейтілген фильтр терезесі шығады.

3. Фильтр бланкісінің өріс қатарына мәндері бойынша іріктеу жазбасы орындалатын өрісті жылжытып алып келіңіз.

4. Нәтижелік жазбалар жиынтығында сұрыптау болмайды. Қажет болса фильтр бланкісінің Сұрыптау (Сортировка) қатарына баған мәндерін шығару тәсілін көрсетуге болады. Бірнеше өрістерде сұрыптау ретін көрсету кезінде шеткі сол жақтағы баған жазбалары содан кейін келесі солдан оңға қарай әр баған жазбалары сұрыпталады.

5. Фильтр бланкісінде Іріктеу шарты (Условие отбора) қатарында және Немесе (Или, Or) қатарында кестеден таңдау шартын көрсету керек. Бір қатарда орналасқан іріктеу шарттарында And логикалық операциясы орындалады.

6. Фильтрді қолдану батырмасын басу керек немесе Фильтр-Фильтрді қолдану командасын орындау керек. Кестеге қолданылған соңғы фильтр жүйеде сақталып қалады. Кестені қайта ашу кезінде Аспаптар панеліндегі Фильтрді қолдану батырмасын басуға болады немесе сақталған фильтрді қолдануға арналған мәзір командаларын пайдалануға болады. Бір мезгілде бір кестемен фильтрдің тек бір түрі ғана байланысқан болуы мүмкін. Кез-келген фильтрді Жазбалар-Фильтрді алып тастау (Записи-Удалить фильтр) командасын орындап болдырмауға болады.

15