2. Информационное обеспечение коммерческой деятельности

1. Значение и содержание информационного обеспечения коммерческой деятельности

Информация — совокупность сведений, которые служат объектом сбора, хранения, переработки и передачи.

Коммерческая информация — совокупность сведений о состоянии ситуации на рынке товаров и услуг, которые служат объектом сбора, хранения, переработки и передачи.

Информационное обеспечение коммерческой деятельности — система сбора, обработки данных, позволяющих изучить ситуацию на рынке товаров и услуг в статике и динамике, измерить влияние определяющих ее факторов и выявить возможности управления ею в соответствии с выбранным стратегическим направлением.

Дня обоснования коммерческих решений, прогнозирования развития рыночной ситуации коммерческому предприятию важно располагать достаточным объемом разнообразной информации, которую по содержанию можно разделить на пять основных групп:

• информация о потребителях и мотивах их покупок;

• информация о товаре;

• информация о конкурентной среде;

• информация о конъюнктуре рынка;

• информация о потенциальных возможностях фирмы.

Главным источником получения коммерческой информации является комплексное изучение рынка путем проведения маркетинговых исследований, включающих как изучение рынка и его конъюнктуры, так и оценку возможностей предприятия.

Информация, полученная в результате комплексного исследования рынка, должна отвечать следующим требованиям:

• необходимость и достаточность по объему;

• своевременность получения и передачи;

• достоверность;

• полнота;

• сопоставимость.

Эти требования выполняются при создании информационной системы обеспечения данных коммерческой деятельности, представляющей собой систему сбора, накопления и обработки коммерческой информации о рынке товаров и услуг, для обеспечения эффективной деятельности предприятий в условиях рыночной экономики.

Это позволяет упорядочить поток коммерческой информации.

Коммерческая информация может быть получена на основе первичных и вторичных данных.

Первичные данные получаются в результате специально проведенных для решения конкретной проблемы полевых маркетинговых исследований; их сбор осуществляется путем наблюдений, опросов, экспериментальных исследований, выполняемых над частью общей совокупности исследуемых (выборкой), а также в результате устных бесед со специалистами в процессе деловых контактов, переговоров.

Под вторичными данными понимаются данные, собранные ранее из внутренних и внешних источников информации для целей, отличных от целей проводимого маркетингового исследования. Это, главным образом, сведения статистического, справочного, обзорного, аналитического, прогностического характера.

К внутренним вторичным источникам получения коммерческой информации относятся данные статистической и бухгалтерской отчетности предприятия, а также оперативного учета результатов коммерческой работы и др.

Из внутренних источников информации можно получить сведения об общем объеме товарооборота, его структуре, динамике, объеме закупок, размере товарных запасов, товарооборачиваемости, размерах дебиторской и кредиторской задолженности, выполнения договоров поставки, издержках обращения, рентабельности и т. д. На основании этой информации выявляются проблемы в коммерческой работе торгового предприятия, вырабатываются направления по ее совершенствованию.

К внешним источникам вторичной информации относятся сведения об изменениях, происходящих на рынке товаров и услуг. К ним относятся данные государственной статистики; статистическая информация и результаты ее обработки, публикуемая министерствами и ведомствами; материалы обследования домашних хозяйств; периодической печати; платная информация коммерческих исследовательских организаций и др.

При сборе коммерческой информации используют два основных метода:

• метод кабинетных исследований, предполагающий изучение вторичной информации в справочниках, периодических изданиях, конъюнктурных публикациях и т. д.;

• метод вне кабинетных, или полевых, исследований, предполагающий сбор первичной информации непосредственно у покупателей и потребителей товара, получаемой путем опроса, наблюдения, эксперимента и имитации.

Часть информации, имеющая исключительное значение для фирмы, может требовать особой защиты.

Это может быть информация, обеспечивающая экономическую безопасность фирмы, содержащая «ноу-хау», сведения и документы об изобретениях и рационализаторских предложениях и др. Такая информация относится к категории коммерческой тайны.

Коммерческая тайна - преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические интересы и сведения о различных сторонах производственной, торговой, управленческой, научно-технической, финансовой деятельности предприятия, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможными угрозами экономической безопасности фирмы.