23. Речевой этикет телефонного разговора.

Умение говорить по телефону – это один из важных аспектов культуры делового общения. Существуют некоторые обязательные правила этикета телефонного разговора.

Так, если звонят Вам, то, отвечая на телефонный звонок, следует: 1) поднять трубку до четвертого звонка телефона; 2) сказать Доброе утро (Добрый день), назвать организацию, которую Вы представляете, или свой отдел, представиться (сообщить фамилию и должность); 3) спросить: Чем я могу вам помочь? 4) если собеседник не назвал себя и причину своего звонка, выясните это с помощью фраз: Простите, с кем я говорю? Чем я могу вам помочь? Как Вас представить? 5) сконцентрироваться на разговоре и внимательно выслушать собеседника; 6) предложить перезвонить, если для выяснения деталей требуется время; 7) обычно телефонный разговор заканчивает его инициатор, но, если разговор явно затянулся, вы можете сослаться на невозможность продолжать его по уважительным причинам (при этом используются фразы: Извините, ко мне должны прийти… Не могли бы мы перенести наш разговор, сейчас у меня важная деловая встреча…); 8) использовать специальные бланки для записи телефонных разговоров.

Следует помнить, что есть выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось превратного представления. К подобным телефонным табу, в частности, относятся: 1) Я не знаю. Лучше сказать: Хороший вопрос. Разрешите, я уточню это для вас; 2) Мы не сможем этого сделать. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном; 3) Вы должны…. Рекомендуется говорить: В Вашем положении лучше сделать следующее… 4) Подождите секундочку, я скоро вернусь. Если Вам необходимо срочно отлучиться, попросите разрешения перезвонить в удобное для абонента время; 5) Нет, произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется.

Если звоните Вы: 1) уточните, говорите ли вы с той организацией, куда хотели позвонить; 2) назовите себя и причину вашего звонка; 3) если того, с кем вы договорились о телефонном разговоре заранее, нет на месте или он занят, попросите передать, что вы звонили, и оставьте информацию, когда и где вас можно легко найти; 4) если вы не знаете, в чьей компетенции находится интересующий вас вопрос, не стоит излагать суть тому, кто первым поднял трубку. Вежливо уточните, кто решает данный вопрос: С кем я могу поговорить по поводу…? 5) если необходимый вам человек отсутствует, поинтересуйтесь, когда лучше ему позвонить.

При телефонных разговорах не забывайте максимально уместно использовать формулы речевого этикета в соответствии с типичными ситуациями.

Речевой этикет играет важную роль в деловой переписке. Правильно составленные письма создают благоприятное впечатление об отправителе. Составителям деловых писем не следует побуждать адресата к спешке или навязывать желаемый исход, используя предложения типа: Прошу решить вопрос положительно.

24.Реклама в деловой речи.

В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, стремление к персонифицированному стилю изложения. Эта тенденция проявляется в первую очередь в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции. Широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Специфика рекламных писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требования, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливает необходимость творческого подхода к составлению писем; позволяет использовать языковые средства выразительности с целью привлечь внимание к излагаемой информации. Широко используются оценочные конструкции типа: безупречная работа, разумная ценовая политика, надежные (добрые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успешное (плодотворное) сотрудничество и т.п., повышающие эмоциональную привлекательность текста делового письма и придающие ему конструктивную тональность.

Основное требование к тексту рекламного послания (впрочем, как и к текстам деловых посланий других типов) – информативность и убедительность. Однако информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на интересы, практические потребности потенциального потребителя, заказчика, партнера. Кроме того, она не должна быть избыточной, так как это затрудняет ее восприятие. В то же время информативность Должна быть достаточной для удовлетворения интереса потребителя.

Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение (чаще всего одно), излагаемое, как правило, в заключительной части послания. Например:

При положительном отклике на наши предложения объем реализации Вашей продукции может быть доведен до 15 000 – 17 000 единиц в год, что делало бы целесообразным установление дилерских отношений.

С уважением Подпись

При составлении рекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно более четко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зрения ясности, простоты и тона изложения. Стилистические недочеты, приводящие к двусмысленности, безусловно, недопустимы в текстах рекламных деловых посланий, поскольку снижают их воздействующий эффект. Например:

…Гибкая система скидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать с Вашей продукцией на рынке нашего региона.

Приведенный фрагмент информационно-рекламного письма перенасыщен личными местоимениями (вашего, вашей, нам, нашего). Кроме того, многозначность глагола конкурировать создает двусмысленность высказывания. Из данного предложения не ясно, намерен ли автор послания соперничать с адресатом (производителем продукции), либо, продавая продукцию адресата, соперничать с другими торговыми фирмами региона.

Новые реалии жизни заставляют каждого, кто ищет работу, осваивать приемы саморекламы, запасаться письмами-рекомендациями, составлять резюме. В последнее время термин резюме употребляется в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». Именно это значение, пришедшее в нашу речь из американского варианта английского языка, все более устойчиво закрепляется за словом резюме (например, конкурс резюме, разослать резюме, подготовить резюме на русском и английском языках).

Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты, написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для его написания. Главная задача при составлении резюме – как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию.

Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, – это касается и образования, и опыта работы, и личных качеств, и характеристики дополнительных навыков. Типовое резюме включает:

– наименование документа;

– персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);

– адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

– наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

– основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организации, времени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);

– дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка);

– прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

– интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя;

– рекомендации (сведения о рекомендациях);

– дата написания резюме;

– подпись соискателя.

Говоря об информативности резюме, специалисты отмечают, что слишком долгий и однообразный перечень мест работы с сопутствующими датами и названиями организаций может произвести неблагоприятное впечатление на потенциального работодателя, так как в этом случае может сложиться впечатление об односторонности претендента в плане его профессиональной пригодности. Поэтому рекомендуют просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях. Например: Работал технологом в течение десяти лет на машиностроительных предприятиях или В 1992–1997 гг. – мл. экономист, экономист, ст. экономист управления фабрики «Орловский текстиль».