Вопрос№19. Документ. Типы и виды документов

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как "доказательство, образец, свидетельство».

Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют *личные и *официальные документы.

К ЛИЧНЫМ относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица.

ОФИЦИАЛЬНЫМИ считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом. В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации.

ВОПРОС№20. Библиографическое описание состоит из элементов, которые объединены в области в соответствии с их функциональным назначением. Элементы и области описания приводят в строго установленной последовательности. Сведения, относящиеся к разным элементам, но грамматически связанные в одном предложении, записывают в предшествующем элементе. Элементы библиографического описания подразделяются на обязательные и факультативные. Обязательные элементы составляют минимальный набор сведений, без которых невозможна идентификация издания. Факультативные элементы дают более широкую характеристику издания. Для разграничения элементов в библиографической записи применяют специальные разделительные знаки. Заголовок от описания отделяют точкой. Области описания отделяют друг от друга точкой и тире. Для более четкого разделения областей и элементов описания применяются пробелы в один печатный знак до и после разделительного знака. Исключение составляют знаки «точка» и «запятая»- пробел оставляют только после них.

Вопрос№21. Систематизация и хранение информации. Библиографическая карточка.

Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. документ архивный номенклатура каталогизация

Систематизация документов должна обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.

Информация, получаемая в ходе прочтения материала и предназначаемая для дальнейшего использования, может быть фиксирована в виде: плана, выписки, аннотации, конспекта.

Библиографическая карточка-карточка, содержащая библиографическое описание источника информации, сведения об авторе, заглавие, подзаголовочные данные (номер тома, жанр, читательское назначение), выходные данные (год и место издания, издательство), надзаголовочные данные (серия, учреждение, подготовившее издание), количественную характеристику источника (страницы, объем в учетно-издательских листах, тираж, цена), примечания (сведения о библиографии, иллюстрациях и т.д.). Библиографические карточки позволяют получить оперативную информацию о вышедших публикациях, используются для укомплектования справочно-информационных фондов)

ВОПРОС№22. Тезисы – основные положения текста, в них коротко, но четко выделены и сформулированы главные мысли автора по тому или иному вопросу.

По содержанию, по представленному в них материалу тезисы бывают первичным, оригинальным научным произведением либо вторичным текстом. Оригинальные тезисы пишутся как сжатое отражение собственного доклада, статьи автора. Вторичные тезисы создаются на основе первичных текстов, принадлежащих другому автору.

В тезисах кратко и логично излагается развитие темы. Каждый тезис освещает особую микротему. В отличие от плана, который даже в развернутой форме только называет рассматриваемые вопросы, тезисы должны раскрывать решение этих вопросов.

Логика изложения в тезисах должна быть по возможности обозначена формально и/или графически.

Формальное выражение логических взаимосвязей между тезисами может быть следующим:

• вводные слова в начале каждого тезиса (во-первых, во-вторых…);

• оппозиционные фразы (внешние факторы – внутренние причины);

• классификационные фразы (поле глаголов движения, поле глаголов действия, поле глаголов состояния).

Графически логика изложения может быть подчеркнута нумерацией каждого тезиса.

Стремление к краткости обусловливает в тезисах отсутствие, как правило, примеров, цитат, а также лаконизм стиля

ВОПРОС№23. План – это «скелет» текста, он компактно отражает последовательность изложения материала. Как форма записи обычно значительно более подробно передает содержание частей текста, чем оглавление книги или подзаголовки статей. План бывает простым и сложным.