Глава 3 работа кадровой службы с персональными данными работника на примере ооо «база производственного обслуживания»

3.1 Порядок работы кадровой службы с персональными данными работника

ООО «База Производственного Обслуживания» - специализированное предприятие в области ремонта и обслуживания всего спектра оборудования, применяемого при текущем и капитальном ремонтах скважин. Предприятие производит изготовление различных уровней сложности запасных частей к нефтепромысловому оборудованию. ООО «База Производственного Обслуживания» производит ремонт нефтепромыслового оборудования в условиях механических мастерских, оснащенных металлорежущим, кузнечно-прессовым оборудованием, грузоподъемными механизмами, стендами для разборки-сборки подземного оборудования капитального и текущего ремонта скважин.

В силу специфики своей деятельности обработкой персональных данных в ООО «База Производственного Обслуживания» занимается отдел кадров. Именно здесь хранится весь объем сведений о работниках. Вот почему процессы обработки, передачи и защиты конфиденциальной информации о работниках упорядочены, прежде всего, в этой службе.

Правила ведения конфиденциального делопроизводства применяются в первую очередь в отношении личных дел сотрудников, в которых содержатся персональные данные. Комплектация личных дел является наиболее сложной и ответственной работой, требует особой тщательности и аккуратности при оформлении.

Личные дела сотрудников хранятся строго отдельно от всех других документов в закрывающихся шкафах. Необходимо иметь в виду также то обстоятельство, что документы, включенные в состав личных дел, имеют разные сроки хранения. Для некоторых из них (приказов, личных карточек) установлены продолжительные сроки хранения и обязательное требование по их передаче в государственные архивы.

Отдел кадров ведет журнал учета, в который заносятся все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация о движении документов, включенных в личные дела, и самих личных дел. В таком журнале предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов (личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наименовании выдаваемых документов (личных дел). В присутствии лица, возвращающего личное дело, обязательно сверяется по описи наличие всех документов. Лица, получающие документы (личные дела) во временное пользование, не имеют права делать в них пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.

Принципиальным требованием правил работы с персональными данными является установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными данными, должно принять на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными, обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации.

Специалисты незамедлительно сообщают уполномоченным лицам об утрате ключей, печатей и штампов, предоставляют устные и письменные объяснения по фактам нарушения правил. В число ограничений входят также запреты на совершение определенных действий, которые могут повлечь утрату носителей информации или разглашение конфиденциальных сведений, в частности, на передачу персональных данных лицам, не имеющим к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения без служебной необходимости и пр. Перечень указанных обязательств отражен в Положении и должностной инструкции специалиста.

Более того, в соответствии с частью 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ условие о неразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих должностных обязанностей, может быть включено в трудовой договор с таким специалистом. В этом случае на работодателе лежит обязанность ознакомить работника с локальными нормативными актами предприятия, содержащими правила обработки и защиты персональных данных. Именно такая процедура доступа может быть использована в отношении специалистов кадровых служб.

Система защиты конфиденциальных сведений предусматривает проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с ними.

Как показывает опыт, применение только административных мер не гарантирует полноценную охрану конфиденциальных сведений. Надежность защиты зависит во многом от расстановки и внутрифирменного развития сотрудников. Кроме того, персонал - один из главных каналов утечки информации. Деятельность кадровой службы направлена на воспитание работников, допущенных к работе с персональными данными, выработку навыков работы с носителями конфиденциальной информации, закрытие бытовых каналов утечки данных. Здесь полезны индивидуальная беседа, предупреждение об ответственности, разъяснение юридических последствий разглашения информации.