5. Форматирование документов

Целью обработки любого текста является придание ему некоторого вида, облегчающего восприятие информации и подчиненного общепринятым правилам и стандартам.

Форматирование – придание документу внешнего вида.

Различают 3 иерархических уровня форматирования:

- форматирование символов;

- форматирование абзацев;

- форматирование страниц.

а) форматирование символов шрифта - команда Формат→Шрифт:

Вкладка Шрифт – гарнитура, начертание, размер, цвет и др.

Вкладка Интервал – расстояние между символами, положение символов относительно базовой линии строки, масштаб представления символов.

Вкладка Анимация – список эффектов.

б) форматирования абзаца - команда Формат→Абзац: выравнивание, отступы, межстрочный интервал.

в) к страничным форматам относятся: разрывы страниц и разделов; размер и ориентация бумаги; поля страниц; номера строк (Файл→Параметры страницы→Источник бумаги→Нумерация строк); колонтитулы; колонки; сноски.

6. Стили форматирования

Стиль - это набор параметров форматирования, который применяется к тексту, таблицам и спискам, чтобы быстро изменить их внешний вид.

Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования.

Пример. Вместо форматирования названия в 3 приема: размер шрифта 20 пт, полужирный шрифт Times New Roman, выравнивание по центру, то же самое можно сделать одновременно, применив стиль Заголовок1.

Различают 4 типа стилей: стили символов (а), абзацев (¶), списков ( ), таблиц ( ).

Технология применения стиля.

1. Выделить объект.

2. Выбрать стиль из списка стилей (в панели инструментов «Форматирование»).

Технология создание собственного стиля.

1. Отформатировать абзац-образец.

2. В поле выбора стилей на панели инструментов выделить название стиля (или выполнить Формат→Стили и форматирование).

3. Ввести с клавиатуры название нового стиля и нажать Enter.

7. Оформление таблиц

Таблица – вид форматирования документа, подчиненный специальным правилам.

Под таблицей понимается ячейка или группа ячеек, образованных пересечением строк и столбцов таблицы. Таблица предназначена для структурирования данных с целью облегчения их восприятия.

Минимальная учетная единица таблицы – ячейка. Ячейка может содержать символы, абзацы, элементы форматирования, графику и т.д.

Добавление таблицы в документ

1) разбиение пустой сетки таблицы с помощью команды Таблица→Добавить таблицу.

2) рисование таблицы с помощью кнопок панели инструментов «Таблицы и границы».

3) преобразование существующего текста в таблицу.

Технология создания таблицы путем преобразования текста:

- ввести текст, разделяя будущие ячейки таблицы с помощью табуляции;

- выделить текст, который необходимо преобразовать в таблицу;

- включить отображение сетки таблицы с помощью команды Таблица→Линии сетки;

- выбрать команду меню Таблица→Преобразовать текст.

В любом случае надо определить количество столбцов и строк добавляемой таблицы.

После добавления таблицы в документ необходимо выполнить ее форматирование и модификацию.

Форматирование таблицы состоит из 2-х этапов:

1. Разметка структуры таблицы:

- изменение размеров ячеек (высоты и ширины);

- объединение выделенных ячеек;

- разбиение выделенной или текущей ячейки;

- добавление строк и столбцов.

2. Форматирование вида и содержимого ячеек.

- выбор типа линий границ;

- выбор типа и узора заливки (закраски) ячеек;

- форматирование содержимого ячеек.

К дополнительным видам форматирования относится: добавление заголовков и номеров таблиц.

Форматирование элементов таблицы предусматривает выделение этих элементов.

Существуют спецприемы выделения элементов таблицы.

- выделение ячейки - стрелка в левой нижней части ячейки;

- выделение строк – слева от строк таблицы;

- выделение столбцов - над таблицей у верхней границы (указатель примет вид черной стрелки, направленной вниз);

- выделение всей таблицы – у левого верхнего угла таблицы (указатель примет вид черного креста со стрелками).

Вычисления

Таблица может содержать максимум 31 столбец и произвольное число строк. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (А, В, С…) и номером строки (1, 2, 3…), например, А1.

Word позволяет выполнять вычисления, записывая в отдельные ячейки формулы с помощью Таблица/Формула. Результатом вставки формулы является поле, которое может быть обновлено по нажатию клавиши <F9>. Формула задается как выражение, в котором используются:

а) абсолютные ссылки на ячейки таблицы в виде списка (А1;В5) или блока (А1:А10);

б) ключевые слова для ссылки:

LEFT – ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой;

RIGHT – ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой;

ABOVE – ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой;

BELOW – ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой;

в) константы – числа, текст в двойных кавычках;

г) встроенные функции: SUM(), AVERAGE().

д) знаки операции (+,-,*,/,%,^,=,<,>,<=,>=).

Введенные формулы расчета можно показать на экране - <Shift>+<F9>.