2. Порядок составления организационно-распорядительных документов.

Правила составления организационно-распорядительных документов предусмотрены соответствующими стандартами и предполагают:

1. Составление служебных документов на фирменных бланках.

Использует 2 вида бланков:

– бланки для писем содержат наименование, индекс, почтовый адрес, номер факса и телефона, дата входного документа и номер расчетного счета;

– бланки документов массового применения (приказы, протоколы, справки, акты и т.д). Имеет трафаретную часть текста, которая при формировании документа дополняют переменной информацией.

2. При составлении документов с названием адресата наименование адресата указывают в Именительном падеже, а должность и фамилию в Дательном падеже. Например:

Министерство образования и науки Украины

Министру образования Украины

Ф.И.О.

Если письмо адресуется непосредственно на имя должностного лица, то название должности и фамилию указывают в Дательном падеже.

Например:

Ректору ОНАПТ

акад. Егорову Б.В.

3. Поступившие документы регистрируют и направляют исполнителю с конкретной резолюцией.

Резолюция – это письменное указание руководителя на документе. Резолюция содержит элементы: ФИО исполнителя, порядок и характер выполнения документа, срок выполнения, подпись руководителя, дата. Резолюцию пишут в верхнем левом углу с лицевой стороны листа.

Например:

Бухгалтеру Ивановой Т.М. составить описи для проведения инвентаризации до 15.11.15. г. Подпись

Бухгалтеру Ивановой Т.М 15.11.15 г. Подпись

На документе, как правило, не должно быть больше одной резолюции. Если в резолюции нет указания на то, что и как делать, исполнитель принимает решение сам.

4. Документы должны быть подписаны.

Документы подписывает руководитель или его заместитель, а денежно-финансовые – еще и главный бухгалтер. Документы коллегиальных органов (решения, протоколы) подписывает два лица – председатель и секретарь. Если документы составлены на бланке предприятия, должность руководителя пишется в конце документа и указывают ФИО. Например:

Председатель правления (подпись) В.Н. Николаев.

Подписи на документах членов комиссии указывают не по должности, а по обязанностям, которые они выполняют в комиссии.

5. Определенные документы требуют утверждения.

Гриф утверждения располагают в верхнем правом углу документа и он содержит: слово «Утверждаю», расширенное название должности, подпись, ФИО лица, дату. Например,

«Утверждаю»

Председатель правления

ОАО «Спектр»

___________ Иванченко В.М.

31.10.15 г.

При утверждении, возможно ссылка на документ, например:

«Утверждено» министром финансов Украины

приказ от 10.05.15 г. №148

6. Датирование документов осуществляется рабскими цифрами, разде-ленными точками: первые 2 цифры – дата, вторые 2 – номер месяца, третьи две – последние две цифры года.

7. Поступившие документы на предприятие регистрируются в журна-лах, а на документах после регистрации ставится отметка (вручную) или штамп.

8. Текст документов должен быть аргументированным, выводы – объективными, стиль – нейтральным. Следует избегать сложных предложений, причастных и деепричастных оборотов, повторов. Применять общепринятые сокращения, стандартные тексты и термины. Текст документов делится на две части:

– в первой части описывается задания, причины и цель составления документа;

– во второй – просьба, предложения, вывод.

9. При составлении документа имеющего приложения, в тексте основного документа делают ссылку на приложение, а приложение подкалывают в конце документа.

10. Если документ требует согласования, то гриф согласования ставиться на документе. Например,

«Согласовано»

Глав. бухгалтер ООО «Мрия»