5.Постоянное хранение документов.

В постоянном архиве сберегаются документы, которые передаются из текущих архивов.

Постоянный архив организовывают в специальном помещении со стеллажами для размещения на них папок с документами. Входить в архив имеет право только главный бухгалтер и заведующий архивом (архивариус). Обязанности архивариуса могут быть возложены на одного из работников бухгалтерии, назначенного руководителем предприятия.

Этапы оформления документов для постоянного хранения.

1. Документы, предназначенные для хранения, проходят экспертизу научной и практической ценности документов с целью определения состава документов, подлежащих хранению в госархиве, установление сроков хранения дел, которые не подлежат передачи в госархив, подбор для уничтожения документов по срокам хранения, которые прошли.

Все предприятия не зависимо от форм их собственности не позднее 1 года с начала деятельности должны обратиться в Государственный архив по месту своего нахождения для проведения экспертизы ценности документов с целью из возможного внесения в Национальный архивный фонд (НАФ). На основании решения документы предприятия включают или исключают из НАФ.

Для экспертизы документов на предприятии создают Экспертную комиссию на основании приказа руководителя, в состав которой входят руководители отдела деловодства и архива, главный бухгалтер и другие специалисты предприятия, и представитель госархива. Данная комиссия определяет, какие документы подлежат хранению, какие – уничтожению.

2. После экспертизы осуществляется оформление дел подлежащих хранению.

Дела должны быть: правильно сформированы; прошиты; пронумеро-ваны; описаны (на обложке); систематизированы (по учету ДС, ОС и т.д.); внесены в список.

3. Дела сроком хранения более 10 лет подшивают твердую обложку, листы и страницы номеруются, в конце дела ставят подпись. Дела сроком хранения до 10 лет остаются в папках скоросшивателях. Затем производится описание документов постоянного и долгосрочного хранения.

Описи дел составляются по установленной форме. В них указывается: порядковый номер; индекс дела (тома) по номенклатуре дел; заглавие дела; количество листов в деле; срок хранения; статья по перечню (только для описи №1-ОС); примечания.

Архивариус обязан принимать в архив дела, оформленные надлежащим образом, регистрировать их в архивной книге, а на каждой папке ставить номер по архивной книге. Дела из архива архивариус выдает только по письменному требованию главного бухгалтера, прокуратуры, суда.

При ликвидации предприятия все дела передаются в госархив.

При реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию, последний принимает по акту все незавершенные деловодст-вом дела предприятия, которые реорганизовываются и его архив.

В случае потери или хищения первичных документов, руководитель предприятия назначает комиссию по расследованию причин их потери или хищения. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия.

В зависимости от сроков хранения документы делятся на:

1. Документы постоянного хранения.

2. Документы продолжительного хранения в ведомственном архиве (более 10 лет).

3. Временного хранения (до 10 лет)

4. Подлежащие уничтожению в связи с окончанием сроков хранения.

Исчисление сроков хранения документов проводится с первого января года, который следует за годом завершения делопроизводства.

Например, если дело завершено в 2014 г., исчисление его срока хранения начинается 1 января 2015 г.

Главным архивным управлением при КМУ утверждены сроки хранения типовых документов, отдельно дел предприятия, которые сдают и не сдают дела в госархив.

Сроки хранения документов по предприятиям несдающим дела в госархив.

Наименование документа	Срок хранения в пост. архиве, лет
1. Бухгалтерские отчеты и балансы	10 лет
2. Приказ (распоряжения) о приеме на работе	75 лет
3. Табель учета использования рабочего времени	1 год
4. Расчетно-платежные ведомости	5 лет при отсутствии особых счетов – 75 лет
5. Первичные документы (кассовые, банковские, акты на списание инструментов, МБП, ЛЗК, карточки складского учета)	3 года, при условии проведении ревизии
6. Лицевые счета работников	75 лет
7. Акты на списание ОС, инвентарные карточки, описи инвентарных карточек, карточка учета ОС, инвентарные списки ОС, журналы учета ОС	3 года после ликвидации ОС
8. Доверенности (в т.ч. аннулированные)	3 года
9. Учетные регистры (Гл. книга, ж/о, ведомости)	3 года при условии проведения ревизии
10. Вспомогательные и контрольные книги, кассовые книги, оборотные ведомости	3 года при условии проведения ревизии
11. Акты ревизии	5 лет при условии проведения инвентаризации
12. Акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов	5 лет после инвентаризации ОС
13. Документы по инвентаризации	3 года при условии проведения ревизии
14. Договора о материальной ответственности	5 лет после увольнения МОЛ
15. Документы о регистрации предприятия	5 лет после ликвидации предприятия
16. Расчетные ведомости взносов в различные фонды, договора	3 года