Тема 4: «Документация и инвентаризация в системе финансового контроля»

Лекция: «Документация как средство юридического оформления хозяйственных операций».

Документация — основная отличительная особенность бухгалтерского учета. Основные правила документирования и документооборота в силу их важности и обязательности опре­делены нормативно.

В документоведении и делопроизводстве документ опреде­ляется как зафиксированная на материальном носителе ин­формация с реквизитами, позволяющая ее идентифициро­вать². А его юридическая сила — это свойство официально­го документа, сообщаемое ему действующим законодатель­ством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Документ (лат. documentum — свидетельство, доказатель­ство) — это письменное свидетельство совершенной хозяй­ственной операции; без документа не может быть произведе­но ни одной записи на бухгалтерские счета.

Поэтому документ наделяет юридической силой учетные данные, выступает ценным источником доказательств (в том числе вещественным доказательством)³ по делам об эконо­мических преступлениях, хищениях имущества, злоупотреб­лениях, взяточничестве, арбитражных спорах и т.п.

Документ о совершенной хозяйственной операции должен быть составлен во время или сразу по окончании хозяйствен­ной операции, по установленной форме, содержать необхо­димые реквизиты и отражать действительные и только закон­ные операции.

Реквизитами документа, с помощью которых обеспечива­ется его юридическая сила, называют обязательные инфор­мационные элементы. Современные требования к оформле­нию документов определяются в государственных стандартах. В частности, организационно-распорядительные документы оформляются согласно ГОСТ Р 6.30 — 97 «Унифицирован­ные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандартами установлены не только состав реквизитов (всего их 29), но также зоны и последова­тельность их размещения на документах (т.е. формуляр доку­ментов)⁴.

Реквизиты документов бухгалтерского учета также утвер­ждены нормативно (в частности, п.2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ; Приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (в ред. от 24.03.2000 г.); Приказом Минфина России от 13.01.2000 г. № 4н «О формах бухгалтерской отчетности» и др.).

К реквизитам, являющимся обязательными для любого документа, относятся:

название документа (накладная, акт, счет-фактура и т.д.);

наименование и адрес организации, составившей доку­мент;

указание участников совершенной хозяйственной опера­ции;

место и дата составления документа;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции; к подписи лиц, совершивших хозяйственную операцию.

Многочисленные бухгалтерские документы классифицируются по различным основаниям

а) по назначению:

распорядительные — содержащие задания на выполнение определенных хозяйственных операций (например, наряд на

работу, чек банку и т. д.);

исполнительные — в них отражаются совершенные хозяй­ственные операции (например, накладные, раздаточно-сдаточные ведомости, акты, квитанции и т.д.);

комбинированные — в них содержатся задание и данные об исполнении;

документы учетного оформления— распределительные и группировочные ведомости, справки, мемориальные ордера; они составляются в бухгалтерии на основании первичных докумен­тов для подготовки и упрощения учетных записей в регистрах; документы вспомогательного характера — сводные ведо­мости, доверенности, сопроводительные и упаковочные лис­ты, раскладки, ярлыки, описи материальных средств, изве­щения, донесения и т.д.;

б) по месту возникновения:

внутренние (составленные на данном предприятии, учреж­дении);

внешние (поступившие из других организаций);

в) по объему содержания: первичные (непосредственно от­ражающие совершенную операцию) и вторичные сводные — объединяющие несколько операций, отраженных в несколь­ких первичных документах (например, авансовый отчет, от­чет кассира, завскладом и т. д.);

г) по способу использования:

разовые — в них одним рабочим приемом оформляется один или несколько хозяйственных процессов — это наклад­ная, фактура, раздаточная ведомость;

накопительные — документы, в которых совершенные хо­зяйственные операции оформляются в несколько приемов, постепенно (например, лимитная карта на отпуск материаль­ных средств и т.д.);

д) по качеству: полноценные (доброкачественные) и неполноценные (недоброкачественные).

Полноценные документы должны полностью отвечать требованиям, изложенным выше (реквизитам).

Документы, в которых отсутствует хотя бы одно из предъяв­ляемых требований, признаются неполноценными. Правоохра­нительным органам и судам следует обращать на них особое внимание.

В целях более тщательного изучения и анализа неполно­ценные документы подразделяются на следующие группы и виды:

неправильно оформленные — документы без необходи­мых реквизитов (без подписи, без даты), с лишними рекви­зитами (например, накладная с гербовой печатью и т.п.); с ненадлежащими реквизитами (например, чек на получение денег в банке, подписанный неправомочным лицом);

отражающие незаконные операции: составленные на хо­зяйственные операции, которые по существующим право­вым нормам не должны совершаться (например, акт на спи­сание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.);

отражающие операции, которые в действительности или не были совершены (бестоварные или безденежные) или были совершены не в том объеме. Такие документы называются подложными. Подложные документы делятся на два вида: фальсифицированные (материальный подлог) и содержащие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог). Под­ложные документы в силу ст. 81 нового УПК РФ являются вещественными доказательствами, так как сохраняют на себе следы преступления или служили орудием преступления либо на них были направлены преступные действия.

Виды (категории) бухгалтерских документов, порядок их составления и вопросы, относящиеся к документообо­роту, регулируются Законом № 129-ФЗ, Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, ут­вержденным Приказом Минфина СССР от 29.07.83 г. № 105, действующим в части, не противоречащей россий­скому законодательству, и некоторыми другими норматив­ными актами.

Бухгалтерские документы, в зависимости от их про­исхождения и содержания заключенной в них информации, делятся на три категории:

а) первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 129-Ф'З). рее хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содер­жащейся в альбомах унифицированных форм первичной учет­ной документации, а документы, форма которых не предус­мотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления доку­мента; наименование организации, от имени которой состав­лен документ; содержание хозяйственной операции, ее нату­ральные и денежные измерители.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учет­ных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными сред­ствами, подписываются руководителем организации и глав­ным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Особенностью и одним из требований, предъявляемых к этого вида документам, является то, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения опе­рации, а если это не представляется возможным, — непо­средственно после ее окончания.

Ответственность за оформление этих документов, досто­верность содержащихся в них данных, обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, под­лежат обязательной проверке по форме (полнота и правиль­ность оформления, заполнения реквизитов) и по содержа­нию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учет­ных документов составляются сводные учетные документы. Сводные учетные документы как и первичные, могут со­ставляться на бумажных и машинных носителях информации. В тексте и цифровых данных первичных документов и учет­ных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и над зачеркнутым надписываются правильные данные. За­пись зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Исправление в первичном доку­менте должно быть оговорено словом «исправлено» с указа­нием даты и подтверждена подписью исполнителя.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: дату записи в учетный регистр, другие от­ метки (оттиски печати). В приходных и кассовых ордерах ис­правления допускаются.

Одним из эффективных (в силу универсальности и комплексности) методов бухгалтерского учета, которым юрист (правоприменитель) может воспользоваться непосредствен­ но и без которого немыслимы умет и контроль, является инвентаризация имущества и обязательств (ст. 12 Закона № 129-ФЗ).

Инвентаризация как универсальный метод бухгалтерского учета

Инвентаризация — это проверка фактического нали­чия имущества и обязательств предприятия и сопоставление полученных данных о них с данными бухгалтерского учета с целью установления достоверности учетных показателей и устранения возможных расхождений.

Порядок проведения инвентаризации (количество прове­рок в отчетном году, даты их проведения, перечень имуще­ства и обязательств, проверяемых при каждой из них) опре­деляется руководителем организации, за исключением слу­чаев, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, а именно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а так­же при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кро­ме имущества, инвентаризация которого проводилась не ра­нее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотеч­ных фондов — один раз в пять лет. В организациях, располо­женных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц;

выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвы­чайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации организации; в других случаях, предусмотренных законодательством Рос­сийской Федерации.

Инвентаризация представляет собой установление фактических остатков основных и денежных средств, товар­но-материальных ценностей и расчетов предприятия на опре­деленный момент.

Основными задачами инвентаризации являются:

выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также объемов незавершен­ного производства в натуре;

контроль за сохранностью материальных ценностей и де­нежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

выявление сверхнормативных и, неиспользуемых матери­альных ценностей с целью последующей реализации, про­верка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств;

проверка реальной стоимости учтенных на балансе товар­но-материальных ценностей, сумм денежных средств в кас­сах и на счетах в банках, дебиторской и кредиторской задол­женностей и других статей баланса.

Работа по инвентаризации материальных ценностей традиционно осуществляется поэтапно:

первый этап — подготовительная работа к инвентариза­ции;

второй этап — выявление, подсчет и описание материаль­ных средств в натуре путем составления инвентаризационных

ведомостей и описей;

третий этап — оценка выявленных, подсчитанных и опи­санных средств в их первоначальной или измененной сто­имости;

четвертый этап — определение расхождений между выяв­ленными остатками в натуре и остатками на счетах бухгал­терского учета, и установление причин расхождений.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна производиться, как правило, в местах их хранения в присутствии материально ответственного лица путем проверки рабочей комиссией фактического наличия ценностей: их пересчет, перевзвешивание или перемеривание.

Подлежат сверке счета учета товарно-материальных цен­ностей, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателя­ми, а также находящихся на складах иных организаций, с другими корреспондирующими счетами.

При инвентаризации денежных средств проверяется в кассе фактическое наличие денежных средств, других ценностей, блан­ков строгой отчетности путем сверки числящихся на счете сумм:

а) при сдаче выручки — с записями квитанций банка, почтового отделения и т.п.;

б) по суммам, приведенным вышестоящей организацией или другими предприятиями своей системы, — с данными полученных от них извещений;

в) инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на различных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах в бухгалтерии предприятия, с данными по выписке банка.

Инвентаризация расчетов с банками по ссудам, с бюдже­том, покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке комиссией обо­снованности сумм, числящихся на счетах.

Комиссия должна установить сроки возникновения за­долженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реаль­ность, лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности. По задолженности рабочим и служащим должны быть выявлены суммы своевременно невостребованной заработной платы, подлежащие перечислению на субсчет «Депонирован­ная заработная плата», а также суммы и причины возник­новения переплат рабочим и служащим.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются от­четы подотчетных лиц по выданным авансам, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу, даты их выдачи и целевое назначение.

Результаты инвентаризации по расчетам оформляются актом.