Тема 5: «Общая характеристика учетного процесса»

Лекция: «Организация учетного процесса»

Учетная работа проходит три основных этапа: обработку первичных учетных документов бухгалтером; регистрацию документов в соответствующих регистрах; обобщение данных текущего учета и составление баланса.

На первом этапе проверяется доброкачественность каждо­го первичного документа, поступившего в бухгалтерию. При­знав документ полноценным, главный или старший бухгал­тер составляет письменное распоряжение о принятии его на учет и регистрации отраженной в первичном документе хо­зяйственной операции на определенных счетах (регистрах). Это распоряжение называется бухгалтерской проводкой.

Технически проводка может быть оформлена в самом пер­вичном документе, в учетных регистрах проставлением в пер­вичном документе номера соответствующего учетного регис­тра (при журнально-ордерной форме учета проставляется но­мер (№) журнала-ордера).

Бухгалтерская проводка имеет большое доказательствен­ное значение для установления причастности конкретных счет­ных работников к сокрытию хищений и иных нарушений с помощью учета.

Следует иметь в виду, что подложные бухгалтерские про­водки могут быть либо бездокументарными, т.е. не подтвер­жденными первичными документами, либо неправильными, не соответствующими содержанию первичных документов, послуживших основанием той или иной неправильной про­водки.

На втором этапе хозяйственная операция на сновании пер­вичного документа с проводкой бухгалтера регистрируется во взаимосвязанных учетных регистрах (книгах, журналах, карточках и т.п.) в систематическом и хронологическом по­рядке. Книга для регистрации синтетических счетов называется Главной книгой.

На третьем этапе данные текущего учета обобщаются пу­тем составления оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам.

Итоговые суммы по ним должны быть равными, поэтому оборотные ведомости называют оборотным балансом.

Путь документа в учетном процессе от его возникнове­ния (составления) до сдачи в архив именуется документоо­боротом.

Правильность отражения хозяйственных операций в реги­страх бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. В первичных документах и регистрах бух­галтерского учета неоговоренные исправления не допускают­ся. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета дол­жно быть обосновано и подтверждено подписью лица, вне­сшего исправление, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

При заполнении учетных документов (регистров) могут быть сделаны неумышленные ошибки, порожденные утомлением, небрежностью работника, неисправностью каль­кулятора или иной техники.

Ошибки могут быть локальные — искажение информа­ции только в одном учетном регистре (например, неправиль­но поставлена дата) и транзитные – если ошибка автомати­чески проходит через несколько учетных регистров (напри­мер, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к серьезным ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе).

На практике наиболее распространены ошибки в записи текста операции, когда они ведут к составлению неправиль­ной проводки и к неточностям в расчетах.

Существуют следующие легитимные способы исправления ошибочных записей:

а) корректурный — зачеркивание одной тонкой чертой неправильных текста или суммы так, чтобы можно было про­ честь зачеркнутое, и вписывание над зачеркнутым текстом правильных сведений с соответствующей оговоркой.

Этот способ применяется в том случае, когда ошибка вы­явлена в отчетном периоде до подведения итогов учетного регистра;

б) дополнительной записи. Этот способ используют при обнаружении ошибок в следующих случаях: в учетном реги­стре пропущена отдельная запись (т.е. бухгалтерская провод­ка) из первичного документа; если при записи в учетный регистр ошибочно занижена сумма хозяйственной операции.

Дополнительная запись делается с той же корреспонден­цией счетов на сумму разницы между правильным (необхо­димым) и уже написанным показателем с указанием осно­вания такой проводки (с составлением соответствующей справки, в которой указано, что проводка сделана для ис­правления ошибочной записи; форма такой справки свобод­ная, подписи бухгалтера и его руководителя — обязательны);

в) сторнировочной записи (способ «красное сторно», т.е. ограничения). Это дополнительные записи чисел чернилами красного цвета. Выделенная красным цветом сумма при под­ счете итогов в регистрах вычитается (иногда сумма, подлежа­щая сторнированию, берется в рамку).

Важной особенностью всех документов бухгалтерс­кого учета является законодательное отнесение содержания регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности к категории сведений, составляющих коммерчес­кую тайну. Лица, получившие доступ к информации, содер­жащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они могут нести ответственность, установленную законодательством России (ст. 183 УК РФ незаконное получение и разглашение сведений, составляю­щих коммерческую или банковскую тайну).

Учетная политика организации как обязательное условие правильного ведения бухгалтерского учета

Учетная политика организации - это выбор организацией вариантов учета и оценки объектов учета, по которым разрешена вариантность, а также формы, техника ведения и организация бухгалтерского учета, исходя из установленных допущений и требований и особенностей ее деятельности (организационных, технологических, численности и квалификации учетных кадров, уровня технического оснащения учетных работников и др.).

Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены «Положением по бухгалтерскому учету Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008):

Учетная политика организации формируется главным бухгалтером организации и утверждается руководителем организации.

При этом утверждается:

1. Выбранные организацией варианты учета и оценки объектов учета;

2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

3. Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней отчетности;

4. Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

5. Правила документооборота и технология обработки учетной информации;

6. Порядок контроля за хозяйственными операциями;

Другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

При формировании учетной политики организации по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету.

Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.) организации.

Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс) независимо от их местонахождения.

Вновь созданная организация оформляет избранную учетную политику до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня регистрации. Принятая такой организацией учетная политика считается применяемой со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации).

Изменение учетной политики организации может производиться в случаях:

• изменения законодательства РФ или нормативных актов по бухгалтерскому учету;

• разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета. Применение нового способа ведения бухгалтерского учета предполагает более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности в учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации;

• существенного изменения условий деятельности, которое может быть связано с реорганизацией, сменой собственников, изменением видов деятельности, реструктуризацией производства, значительным расширением или уменьшением объемов деятельности и т.д.

Не считается изменением учетной политики утверждение способа ведения бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности, которые отличны по существу от фактов, имевших место ранее, или возникли впервые в деятельности организации.

Изменение учетной политики должно быть обоснованным и оформляется в порядке, предусмотренном для учетной политики.

Изменение учетной политики должно вводиться с 1го января года (начала финансового года), следующего за годом его утверждения.

Последствия изменения учетной политики, оказавшие или способные оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты деятельности организации, оцениваются в денежном выражении. Оценка производится на основании выверенных организацией данных на дату, с которой применяется измененный способ ведения бухгалтерского учета.

Последствия изменения учетной политики, вызванного изменением законодательства РФ или нормативными актами по бухгалтерскому учету, отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в порядке, предусмотренном соответствующим законодательством или нормативным актом. Если соответствующее законодательство или нормативный акт не предусматривает порядка отражения последствий изменения учетной политики, то они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности исходя из требования представления числовых показателей минимум за два года, кроме случаев, когда оценка в денежном выражении этих последствий в отношении периодов, предшествующих отчетному, не может быть произведена с достаточной точностью.

Основные допущения при формировании учетной политики.

Имущественная обособленность означает, что на балансе организации должно учитываться только то имущество, которое согласно закону или договору ей принадлежит. Пожалуй, единственным исключением из данного правила в соответствии с требованиями Федерального закона от 29.10.1998 №164-ФЗ «О лизинге» является учет на балансе имущества, предоставленного по договору лизинга.

Согласно допущению непрерывной деятельности руководство организации осведомлено об имеющихся неопределенностях, связанных с событиями и условиями, которые могут вызвать значительные затруднения в осуществлении своей деятельности в дальнейшем. Эти неопределенности должны быть обязательно отражены в учетной политике.

Допущение последовательности применения учетной политики обеспечивает определенную стабильность при ведении бухгалтерского учета. Однако при внесении кардинальных изменений в нормативные акты по бухгалтерскому учету учетная политика может быть изменена или дополнена.

Временная определенность фактов хозяйственной деятельности означает, что факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими событиями.

Элементы учетной политики

Выбор элементов учетной политики зависит от специфики организации, видов коммерческой деятельности, текущих и долгосрочных целей, особенностей управления. На учетную политику влияют налоговые условия, льготы, валютная политика государства, формы собственности, квалификации персонала и другие внешние и внутренние факторы, определяющие особенности деятельности организации.

Выделяются организационно-технические и методологические аспекты учетной политики.

Организационно-технические аспекты учетной политики охватывают:

1. Форму бухгалтерского учета.

2. Организацию ведения бухгалтерского учета.

3. Рабочий план счетов бухгалтерского учета.

4. Формы первичных документов, разработанные в организации.

5. Систему внутрипроизводственного учета, контроля и отчетности.

6. Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств.

7. Правила документооборота и технологию обработки учетной информации.

8. Объем, сроки и адреса представления отчетности.

9. Систему взаимоотношений с аудиторскими фирмами, органами контроля и управления.

10. Другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Методологические аспекты учетной политики характеризуют способы ведения бухгалтерского учета по разделам учетных работ.

Таким образом, в учетной политике четко определяется и отмечается мера ответственности конкретного исполнителя за правильностью приемки, хранения и отпуска материальных ценностей, материалов, топлива, электроэнергии, за правильное оформление и составление первичных учетных документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете. Четкое распределение ответственности не только даст психологический эффект, но и позволит определять результативность работы каждого сотрудника и контролировать выполнение возложенных на него обязанностей.