Документооборот первичных бухгалтерских документов

Срок хранения первичных документов – не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 402 ФЗ).

Движение документов производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Ответственным за составление графика является главный бухгалтер, утверждает его руководитель.

Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

В первичном учетном документе допускаются исправления (п. 9  402-ФЗ). Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов или других реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Регистры бухгалтерского учета

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто используемые на практике регистры:

1. Инвентарные карточки:

• учета основных средств;

• группового учета основных средств;

• и т. д.

1. Ведомости:

• оборотная;

• оборотная по нефинансовым активам;

• накопительные по приходу (расходу) продуктов питания.

1. Журналы:

• операций (по счету «Касса», с безналичными денежными средствами, расчетов с подотчетными лицами,  поставщиками и подрядчиками, по оплате труда, с дебиторами по доходам);

• по прочим операциям

1. Описи:

• инвентарных карточек по учету ОС;

• инвентаризационные.

1. Реестры:

• карточек;

• сдачи документов;

• учета ценных бумаг;

• депонированных сумм;

• (сводный) поступления и выбытий.

1. Карточки:

• многографная;

• учета средств и расчетов;

• учета выданных кредитов (займов);

• учета (количественно-суммового) материальных ценностей;

• учета ожидающих исполнения расчетных документов.

1. Ведомости:

• расхождений по результатам инвентаризации;

• учета невыясненных поступлений.