3. Доповідна і пояснювальна записка

Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки має бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини, подавши в кінці чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки або передруковують.

Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівника щодо ситуації, яка склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше - порушення дисципліни, невиконання службових завдань). Інколи пояснювальна записка - це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Доповідна і пояснювальна записки близькі за формою, й до них мають входити такі реквізити:

1) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка;

2) Назва виду документа;

3) зміст записки;

4) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

5) дата складання.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, їх оформлюють на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються за її межі, - пишуть на бланку і реєструють.

Зразки доповідної та пояснювальної записок:

Кафедра української мови Деканові

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА фізико-математичного

25.09.2007 №34-12/243 факультету

Про збільшення кількості ^дои- Кравчуку О. И

годин

Мовна культура - один із найважливіших показників культури духовної. Усне й писемне мовлення кожної людини свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності.

Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім постійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів І курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо деканат розглянути це питання і збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова - генетичний код нації, який поєднує минуле із сучасним, програмує майбутнє й забезпечує буття нації у вічності.

Завідувач кафедри (підпис) М. С. Стельмах

Дефектологічний факультет Деканові

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА дефектологічного

2105.2007 МІ 3 факультету

Про порушення навчальної проф. Матвійчуку К. С.

дисципліни

Студенти 4-ї групи спеціальності "Сурдопедагогіка і українська мова " 20.05.2007 р. не з 'явилися на заняття з педагогіки тому, що відвідували виставку комп 'ютерів. Виставку організувала науково-виробнича фірма "Інтеграл " і запросила студентів на 11 годину.