Разделение листов и просмотр книги excel в разных окнах
Excel предлагает множество инструментов для управления внешним видом рабочей книги. В прошлом уроке мы уже научились закреплять строки и столбцы. В этом рассмотрим несколько инструментов, которые позволяют разделять лист на несколько частей, а также просматривать документ в разных окнах.
Если книга Excel содержит большое количество данных, могут возникнуть затруднения при сопоставлении различных разделов. Excel содержит дополнительные опции, упрощающие восприятие и сравнение данных. Например, Вы можете открыть книгу в новом окне или разделить лист на отдельные области.
ОТКРЫТИЕ ТЕКУЩЕЙ КНИГИ В НОВОМ ОКНЕ
Excel позволяет открывать одну и ту же книгу одновременно в нескольких окнах. В нашем примере мы воспользуемся этой возможностью, чтобы сравнить два различных листа одной книги.
Откройте вкладку Вид на Ленте, а затем выберите команду Новое окно.
Откроется новое окно для текущей книги.
Теперь Вы можете сравнивать листы одной и той же книги в разных окнах. В нашем примере мы выберем отчет по продажам за 2013 год, чтобы сравнить продажи в 2012 и в 2013 годах.
Если у Вас открыто несколько окон, Вы можете воспользоваться командой Упорядочить все для быстрой группировки окон.
РАЗДЕЛЕНИЕ ЛИСТА НА ОТДЕЛЬНЫЕ ОБЛАСТИ
Excel позволяет сравнивать разделы одного листа без создания дополнительных окон. Команда Разделить позволяет разделить лист на отдельные области, которые можно прокручивать независимо друг от друга.
Выделите ячейку в том месте, где необходимо разделить лист. Если Вы выберите ячейку в первом столбце или первой строке, то лист разделится на 2 части, в противном случае на 4. В нашем примере мы выберем ячейку C7.
Откройте вкладку Вид на Ленте, а затем нажмите команду Разделить.
Лист будет разделен на несколько областей. Вы можете прокручивать каждую область отдельно, используя полосы прокрутки. Это позволит Вам сравнивать различные разделы одного и того же листа.
Вы можете перетаскивать вертикальный и горизонтальный разделители, чтобы изменить размер каждого раздела. Чтобы удалить разделение, снова нажмите команду Разделить.
СОРТИРОВКА В EXCEL – ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ
Сортировка данных в Excel – это очень полезный инструмент, который позволяет улучшать восприятие информации, особенно при больших объемах. В данном уроке мы научимся применять сортировку, узнаем основные команды, а также познакомимся с типами сортировки в Excel.
При добавлении данных в Excel очень важно грамотно организовать информацию на рабочем листе. Одним из инструментов, который позволяет сделать это, является сортировка. С помощью сортировки Вы можете сформировать список контактной информации по фамилии, расположить содержимое таблицы в алфавитном порядке или же в порядке убывания.
ТИПЫ СОРТИРОВКИ В EXCEL
При сортировке данных в Excel в первую очередь необходимо решить, как применять сортировку: ко всему листу (таблице) или только к определенному диапазону ячеек.
Сортировка листа (таблицы) систематизирует все данные по одному столбцу. При применении сортировки к листу связанная информация в каждой строке сортируется совместно. В следующем примере столбец Contact name (столбец А) отсортирован в алфавитном порядке.
Сортировка диапазона упорядочивает данные в диапазоне ячеек. Такая сортировка может быть полезной при работе с листами Excel, содержащими несколько таблиц с информацией, расположенных вплотную друг к другу. Сортировка, примененная к диапазону, не затрагивает другие данные на листе.
КАК СДЕЛАТЬ СОРТИРОВКУ ЛИСТА (ТАБЛИЦЫ, СПИСКА) В EXCEL
В следующем примере мы отсортируем форму заказа футболок по Фамилиям (Столбец С) и расположим их в алфавитном порядке.
Выделите ячейку в столбце, по которому необходимо выполнить сортировку. В нашем примере мы выделим ячейку C2.
Откройте вкладку Данные на Ленте, затем нажмите команду Сортировка от А до Я, чтобы отсортировать по возрастанию, или команду Сортировка от Я до А, чтобы отсортировать по убыванию. В нашем примере мы выберем команду Сортировка от А до Я.
Таблица будет отсортирована по выбранному столбцу, т.е. по фамилии.
При сортировке таблицы или списка в Excel необходимо, чтобы они были отделены от посторонних данных на листе как минимум одной строкой или столбцом. В противном случае в сортировке будут участвовать посторонние данные.
КАК СДЕЛАТЬ СОРТИРОВКУ ДИАПАЗОНА В EXCEL
В следующем примере мы выберем отдельную небольшую таблицу на листе Excel, чтобы отсортировать количество футболок, заказанных в определенные дни.
Выделите диапазон ячеек, который требуется отсортировать. В нашем примере мы выделим диапазон A13:B17.
Откройте вкладку Данные на Ленте, затем нажмите команду Сортировка.
Откроется диалоговое окно Сортировка. Выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку. В данном примере мы хотим отсортировать данные по количеству заказов, поэтому выберем столбец Заказы.
Задайте порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию). В нашем примере мы выберем По возрастанию.
Если все параметры заданы правильно, нажмите ОК.
Диапазон будет отсортирован по столбцу Заказы от меньшего в большему. Обратите внимание, что остальное содержимое листа сортировке не подвергается.
Если сортировка в Excel выполняется неправильно, то в первую очередь проверьте верно ли введены значения. Даже небольшая опечатка может привести к проблемам при сортировке больших таблиц. В следующем примере мы забыли поставить дефис в ячейке A18, что привело к неточной сортировке.
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКАЯ СОРТИРОВКА В EXCEL
В прошлом уроке мы познакомились с основами сортировки в Excel, разобрали базовые команды и типы сортировки. В этой статье речь пойдет о пользовательской сортировке, т.е. настраиваемой самим пользователем. Кроме этого мы разберем такую полезную опцию, как сортировка по формату ячейки, в частности по ее цвету.
Иногда можно столкнуться с тем, что стандартные инструменты сортировки в Excel не способны сортировать данные в необходимом порядке. К счастью, Excel позволяет создавать настраиваемый список для собственного порядка сортировки.
СОЗДАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЙ СОРТИРОВКИ В EXCEL
В примере ниже мы хотим отсортировать данные на листе по размеру футболок (столбец D). Обычная сортировка расставит размеры в алфавитном порядке, что будет не совсем правильно. Давайте создадим настраиваемый список для сортировки размеров от меньшего к большему.
Выделите любую ячейку в таблице Excel, которому необходимо сортировать. В данном примере мы выделим ячейку D2.
Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Сортировка.
Откроется диалоговое окно Сортировка. Выберите столбец, по которому Вы хотите сортировать таблицу. В данном случае мы выберем сортировку по размеру футболок. Затем в поле Порядок выберите пунктНастраиваемый список.
Появится диалоговое окно Списки. Выберите НОВЫЙ СПИСОК в разделе Списки.
Введите размеры футболок в поле Элементы списка в требуемом порядке. В нашем примере мы хотим отсортировать размеры от меньшего к большему, поэтому введем по очереди: Small, Medium, Large и X-Large, нажимая клавишу Enter после каждого элемента.
Щелкните Добавить, чтобы сохранить новый порядок сортировки. Список будет добавлен в раздел Списки. Убедитесь, что выбран именно он, и нажмите OK.
Диалоговое окно Списки закроется. Нажмите OK в диалоговом окне Сортировка для того, чтобы выполнить пользовательскую сортировку.
Таблица Excel будет отсортирована в требуемом порядке, в нашем случае - по размеру футболок от меньшего к большему.
СОРТИРОВКА В EXCEL ПО ФОРМАТУ ЯЧЕЙКИ
Кроме этого Вы можете отсортировать таблицу Excel по формату ячейки, а не по содержимому. Данная сортировка особенно удобна, если Вы используете цветовую маркировку в определенных ячейках. В нашем примере мы отсортируем данные по цвету ячейки, чтобы увидеть по каким заказам остались не взысканные платежи.
Выделите любую ячейку в таблице Excel, которому необходимо сортировать. В данном примере мы выделим ячейку E2.
Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Сортировка.
Откроется диалоговое окно Сортировка. Выберите столбец, по которому Вы хотите сортировать таблицу. Затем в поле Сортировка укажите тип сортировки: Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки. В нашем примере мы отсортируем таблицу по столбцу Способ оплаты (столбец Е) и по цвету ячейки.
В поле Порядок выберите цвет для сортировки. В нашем случае мы выберем светло-красный цвет.
Нажмите OK. Таблица теперь отсортирована по цвету, а ячейки светло-красного цвета располагаются наверху. Такой порядок позволяет нам четко видеть неоплаченные заказы.
УРОВНИ СОРТИРОВКИ В EXCEL
В прошлых уроках мы познакомились с базовыми приемами сортировки и научились применять в Excelпользовательскую сортировку к данным. В этом уроке мы пойдем еще дальше и узнаем, как выполнять множественную сортировку, т.е. состоящую из нескольких уровней.
Когда необходима более точная сортировка данных в Excel, Вы можете добавить к ней множество уровней. Такая возможность позволяет сортировать информацию более чем по одному столбцу. Например, Вы можете отсортировать список проданных автомобилей по маркам, при одинаковых марках по моделям, а если совпадают и модели, то по фамилиям покупателей. На самом деле этот список можно продолжать и дальше, все зависит от необходимой точности сортировки и объема исходных данных.
ДОБАВЛЕНИЕ УРОВНЯ СОРТИРОВКИ В EXCEL
В следующем примере мы отсортируем таблицу по Номеру аудитории (столбец А) и по Фамилии (столбец С).
Выделите любую ячейку в таблице, которую необходимо сортировать. В нашем примере мы выберем ячейку A2.
Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Сортировка.
Откроется диалоговое окно Сортировка. Из выпадающего списка выберите столбец, по которому Вы желаете выполнить сортировку. В данном примере мы будем сортировать по столбцу Номер аудитории (столбец А).
Щелкните Добавить уровень, чтобы добавить еще один столбец для сортировки.
Из выпадающего списка выберите второй столбец, по которому Вы хотите сортировать таблицу, затем нажмитеOK. В нашем примере мы будем сортировать по Фамилии (столбец С).
Таблица будет отсортирована в соответствии с выбранным порядком. В нашем примере номера аудиторий сортируются по возрастающей, а для каждой аудитории студенты расположены по фамилии в алфавитном порядке.
Если необходимо изменить порядок многоуровневой сортировки в Excel, Вы можете без труда указать столбец, который сортируется в первую очередь. Для этого выделите необходимый столбец, а затем нажмите стрелку вверх или вниз, чтобы изменить приоритет.
