1.1 Признаки организации. Внутренние переменные и внешняя среда

Организация представляется в виде объединения людей для взаимодействия и достижения определенных целей и задач. Это некая открытая система, состоящая из множества связанных частей, объединенных в единое целое. Центральное место в организации занимает человек, владеющий, использующий и умеющий распоряжаться финансами, технологией и техникой, принадлежащей организации.

Каждую организацию характеризуют наиболее общие признаки. К ним относятся:

- количественная составляющая, необходимость минимального количества членов в организации. Организация не может превышать определенного максимума ее участников, иначе она начинает терять присущие ей качества и свойства;

- наличие общих целей, для достижения которых люди создали и объединились в организацию с определенной структурой, а также средствами достижения поставленных целей;

- обособленность, «границы», которые отделяют одну организацию от другой и формируют целостность, единство действий сотрудников данной системы, не смотря на ее открытости, т.е. взаимодействие с внешними окружениями;

- управляющий, руководящий и координационный центр. В крупных организациях возможно, множество подобных центров. К примеру, производственные объединения могут состоять из множества координационных центров управления, начиная с производственных бригад, смен, цехов, участников, отделений, заводоуправлений, генеральных директоров, советов директоров и др.

Кроме этого, организации характеризуют определенные организационные культуры и возможности, в возможных пределах, осуществлять саморегулирование некой деятельности, считаем должным подметить внутренние переменные организаций и их отношение с внешними окружениями.

Состояние организаций не являются чем-то неизменным и застывшим. Изменение внутреннего содержания организации происходит под влиянием времени и в результате управленческих действий коллектива. В определенный временной отрезок внутренние факторы организаций есть нечто «данное», что руководитель должен изменять в ходе достижения поставленных корпоративных целей. К основным внутренним переменным относятся сама цель и задачи, техника и технология, кадры, структуры и другие составляющие организации.

Цель и задача организаций, многообразные и зависят от различных обстоятельств. Торговые организации ставят своей целью реализацию товаров и получение прибыли от торгов; промышленные организации - производство необходимых товаров, при этом решается задача повышения производительности труда, достижение рентабельности; государственные учебные заведения - подготовку специалистов для народного хозяйства и обычно не ищут получения прибыли, но в их задачи входят: оптимизация затрат на обучение, повышение научного уровня образовательного процесса и приобретения практических навыков студентами и др. От целей организации зависит ее организационная структура.

Структура организаций это внутренние переменные, характеризующая взаимодействие всех уровней управления и функциональной области организации (маркетинговое подразделение, производственное подразделение, финансовое подразделение, НИОКР и т.д.). В зависимости от конкретных условий и обстановки, финансовых, материальных и кадровых возможностей менеджмент организации перестраивает ее, что позволяет более эффективно достигать цели и решать конкретные задачи. Это связано с переоценкой сложившихся систем специализированного разделения труда.

Разделение труда по специализированной линии применяют все организации, за исключением самых мелких, где максимум два сотрудника совмещают работу по всем функциональным областям. В крупной организации данный вопрос является первоочередным в управленческой деятельности руководства.

Различают две ступени специализированного разделения труда: горизонтальное и вертикальное. Первое, соответствует разделению труда в организациях между взаимосвязанными функциональными подразделениями, не подчиненные друг другу, но участвующие в изготовлении конечного продукта на его различных этапах и стадиях; второе - управленческая иерархия, т.е. некая формальная соподчиненность сотрудников сверху вниз, от руководителей к исполнителям. Здесь необходимо оптимальные соотношения тех к другим.

Согласно теории административной емкости один руководитель может наиболее эффективно управлять ограниченным количеством подчиненных сотрудников, находящихся в его прямом и непосредственном подчинении. Однако везде достаточно остро стоит проблема экономии на управленческих расходах.

Разделение труда по специализированной линии связано с управлением кадрами, подбором и расстановкой специалистов для высшего, среднего и низового уровня управления. Именно данные руководители координируют работу как организаций в целом, так и на всех уровнях управления и функциональных зон. Они управляют людьми и материально-технической базой предприятия и технологиями. Без людей нет организации. Станки, машины, оборудование и т. д. становятся средством производства только тогда, когда они задействованы живым трудом.

Техника и технология - четвертая составляющая внутренних переменных организаций. На любом предприятии всегда есть проблемы с внедрением новых и новейших технологий. Технологии устаревают сравнительно быстро. Дело даже не в том, что она изнашивается, она устаревает морально. Научно-технический прогресс, открытия и изобретения в технических областях наук дают замечательные образцы новых механизмов и машин, компьютерной техники, новых материалов, электропроводящих, сплавов с направленной кристаллической структурой, сверхчистых материалов, сверхобъемных микросхем и т.д.

Но применить все это на практике довольно сложно, хлопотливо, рискованно, часто связанно с потерей времени в действующем и отлаженном производстве. Подводя итог, управление внутренними переменными оказывается в зависимости не только от уровня и квалификации управленческих кадров и соответствующих специалистов, внутренней материальной и финансовой возможности конкретной организации, но и от внешних условий, среды внешних окружений, в которых она находится.

Целиком и полностью, от внешнего окружения зависит успешная деятельность организации в достижении поставленной цели и задач. К примеру, на производственном предприятии обязательно возникает ряд вопросов, относящихся к внешней среде: Имеются ли соответствующий квалификации специалисты? каков источник сырья, материалов, энергии? У кого возможно приобретение машин, механизмов, инструментов и т.д. Какие существуют экологические барьеры? Как поведут себя власти местного самоуправления? Есть ли подрядчик на строительство объекта? Какова удаленность и объем рынков сбыта? И другое.

Внешняя среда может воздействовать прямо и непосредственно, скрыто, косвенным образом.

Среда прямого воздействия включает: государственные организации, регулирующие хозяйственную деятельность (налоговая инспекция, разрешительная система, таможенная служба, правоохранительные органы, государственное страхование и др.); потребителей, чьи интересы защищают общество охраны прав потребителей, соответствующий спрос на рынке; конкурентов со стремлениями завоевать потребителей при помощи лучшего качества, сервиса или наиболее приемлемой цены; поставщиков материалов, сырья, энергии, комплектующих изделий, полуфабрикатов и др. Менеджеру необходимо в своей работе знать и все учитывать.

Среда косвенного воздействия включает факторы, влияющие на организацию не прямо и немедленно, а опосредованно, через сложную экономическую систему конъектуры, достижения технологического прогресса, социально-политические и культурные изменения, микро хозяйственные связи, отношения и др. Данные факторы проявляются не все сразу и не с одинаковой силой.

Учет воздействий внешней среды требует от руководителя знания, как быстро могут проявлять себя факторы внутренней и внешней среды, т.к. в современных условиях их влияние стремительно возрастает. Однако скорость воздействия факторов внешнего окружения неодинакова для различных организаций.

Достаточно остро влияет на деятельность организации неопределенность в ситуации. К примеру, событие в сфере финансов государства могут разворачиваться настолько быстро и непредсказуемо, что организации оказываются в крайне затруднительном положении, граничащим с невосполнимым ущербом их для ее работы. Здесь необходима достоверная и точная информация о готовящихся или назревающих изменениях во внешней среде.

Исследование признаков организаций, ее внутренних переменных и взаимосвязи с внешними окружениями показывает, что организация после их возникновения живет по определенным законам и закономерностям. Ряд из них носит объективный характер и обеспечивает жизнедеятельность всех без исключения организаций.