3. Изменение шрифта в таблице

Если вам не нравится шрифт данных, хранящихся в таблице, то вы можете его изменить. Для этого:

• Выделите команду Главная  Шрифт. В появившемся диалоговом окне можете установить новые параметры шрифта.

Закройте таблицу.

4. АВТОМАТИЗАЦИЯ ВВОДА ДАННЫХ

Некоторые из таблиц могут содержать поля, которые почти всегда содержат одни и те же значения, находятся в определенном интервале, имеют определенный шаблон. Можно организовать работу Access таким образом, что в такие поля информация будет вводиться автоматически или автоматически проверяться при вводе. Если же она окажется не верной, то вы всегда можете изменить ее значение в этом поле.

Рассмотрим эту процедуру на нескольких примерах.

4.1. Ввод данных в таблицу по умолчанию

Откройте таблицу «Сотрудники» и в свойствах поля «Город» в строке «Значения по умолчанию» введите «Красноярск».

4.2. Условия на значения, допустимые в поле

В некоторых случаях в поле можно вводить только данные, отвечающие определенным условиям. Так, в таблице «Сотрудники» в поле «Код сотрудника» можно вводить числа в диапазоне от 1001 до 1500. Для этого следует задать соответствующее значение свойства «Условие на значение» для этого поля.

Откройте таблицу «Сотрудники» в режиме Конструктора.

Щелкните на поле «Код сотрудника» и в поле свойств в строке «Условие на значение» введите необходимое условие:

>= 1001 And <= 1500

В строке «Сообщение об ошибке» напишите текст, который бы дал вам понять, что вы вводите ошибочные данные. Например, это может быть: «Код сотрудника находится в интервале от 1001 до 1500».

Закройте таблицу.

4.3. Задание маски ввода для текста или даты

Обычно при вводе номеров телефонов добавляют круглые скобки и дефисы, например, (391)-227-43-47. Чтобы сэкономить время и уменьшить количество ошибок, необходимо создать маску ввода.

Откройте таблицу «Коллеги» в режиме Конструктор. Щелкните на поле «Телефон» и строке «Маска ввода» введите маску ввода номера телефона. Можно воспользоваться мастером построения масок.

Если в списке Масок ввода имеется подходящая для ваших целей маска, то выберите ее и щелкните на кнопке «Далее».

Если таковой нет, то щелкните на кнопке «Список» и заполните в появившемся диалоговом окне все поля, в соответствии с рисунком.

Щелкните на кнопке «Закрыть».

Access запросит вас: «Изменить маску ввода». Вы можете ее откорректировать (если есть желание).

Щелкните на кнопке «Готово».

Access станет автоматически добавлять скобки, дефисы и проверять ошибки ввода.

Маску поля «Дата рождения» можете изменить самостоятельно.

4.4. Проверка орфографии

Даже мелкие опечатки могут привести к нарушению целостности данных, а иногда к серьезным ошибкам в подготовленных документах.

Поэтому, после завершения ввода данных в таблицу обязательно необходимо провести проверку орфографии.

Для проверки орфографии выделите один или несколько столбцов и выполните команду Главная Орфография.

5. Поля подстановок и списки значений

Достаточно часто в поля таблиц приходится вводить информацию, уже имеющуюся в других таблицах или ограниченный набор повторяющихся значений. Для этого используются поля со списком подстановок или списком значений.