5.3. Создание поля со списком постоянных значений в режиме конструктора таблицы в таблицу «Сотрудники» вам требуется вводить в поле «Обращение» одно из четырех выражений:

• г-н

• г-жа

Чтобы каждый раз не печатать данный текст, создайте список постоянных значений.

Откройте таблицу «Рецепты» в режиме конструктора.

Выберите ячейку «Обращение» в столбце "Тип данных", нажмите кнопку раскрытия списка и выберите "Мастер подстановок".

Выберите параметр, «Будет введен фиксированный набор значений» и нажмите кнопку «Далее». Выполняйте инструкции, выводящиеся в окна диалога мастера подстановок.

6. Сортировка, поиск и замена данных

Если вы хотите изменить порядок расположения записей в таблице, то можете использовать процедуры сортировки.

6.1. Сортировка данных по одному полю

Сортировка данных в таблице может быть выполнена в порядке возрастания или убывания значений поля.

Откройте таблицу «Товары». Записи в ней отсортированы в порядке возрастания значений ключевого поля «Код товара».

Щелкните в (или полностью выделите) столбец «Описание товара».

Для выполнения сортировки могут быть использованы кнопки Инструментальной панели - «Сортировать по возрастанию» и «Сортировать по убыванию».

Для сортировки записей таблицы щелкните по одной из кнопок сортировки (в зависимости от того в каком порядке вы хотите отсортировать данные).

6.2. Сортировка данных по нескольким полям

Иногда необходимо провести более сложную сортировку данных. Вы хотите, чтобы записи в таблице, содержащей данные о сотрудниках, были отсортированы по двум полям: «Город», а внутри группы городов с одинаковыми названиями должны быть расположены записи, относящиеся к сотрудникам, отсортированным по полю «Фамилия» (в порядке возрастания или убывания). Для этого:

• Расположите поле, которое вы хотите отсортировать первым (в нашем примере – поле «Город»), левее поля, которое вы хотите отсортировать вторым (поле «Фамилия»).

• Нажмите кнопкой мыши на области маркировки поля «Фамилия» и переместите его справа от поля «Город» (п. 1.2. данного задания).

Выделите оба поля и нажмите одну из кнопок сортировки данных (п. 5.1. данного задания).

Access отсортировал поля так, что все города теперь расположены в алфавитном порядке. В каждой группе сотрудников с одинаковыми фамилиями их записи упорядочены по алфавиту.

Закройте таблицу.

7. Фильтрация данных

Если таблица достаточно велика, то даже, проведя сортировку записей, бывает трудно найти информацию о нужном объекте таблицы. В этом случае целесообразно провести фильтрацию данных, т.е. вывести на экран только те записи, которые отвечают заданным условиям.

Access предлагает три разновидности фильтров:

• Фильтр по выделенному.

• Обычный фильтр.

• Расширенный фильтр.

7.1. Фильтр по выделенному

Фильтр по выделенному – это наиболее простой тип фильтра. Критерием фильтрации служит одна или несколько выделенных ячеек или просто та ячейка, где находится курсор.

Откройте таблицу «Товары».

Установите курсор в ячейке (или выделите ее), значение которой должно определять условия фильтрации.

Выполните команду Главная  Сортировка и фильтр  Выделение или воспользуйтесь контекстным меню.

Если же вы хотите вывести на экран все записи за исключением тех, что отвечают заданному (по выделению) критерию выполните команду Главная  Сортировка и фильтр  Выделение Не содержит либо щелкните на кнопке «Применить фильтр». Данная кнопка в зависимости от ситуации может менять свое значение на «Применить фильтр» или «Удалить фильтр». Эта кнопка работает подобно переключателю.

Для отмены фильтрации (возврата к прежнему состоянию таблицы) выполните команду Главная  Сортировка и фильтр  Дополнительно Очистить все фильтры или щелкните на кнопке «Применить фильтр».