2. Создание связей между таблицами

Для создания связей выполним следующую последовательность действий:

1. Щелкнем кнопку Схема данных на панели инструментов окна СУБД Microsoft Access. Появится окно Схема данных и окно Добавление таблицы.

2. Дважды щелкнем в нем таблицу Отдел. В окне Схема данных появится список полей этой таблицы

3. Дважды щелкнем таблицу Сотрудник. В окне Схема данных появится список полей этой таблицы.

4. Увеличим окошко таблицы Сотрудник так, чтобы были видны все поля.

5. Поставим указатель мыши на имя поля Номер отдела в таблице Отдел и, не отпуская кнопку мыши, перетащим его на поле Номер отдела в таблице Сотрудник и отпустим кнопку мыши. Появится диалоговое окно Изменение связей

6. Установим флажок Обеспечение целостности данных.

7. Установим флажок каскадное обновление связанных полей(см. рис.2.4).

8. Установим флажок каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером отдела в таблице Отдел будут удалены все записи из таблицы Сотрудник, в которых имелись соответствующие номера отделов.

9. Щ елкнем по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим» (см. рис.2.5).

Рис. 2.4. Окно Схема данных с окном Изменение связей.

Рис. 2.5. Окно Схема данных после установления связей между таблицами.

3. Заполнение таблиц данными

Выполним заполнение таблиц данными в режиме таблицы.

Сначала заполним таблицу Отдел, а затем Сотрудник.

1. Дважды щелкнем на значке таблицы Отдел в окне базы данных.

2. Щелкнем поле Номер отдела в первой записи и на клавиатуре наберем 101.

3. Щелкнем поле Номер отдела в той же записи на клавиатуре наберем Куликов.

4. Выполним шаги 2 и 3 для остальных записей.

5. Закроем таблицу.

Таблица Отдел после заполнения данными приведена на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Таблица Отдел после заполнения данными.

Заполнение полей таблицы Сотрудник, кроме поля с именем Номер отдела, выполняется аналогичным образом.

Значения поля Номер отдела таблицы Сотрудник выбираются из раскрывающегося списка (значения ключевого поля Номер отдела таблицы Отдел).

Т аблица Отдел после заполнения данными приведена на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Таблица Сотрудники после заполнения данными.

3. Создание запросов на выборку

Запросы будут создаваться в режиме Конструктора.

1. Запрос 1

Выбрать из базы данных Сотрудники фамилию, должность, зарплату сотрудников, работающих в отделе номер 120.

Для создания запроса выполним следующую последовательность действий:

1. Выберем в окне базы данных объект Запросы.

2. Дважды щелкнем на значке Создание запроса в режиме Конструктора в правой части окна. Откроется бланк запроса. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

3. В окне Добавление таблицы дважды щелкнем таблицу Сотрудник.

4. Закроем окно Добавление таблицы.

5. Дважды щелкнем на поле ФИО в списке полей таблицы Сотрудник, расположенном в верхней части бланка запроса. Поле ФИО добавится в строку Поле, расположенную в нижней части бланка запроса.

6. Повторим шаг 5 для полей Должность, Зарплата, Номер отдела.

7. В строке Условие отбора бланка запроса для поля Номер отдела наберем значение 120.

8. В строке Вывод на экран бланка запроса для поля Номер отдела уберем флажок для подавления отображения этого поля на экране. Бланк запроса примет вид, представленный на рис. 3.1.

9. Закроем окно запроса. появится диалоговое окно Сохранение,

10. Наберем Отдел 120 в поле Имя запроса.

11. Щелкнем кнопку ОК.

12. Дважды щелкнем значок запроса Отдел 120 в окне базы данных. Появится окно запроса, представленное на рис. 3.2.

Рис. 3.1. Заполненный бланк запроса

Рис. 3.2. Окно запроса Отдел 120.