УПС 2010

Ввод затрат для затратного ресурса

С помощью затратного ресурса можно применять затраты к задачам путем назначения ей элемента затрат (такого как капитальные расходы на оборудование или переменные расходы на авиаперелеты и проживание). В отличие от фиксированных затрат, можно применить к задаче любое число затратных ресурсов. Затратные ресурсы позволяют более точно управлять применением различных типов затрат к задачам.

Перед вводом затрат для затратного ресурса необходимо создать его.

На вкладке Представление в группе Представления ресурсов выберите пункт Лист ресурсов.

Вполе Название ресурса введите имя затратного ресурса (например, Проживание), щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Сведения.

Вдиалоговом окне Сведения о ресурсе на вкладке Общие выберите значение Затраты в списке Тип.

Нажмите кнопку ОК.

После создания затратного ресурса можно назначить его задаче. После этого можно ввести затраты для назначенного ресурса в представлении "Использование задач".

На вкладке Вид в группе Представления задач выберите представление Использование задач.

Выберите задачу, которой назначен затратный ресурс, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите пункт Сведения.

В диалоговом окне Сведения о задаче откройте вкладку Ресурсы и введите новое значение затрат в поле Затраты.

Нажмите кнопку ОК.

При применении затрат с помощью затратного ресурса, назначенного задаче, объем затратного ресурса может зависеть от его использования.

Вотличие от фиксированных затрат затратные ресурсы создаются как тип ресурса и затем назначаются задаче.

Вотличие от трудовых ресурсов к затратным ресурсам не может быть применен календарь. Тем не менее если назначить затратный ресурс задаче и добавить денежное значение для даты, которая выходит за пределы текущих дат начала и завершения задачи, в Project 2010 дата изменяется с учетом даты назначения затратного ресурса. Например, если задача начинается 1 августа и заканчивается 15 августа, а на 21 августа назначить затратный ресурс со значением 500 р., конечная дата задачи изменится на 21 августа, чтобы отразить назначение затратного ресурса.

Если были указано несколько ожидаемых значений для затратного ресурса в определенный период времени и фактическое значение отличается от ожидаемого, ожидаемые значения заменяются фактическими. В этом затратные ресурсы отличаются от других типов ресурсов, так как они не привязаны к фактическим трудозатратам.

Денежное значение затратных ресурсов не зависит от объема работы над задачей, которой они назначены.

31

В отличие от затрат, введенных в систему бухгалтерского учета, затраты, введенные в расписание проекта, не защищаются. В некоторых ситуациях затраты могут изменяться в соответствии с изменениями задачи. Так, при изменении длительности задачи может изменяться распределение затрат по времени.

Добавление отпуска для ресурса

На вкладке Проект в группе Свойства нажмите кнопку Изменить рабочее время.

В диалоговом окне Изменение рабочего времени выберите ресурс, календарь которого необходимо изменить, в списке Для календаря.

Откройте вкладку Исключения.

Введите описательное имя исключения, например Отпуск, и время начала и окончания периода для этого исключения.

Если это исключение будет повторяться в части расписания, нажмите кнопку Подробности.

В области Повторять выберите значение частоты от Ежедневно до Ежегодно и дополнительные параметры шаблона.

Подробности шаблона повторения изменяются в зависимости от того, создается ли ежедневный, еженедельный, ежемесячный или ежегодный шаблон.

В области Диапазон повторения выберите время начала для исключения в поле Начало и значение в поле Окончание после или Окончание к.

Введите или выберите подходящие сведения в зависимости от выбранного поля.

В поле Окончание после введите или выберите количество повторений задачи.

В поле Окончание к введите или выберите дату окончания повторяющейся задачи.

Любые задачи, которым назначен этот ресурс, будут планироваться с учетом отпуска, как правило, исходя из количества дней, необходимого для завершения задачи.

НАЗНАЧЕНИЕ РЕСУРСОВ НА РАБОТЫ

На вкладке Вид в группе Представления задач выберите элемент Диаграмма Ганта.

В столбце Название задачи выберите и щелкните правой кнопкой мыши задачу, на которую требуется назначить ресурс.

Выберите команду Назначить ресурсы .

В диалоговом окне Назначение ресурсов в столбце Название ресурса выберите ресурс, который требуется назначить.

Нажмите кнопку Назначить.

Чтобы задать объем работы, которую новый ресурс будет выполнять для задачи, в списке Единицы для ресурса выполните одно из указанных ниже действий.

32

Чтобы назначить задаче один трудовой ресурс с полной занятостью, введите значение 100%.

Чтобы назначить задаче группу ресурсов с полной занятостью, укажите значение более 100%. Например, для группы из трех операторов, работающих над выполнением задачи полный рабочий день, введите 300%.

Чтобы назначить материальному ресурсу норму расхода материала, введите число, определяющее количество материала, которое должно использоваться для данного назначения. Если количество используемого материала зависит от длительности задачи, введите норму расхода, добавив косую черту (/) и длительность задачи. Например, если используется 18,2 м пиломатериалов в неделю, введите 18,2/неделя или 18,2/н.

Введите величину затрат для затратного ресурса.

Сведения о затратах для продолжительности использования ресурса в данной задаче вычисляются автоматически и отображаются в столбце Затраты. Чтобы ввести другие сведения о норме затрат для ресурса, дважды щелкните поле столбца Затраты.

ФОРМУЛА ПЛАНИРОВАНИЯ

Обзор типов задач

К трем типам задач, используемым в приложении Project, относятся задачи с фиксированным объемом ресурсов, фиксированными трудозатратами и фиксированной длительностью. Приложение Project по умолчанию использует фиксированный объем ресурсов.

Изменение типа задачи

В меню Вид выберите пункт Диаграмма Ганта.

Выберите настраиваемую задачу.

Нажмите кнопку Сведения о задаче, а затем щелкните вкладку Дополнительно.

В списке Тип задачи выберите тип задачи, который требуется изменить.

Если в списке Тип задачи выбран пункт Фикс. трудозатраты, параметр Фикс. объем работ для данной задачи изменить нельзя.

Для каждой задачи можно просмотреть и изменить ее тип непосредственно на представлении путем вставки поля Тип.

Фиксированный объем работ

Планирование всех задач после назначения им ресурса осуществляется в соответствии с формулой

Длительность = Трудозатраты / Единицы.

Установив тип задачи, можно выбирать, какую часть уравнения приложение Project должен рассчитать. Когда задаче назначаются или из нее изымаются люди, приложение Project на основе количества назначенных ресурсов удлиняет или укорачивает ее длительность, но не изменяет объем трудозатрат в рамках всей задачи. Этот принцип называется планированием с фиксированным объемом работ.

33

Несмотря на то, что планирование с фиксированным объемом работ возможно для большинства сценариев, тем не менее, для точного отражения происходящего в конкретной задаче при вводе или изымании ресурсов может потребоваться изменение этого принципа. Например, может потребоваться просмотреть увеличение суммарных трудозатрат при вовлечении дополнительного количества людей в конкретную задачу.

Из задач с фиксированными трудозатратами нельзя исключить планирование с фиксированным объемом работ. Задачи с фиксированными трудозатратами всегда фиксированного объема, потому что не имеют гибких значений трудозатрат.

Нажмите кнопку Сведения о задаче, а затем перейдите на вкладку Дополнительно.

Снимите флажок Фикс. объем работ.

Используя планирование с фиксированным объемом работ, необходимо учитывать следующее:

Расчетное планирование с фиксированным объемом работ может выполняться только после того, как задаче будут назначены первые ресурсы. После назначения первых ресурсов значение трудозатрат не изменится, вне зависимости от того, добавляются новые ресурсы к этой задаче или изымаются из нее.

Если назначенная задача относится к типу Фикс. объем ресурсов, назначение дополнительных ресурсов сокращает длительность задачи.

Если назначенная задача относится к типу Фикс. длительность, назначение дополнительных ресурсов уменьшает ценность отдельной единицы ресурса.

Если назначенная задача относится к типу Фикс. трудозатраты, назначение дополнительных ресурсов сокращает длительность задачи.

Для суммарных задач и вставленных проектов флажок Фикс. объем работ установить нельзя.

ВЫРАВНИВАНИЕ НАЗНАЧЕНИЙ РЕСУРСА

Бывают ситуации, когда трудовым ресурсам назначено слишком много работы. В Project конфликты ресурсов или превышение доступности разрешаются с помощью выравнивания загрузки ресурсов. Такое выравнивание выполняется путем задержки или разбиения задач, за счет чего ресурсы, которым назначены эти задачи, перестают быть перегруженными.

При выравнивании Project не изменяет назначение ресурсов каждой задаче. Выравниваются только трудовые, универсальные и выделенные ресурсы. Материальные, затратные и предложенные ресурсы выравниванию не подвергаются.

Из-за подобного изменения задач выравнивание может привести к переносу даты окончания некоторых задач и, соответственно, даты окончания проекта на более поздний срок.

34

В представлениях ресурсов, включая планировщик работы группы, ресурсы с превышением доступности помечаются красным цветом. На диаграмме Ганта такие ресурсы отмечены красным символом в столбце индикаторов.

Прежде чем приступать к выравниванию, возможно, потребуется изменить несколько параметров.

Приоритеты задач, которые показывают важность задачи и ее доступность для выравнивания.

Приоритеты проектов, которые определяют доступность проекта для выравнивания.

Параметры выравнивания, которые помогают точно определить, какие именно задачи будут выравниваться, и в какой степени.

Распределение трудозатрат по проекту путем выравнивания

Перейдите на вкладку Ресурсы.

Вгруппе выравнивание выберите один из следующих параметров.

Выровнять выделенное. Этот вариант позволяет выровнять только выделенные задачи. Чтобы выделить несколько расположенных последовательно задач, выделите первую из них, а затем выделите последнюю задачу, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Чтобы выделить несколько задач, расположенных вразбивку, выделите каждую из них, удерживая нажатой клавишу CTRL. Этот вариант может быть полезен в том случае, если для одних задач в плане проекта приемлемо иметь ресурсы с превышением доступности, а для других задач руководители проекта хотели бы разрешить проблему превышения доступности.

Выровнять ресурс. Этот вариант используется для выравнивания только тех задач, которые назначены определенным ресурсам. Щелкните элемент "Выровнять ресурс", а затем выберите ресурс, которому назначены задачи. Чтобы выбрать несколько ресурсов, нажмите и удерживайте нажатой клавишу CTRL.

Если выбранный ресурс работает над задачами, имеющими несколько ресурсов, другие назначения не перемещаются.

Выровнять все. Этот вариант используется для выравнивания всех ресурсов во всех задачах в рамках плана проекта.

Параметры выравнивания. Используются для изменения настроек, которые Project применяет при выравнивании. См. раздел Изменение параметров выравнивания в этой статье.

Очистить выравнивание. Этот вариант позволяет отменить влияние предыдущего выравнивания.

Следующее превышение доступности. Этот вариант позволяет перейти к следующей задаче, имеющей ресурсы с превышением доступности. Это упрощает определение влияния выравнивания на отдельные задачи.

Изменение параметров выравнивания

Можно настроить параметры выравнивания, которые помогают точно определить, как Project выбирает задачи для выравнивания и как оно выполняется.

Перейдите на вкладку Ресурсы. В группе выравнивание нажмите параметры выравнивания.

35

В диалоговом окне "Выравнивание загрузки ресурсов" в разделе "Вычисления для выравнивания" выберите способ выполнения выравнивания.

Автоматически. Если выбрано автоматическое выравнивание, снимите флажок Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием. Если этот флажок снят, Project выравнивает только новые и не выровненные назначения. По умолчанию этот флажок установлен, но если его не снять перед автоматическим выравниванием, это может существенно замедлить процесс планирования, поскольку выравниваться будут все задачи.

В поле Поиск превышений доступности выберите период (базу) чувствительности, по которому будут распознаваться превышения доступности при выравнивании. По умолчанию используется значение по дням. От значения этого параметра зависит, в каком случае должно выполняться выравнивание: при превышении доступности в пределах одной минуты, одного дня, одной недели или одного месяца.

Вручную. Ручное выравнивание (это значение по умолчанию) выполняется только при нажатии кнопки Выровнять все. Автоматическое выравнивание происходит сразу после изменения задачи или ресурса. Для пересмотра графиков задач в тех случаях, когда ресурсам назначено больше работы, чем они в состоянии выполнить, используйте автоматическое выравнивание.

Вгруппе Диапазон выравнивания для проекта выберите объект выравнивания: весь проект или только те задачи, которые попадают в определенный временной диапазон.

Вполе Порядок выравнивания выберите нужный порядок выравнивания.

Только по идентификаторам — задачи выравниваются в порядке возрастания идентификаторов, и лишь после этого учитываются любые другие условия.

Стандартный — чтобы определить, следует ли выравнивать задачи, и если да, то каким образом, сначала проверяются родительские элементы, временной резерв, даты, приоритеты и ограничения. (Это значение по умолчанию.)

По приоритетам, стандартный — сначала проверяются приоритеты задач, и только после этого рассматриваются стандартные условия.

Чтобы исключить перенос даты окончания проекта на более поздний срок, установите флажок Выравнивание только в пределах имеющегося резерва

Если этот флажок установлен, могут появляться сообщения об ошибке, предупреждающие о том, что выравнивание всего календарного плана в Project невозможно. Причина заключается в том, что временной резерв календарного плана редко бывает достаточным; как правило, перепланирование назначений связано с выходом за рамки временного резерва.

Чтобы разрешить коррекцию при выравнивании для случаев, когда ресурс работает над задачей независимо от других ресурсов, работающих над той же задачей, установите флажок При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи.

Если требуется, чтобы в процессе выравнивания можно было прерывать выполнение задач путем прерывания оставшихся трудозатрат или назначений ресурсов, установите флажок При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат. Если ресурс выделяется задачам одновременно и нагрузка явно превышает предусмотренную календарным планом, то задачу с оставшимися трудозатратами можно прервать с тем, чтобы продолжить работу над ней, когда это позволит календарный план ресурса.

36

Чтобы включить предложенные ресурсы, установите флажок Выравнивание загрузки предложенных ресурсов.

Чтобы разрешить в ходе выравнивания изменение задач, запланированных вручную, установите флажок Выравнивание задач, запланированных вручную.

Если перед новой процедурой выравнивания требуется очистка от результатов предыдущего выравнивания, нажмите кнопку Очистить выравнивание.

Если выравнивание осуществляется вручную, нажмите кнопку Выровнять все. Если выравнивание осуществляется автоматически, нажмите кнопку ОК.

Чтобы отказаться от выравнивания непосредственно перед выполнением какого-либо другого действия, нажмите кнопку Отменить выравнивание. Если выравнивание не отменяется, можно нажать кнопку Очистить выравнивание для удаления результатов предыдущего выравнивания.

При выравнивании задач в проектах, которые планируются исходя из даты окончания проекта, отрицательные значения задержек отсчитываются от конечной даты задачи или назначения. В результате дата окончания задачи или назначения ресурса может наступить раньше.

Чтобы просмотреть изменения, внесенные в задачи при выравнивании, на вкладке Представление в группе Представления задач нажмите нижнюю часть кнопки Диаграмма Ганта, а затем нажмите Другие представления. Выделите в списке пункт Диаграмма Ганта с выравниванием и нажмите кнопку Применить.

Задание приоритетов задач

Задание приоритетов задач позволяет указать важность задачи и ее доступность для процедуры выравнивания. Вводимое значение приоритета является субъективной оценкой, находящейся в диапазоне от 1 до 1 000, которая позволяет указать необходимую степень контроля над процессом выравнивания. Например, если требуется, чтобы в Project не выполнялось выравнивание той или иной конкретной задачи, следует задать для нее уровень приоритета 1 000. По умолчанию для приоритетов установлены значения 500, что соответствует среднему уровню контроля. Задачи, имеющие более низкий приоритет, задерживаются или прерываются ради выполнения задач с более высоким приоритетом.

В поле Название задачи дважды щелкните название задачи, приоритет которой требуется изменить, а затем нажмите кнопку Сведения о задаче.

Перейдите на вкладку Общие, а затем введите или выберите нужное значение в поле Приоритет.

Задание приоритетов проектов

Аналогичным способом можно, задав значения приоритета для проекта, установить доступность всего проекта для выравнивания. Например, если ресурсы используются совместно с другим проектом, который служит пулом ресурсов, и выравнивать задачи в одном из общих файлов не требуется, следует установить для этого общего файла приоритет 1 000.

Откройте вкладку Проект. В группе Свойства нажмите Сведения о проекте.

Введите или выберите нужное значение в поле Приоритет.

37

Просмотр работы группы с помощью планировщика работы группы

Планировщик работы группы представляет собой новый компонент приложения Project 2010, позволяющий руководителям проектов лучше отслеживать работу группы и управлять ею.

На ленте откройте вкладку Вид.

В группе Представления ресурсов выберите элемент Планировщик работы группы.

Будет отображен планировщик работы группы. Для каждого ресурса в проекте отображается одна строка. Слева указываются названия ресурсов. Все задачи, для которых назначен ресурс, перечисляются в той же строке справа. Задачи ресурса, не имеющие даты начала или даты окончания, также отображаются слева рядом с названием ресурса.

Задачи, не назначенные ни одному исполнителю, отображаются в нижней части.

Если для календарного планирования проектов в организации используется методология гибкого управления проектами, рассматривайте не назначенные задачи в качестве "резервных" задач, для которых ресурсы будут назначены в будущих периодах.

1.Завершенная задача. Это завершенная задача со 100-процентными фактическими трудозатратами. Ее невозможно переместить с помощью планировщика работы группы.

2.Две задачи, назначенные одному исполнителю. Верхняя задача (Автоматически назначенная задача. Задачи этого типа назначаются с помощью модуля планирования проекта с учетом ограничений, зависимостей, календарей проектов и ресурсов.) и частично завершена (на это указывает изменение цвета на отрезке календаря). Нижняя задача (Задача, назначенная вручную. Задачи этого типа можно расположить в любом месте расписания без изменения их расписания в проекте. Они не перемещаются, поскольку представляют собой связанные сведения об изменении задач.). Обе задачи запланированы на один и тот же временной период и назначены одному исполнителю. Результирующее превышение доступности обозначается красными линиями. Чтобы разрешить проблему превышения доступности, любую из этих задач можно переместить на другое время в календарном плане (или назначена другому исполнителю).

3.Незапланированная задача. Эта задача назначена определенному исполнителю, но не считается запланированной из-за недостатка сведений для планирования. Чтобы сделать ее запланированной (в результате чего задача переместится в правую часть представления), необходимо задать не менее двух параметров планирования. Например, если указаны длительность и дата начала, но не указана дата окончания, она будет определена

38

автоматически, а задача станет запланированной. Аналогично, если указать дату начала и дату окончания, не указывая длительность, задача также станет запланированной. Если указана только дата начала, задача считается незапланированной.

4.Неназначенная задача Это задача, не назначенная ни одному исполнителю. Ее можно назначить с помощью перетаскивания в календарный план ресурса в правой части. Чтобы оставить задачу незапланированной, но назначить ее ресурсу, перетащите ее по вертикали на название ресурса в верхней левой части.

Цвет задачи является источником полезных сведений о состоянии планирования. Например, части отрезка темно-синего цвета обозначают фактические трудозатраты. Зеленые задачи — это задачи, запланированные вручную.

Перемещение задачи на другое время в календарном плане

Для перемещения задач существуют различные причины. Возможно, кому-то было назначено слишком много работы или требуется назначить задачу другому исполнителю. Также может оказаться, что важная задача никому не назначена. Планировщик работы группы помогает устранить подобные проблемы и решить многие другие вопросы.

Повторное планирование задач с использованием планировщика работы группы представляет собой простую процедуру перетаскивания задачи в нужное место.

На ленте откройте вкладку Вид.

В группе Представления ресурсов выберите элемент Планировщик работы группы.

1.Перемещение задачи по вертикали с целью устранения превышения доступности. До перемещения задачи ресурсу приходилось работать над двумя задачами одновременно.

2.Перемещение задачи по вертикали для назначения новой работы какому-либо исполнителю. Неназначенную задачу можно назначить какому-либо исполнителю с помощью перетаскивания.

3.Перемещение задачи по горизонтали

Задачу можно запланировать на более поздний период времени в календарном плане ресурса.

Удаление назначения ресурса

Удаление назначения ресурса — это не то же самое, что удаление ресурса из плана проекта. При удалении назначения удаляются обязательства ресурса по работе в конкретных задачах или наборе задач, однако сам ресурс остается в составе проекта.

39

Чтобы удалить ресурс из проекта, выберите на вкладке Вид пункт Лист ресурсов. Выделите ресурс и нажмите клавишу DELETE.

Чтобы удалить обязательства ресурса по работе в конкретной задаче, выполните указанные ниже действия.

На вкладке Вид в группе Представления задач выберите элемент Диаграмма Ганта.

В столбце Название задачи выберите и щелкните правой кнопкой мыши задачу, из которой требуется удалить ресурс.

Выберите команду Назначить ресурсы .

В диалоговом окне Назначение ресурсов в столбце Название ресурса выберите ресурс, который требуется удалить.

Нажмите кнопку Удалить.

При удалении назначенных ресурсов из задачи ее длительность может измениться. Оставшиеся трудозатраты перераспределяются между другими назначенными ресурсами. Чтобы длительность не изменялась, отключите для задачи планирование с фиксированным объемом работ.

Если из задачи с фиксированным объемом ресурсов или фиксированной длительностью удалить единственный ресурс, значение трудозатрат исчезнет. Чтобы сохранить его, целесообразно заменить этот ресурс на прототип ресурса. Это особенно важно в случае, если значения трудозатрат используются при составлении расписания.

При удалении ресурса из задачи также будут удалены связанные с ней значения фактических трудозатрат.

При удалении ресурса из задачи удаляются все связанные с ним фактические затраты. Чтобы сохранить фактические затраты в задаче, до удаления ресурса обнулите для него значение оставшихся трудозатрат.

Чтобы удалить ресурс из задачи, можно снять флажок в столбце "Название ресурса".

Замена назначения ресурса

На вкладке Вид в группе Представления задач выберите элемент Диаграмма Ганта.

В столбце Название задачи выберите и щелкните правой кнопкой мыши задачу, ресурс которой требуется заменить.

Выберите пункт Назначить ресурсы .

В диалоговом окне Назначение ресурсов в столбце Название ресурса выберите ресурс, который требуется заменить.

Нажмите кнопку Заменить.

В диалоговом окне Замена ресурса выберите ресурс, который необходимо заменить, и нажмите кнопку ОК.

40