УПС 2010

Чтобы просмотреть данные отслеживания по нескольким базовым планам, воспользуйтесь представлением "Диаграмма Ганта с несколькими планами".

На вкладке Вид в группе Представления задач выберите пункт Диаграмма Ганта.

Нажмите кнопку Другие представления.

В диалоговом окне Другие представления выберите элемент Диаграмма Ганта с несколькими планами и нажмите кнопку Применить.

По умолчанию в представлении "Диаграмма Ганта с несколькими планами" показаны три первых базовых плана ("Базовый план", "Базовый план1" и "Базовый план2"). Чтобы отобразить другие базовые планы, измените стили столбцов в диаграмме Ганта.

ПЕРЕУТВЕРЖДЕНИЕ БАЗОВОГО ПЛАНА

Если после создания базового или промежуточного плана в исходный план вносятся изменения, сохраненные данные можно обновить.

Если изменения вносятся в план в ходе проекта, иногда полезно сохранить второй набор базовых или промежуточных данных вместо обновления существующих данных.

На вкладке Вид в группе Представления задач выберите пункт Диаграмма Ганта.

В поле Название задачи выберите нужные задачи, включая подзадачи и суммарные задачи, которые содержат базовые либо промежуточные данные, подлежащие обновлению. (При обновлении базовых или промежуточных данных для всего проекта это действие можно пропустить.)

Откройте вкладку Проект. В группе Расписание наведите указатель мыши на пункт Задание базового плана и выберите пункт Задание базового плана.

Выполните одно из действий, описанных ниже.

Если нужно обновить базовый план, выберите пункт Задать базовый план, а затем выберите базовый план для обновления.

Если нужно обновить промежуточный план, выберите пункт Задать промежуточный план. В списке Копировать выберите данные для копирования. В списке В щелкните промежуточный план, который нужно обновить.

Вгруппе Для выполните одно из указанных ниже действий.

51

Чтобы обновить базовый или промежуточный план для целого проекта, установите переключатель Всего проекта.

Чтобы обновить базовый или промежуточный план только для задач, выбранных в представлении "Диаграмма Ганта", установите переключатель Выбранных задач.

Вразделе Сведение базовых планов выберите порядок сведения обновленных базовых данных.

Во все суммарные задачи. Этот флажок устанавливается, если нужно, чтобы обновленные базовые данные для выбранных задач были сведены в соответствующие суммарные задачи. В противном случае базовые данные для суммарных задач могут неточно отражать базовые данные подзадач.

Из подчиненных в выбранные суммарные задачи. Этот флажок устанавливается, если нужно, чтобы при обновлении базовых данных для выбранных суммарных задач учитывались удаленные подзадачи и добавленные задачи, для которых ранее сохранялись базовые значения.

Если выбраны и подзадачи, и суммарные задачи, установите оба флажка.

Нажмите кнопку ОК.

В запросе на подтверждение перезаписи сохраненных данных нажмите кнопку Да.

МУЛЬТИПРОЕКТЫ

Вложенные планы: главные проекты и подпроекты

Главный проект можно рассматривать как набор объединенных проектов, отражающий иерархию между ними. Проекты, входящие в главный проект, называются подпроектами.

1.При вставке подпроекта появляется небольшой значок Project, выделяющий его среди суммарных задач, входящих в главный проект.

2.В главном проекте подпроекты отображаются как суммарные задачи, которые можно легко упорядочить в плане.

3.Если щелкнуть знак "плюс" рядом с подпроектом, будет развернут список задач этого подпроекта.

4.Каждый подпроект представляет отдельный этап или другую функциональную группу в основном проекте.

52

При вставке подпроекта в главный проект они связываются, после чего все сведения, входящие в подпроект, можно просмотреть в главном проекте.

При обновлении подпроекта из главного проекта обновляется и его исходный файл. Если необходимо просто объединить файлы для составления отчета или печати сводных сведений по всем проектам, можно также временно объединить их в представлении.

Создание главного проекта и подпроектов позволяет разбить крупный проект на части и делегировать их соответствующим сотрудникам. В терминах управления проектами можно сказать, что такое назначение подпроектов сотрудникам возлагает ответственность на людей, выполняющих работу, и сопоставляет ответственность с полномочиями. В терминах Project создание подпроектов в главном проекте помогает менеджерам проектов получать доступ к их частям расписания и контролировать их.

Чтобы определить, насколько целесообразно разбивать крупный проект на главный проект и подпроекты, примите во внимание соображения, указанные ниже.

Проект имеет большой размер и высокую степень детализации. Если проект содержит несколько сотен задач или более, разбив его на подпроекты, можно упростить управление им. Если какието части проекта содержат работу с более высокой детализацией, чем другие части, возможно, имеет смысл выделить эти части в отдельные подпроекты, чтобы большинство пользователей видели только свернутое описание подпроекта, а заинтересованные лица могли в случае необходимости просмотреть его со всеми подробностями. Работать с одним файлом почти всегда быстрее, однако ради возможности сосредоточиться на какой-то определенной части проекта иногда можно пожертвовать скоростью.

Организация не имеет централизованной структуры. В децентрализованной или распределенной организации создание главного проекта и подпроектов обеспечивает сотрудникам более полный контроль над их задачами, чем наличие одного централизованного файла проекта.

Необходимо повысить эффективность способов планирования, используемых в организации. Если руководители низшего звена знают, какие задачи потребуются в проекте, и несут ответственность за их выполнение, возможно, имеет смысл разрешить им спланировать работу их групп, а затем объединить их файлы проектов в главный проект. Если в организации принято нисходящее планирование, то первоначальный план после его реализации можно преобразовать, разбив на подпроекты, чтобы отдельные руководители проектов или группы могли контролировать свои расписания.

Ведется работа над несколькими проектами. Менеджеры проекта могут вести постоянную работу над набором проектов независимо от того, взаимосвязаны эти проекты или нет. Вместо того, чтобы открывать их по одному, можно открыть все подпроекты сразу при открытии главного проекта. Такой подход также упрощает создание отчетов по нескольким проектам. Если проекты взаимосвязаны, менеджер проекта может создать зависимости задач между задачами в различных проектах. Создание зависимостей между проектами облегчает для менеджеров проекта получение сведений о том, как действия других менеджеров влияют на их расписания.

Некоторые проекты являются подчиненными по отношению к другим. Добавление различных проектов в другие файлы позволяет точнее отразить иерархию нескольких проектов. В итоговой структуре подпроектов должны быть учтены приоритеты и обязанности участников группы проекта, а также взаимосвязи между задачами различных областей и общие сроки.

Изменения в проект могут вносить несколько человек. В идеальном случае файлом проекта владеет и управляет один руководитель проекта, и только он может его изменять. Но часто проект является компонентом более обширной программы, и в управлении этим проектом могут

53

участвовать руководители высшего звена. В таком случае участники группы проекта могут сосредоточиться на своей работе, рассматривая свой проект как отдельный файл, а руководитель главного проекта может координировать расписания групп, работающих над подпроектами.

Иногда имеет смысл определить вехи всех подпроектов на основе вех главного проекта, чтобы согласовать расписания с конечным сроком. Скоординировать вехи проекта можно, создав зависимость между вехами или скопировав задачи-вехи из главного проекта в каждый подпроект.

Несколько заинтересованных сторон контролируют различные части проекта. Чтобы заинтересованные лица могли просмотреть необходимые им сведения, руководители проекта могут разместить все файлы проекта на сервере и настроить различные представления. Для настройки отображаемых сведений один и тот же файл проекта можно использовать в качестве подпроекта разных главных проектов.

Необходимо, чтобы подпроекты были доступны только для чтения. Переместив задачи в подпроект и ограничив доступ к нему, можно обеспечить дополнительный контроль над компонентами проекта.

Требуется проанализировать критический путь для каждого этапа проекта и для проекта в целом. Каждый конкретный проект содержит критический путь. Объединение нескольких проектов в один главный проект позволяет легко увидеть общую картину как несколько критических путей в главном проекте при сохранении отдельных критических путей для каждого подпроекта.

Работа с подпроектами в главном проекте

При вставке подпроекта в главный проект подпроект представляется как суммарная задача в списке задач, а в поле Индикаторы появляется значок Project. Подпроект включается в структуру на уровне той строки, в которой он вставлен, но его уровень можно повысить или понизить, как и для любой другой задачи. Поскольку подпроект представляется как суммарная задача, его суммарные сведения изменять нельзя, но можно развернуть структуру для отображения задач подпроекта и отредактировать его данные в файле главного проекта.

Любое форматирование, примененное к суммарным задачам или к диаграммам Ганта в подпроекте, в главном проекте не появляется. Сведения о форматировании хранятся в каждом файле и должны применяться к главному проекту отдельно.

При сохранении главного проекта изменения подпроекта также сохраняются в исходном файле подпроекта. При работе непосредственно в исходном файле без открытия файла главного проекта изменения исходного файла подпроекта автоматически обновляются в файле главного проекта.

Если синхронизация главного проекта и подпроекта больше не нужна, ее можно отключить. Если после этого в подпроект или в главный проект будут внесены изменения, они не затронут другой файл.

Отображение единого критического пути для нескольких проектов

Если в главный проект вставлено несколько проектов, можно узнать, какие из них составляют критический путь для главного проекта. Для этого необходимо настроить главный проект таким образом, чтобы вставленные проекты рассчитывались тем же способом, которым выполнялся расчет суммарных задач.

Внимание! Данная процедура работает только в главном проекте.

54

Откройте вкладку Файл. и выберите пункт Параметры.

В диалоговом окне Параметры проекта щелкните элемент Дополнительно и установите флажок Рассчитывать вставленные проекты как суммарные задачи.

Этот параметр применяется только к текущему главному проекту, но не к другим проектам.

Совместное использование ресурсов с помощью пула ресурсов

Если назначить одни и те же ресурсы более чем одному проекту или использовать общие ресурсы в нескольких проектах, можно объединить все сведения о ресурсах в одном файле, называемом пулом ресурсов.

Пул ресурсов можно применять для планирования совместного использования ресурсов в нескольких проектах, определения конфликтов между назначениями ресурсов в разных проектах и для просмотра данных об использовании рабочего времени ресурсов в каждом проекте.

Благодаря использованию пула ресурсов упрощается управление сотрудниками или оборудованием, которые назначены задачам в нескольких файлах проектов. Пул ресурсов является централизованным пунктом просмотра сведений о ресурсах, таких как имя ресурса, используемый календарь, единицы ресурсов и таблицы норм затрат.

Каждый проект, в котором используются ресурсы из пула ресурсов, называется файлом клиента пула.

Создайте новый (отдельный) файл проекта только для сведений о ресурсах. Это упростит управление сведениями о ресурсах и назначениями задач между файлами клиентов пула и пулом ресурсов.

1.Перед созданием пула ресурсов каждый проект содержит собственные данные о ресурсах. Некоторые из этих данных могут перекрываться или даже конфликтовать с данными о тех же ресурсах в других проектах.

2.После создания пула ресурсов данные о ресурсах в каждом проекте берутся из единого пула ресурсов. Сведения о назначениях, нормы затрат и доступность всех ресурсов хранятся централизованно.

3.Кроме того, упрощается просмотр превышения доступности ресурсов, вызванного конфликтующими назначениями в нескольких проектах.

55

ВЫВОД НА ПЕЧАТЬ

Печать представления

На вкладке Представление в группе Представления задач или Представления ресурсов выберите представление, которое нужно распечатать.

Щелкните вкладку Файл, а затем щелкните Печать.

Чтобы предварительно просмотреть представление и внести необходимые изменения в него до печати, просмотрите правую сторону страницы.

Чтобы увидеть фактический размер распечатанного представления, щелкните любое место области предварительного просмотра.

Нажмите кнопку Печать для печати представления.

Сохранение в формате PDF или XPS

Иногда необходимо сохранять файлы таким образом, чтобы их нельзя было изменять, но легко можно было использовать совместно или распечатывать. С помощью программ Microsoft Office 2010 можно преобразовывать файлы в форматы PDF или XPS, не используя дополнительное программное обеспечение и не устанавливая дополнений. Используйте эти форматы, если нужны документы, которые обладают следующими свойствами:

имеют одинаковый вид на большинстве компьютеров;

имеют малый размер файлов;

совместимы с отраслевым форматом.

Примерами являются резюме, юридические документы, бюллетени, файлы, предназначенные только для чтения и печати, а также документы, предназначенные для профессиональной печати.

Portable Document Format (PDF). Формат PDF сохраняет форматирование документа и позволяет совместно обмениваться файлами. Файл формата PDF сохраняет заданный внешний вид при просмотре файла в сети или его выводе на печать. Данные в файле нельзя изменить простыми средствами, его редактирование может быть запрещено в явном виде. Формат PDF также удобен для воспроизведения документов с использованием коммерческих методов печати. Формат PDF принимается множеством агентств и организаций, при этом для него имеется больше средств просмотра, чем для формата XPS.

XML Paper Specification (XPS). XPS является независимой от платформы технологией, которая также сохраняет форматирование документа и позволяет обмениваться файлами. При просмотре файла XPS в сети или выводе на печать формат файла останется в точности неизменным, данные в файла нельзя изменить простыми средствами. Все необходимые шрифты встраиваются в формат XPS, поэтому они отображаются правильно, независимо от доступности заданного шрифта на компьютере получателя; кроме того, для этого формата характерно более качественное изображение и передача цветов на компьютере получателя, чем для формата PDF.

Откройте вкладку Файл.

Нажмите кнопку Сохранить как.

В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

56

Всписке Тип файла: выберите PDF (*.pdf) или XPS (*.xps), затем нажмите кнопку Сохранить.

Вдиалоговом окне Параметры экспорта документа укажите в пункте Публикуемый диапазон, следует ли Включить непечатаемые данные или использовать Совместимость с ISO 19500-1 (только для PDF).

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

Отображение представления

Можно выбирать различные представления, чтобы изменять способ отображения сведений о проекте.

Изменение представления не добавляет и не удаляет информацию из проекта, а только задает способ отображения данных проекта.

Перейдите на вкладку Вид.

В группе Представления задач или Представления ресурсов выберите нужное представление.

Если требуемое представление не отображается, в группе Представления задач выберите пункты Диаграмма Ганта и Другие представления. В диалоговом окне Другие представления выберите представление, которое следует добавить в список Представления, и нажмите кнопку Применить.

Изменение шкалы времени в представлении

В некоторых представлениях, таких как диаграмма Ганта и представления использования, имеется шкала времени, которая выводится над диаграммой или над частью представления с повременными данными. В каждом представлении можно отобразить до трех уровней шкалы времени и настроить каждый уровень отдельно.

На вкладке Вид в группе Представления задач или Представления ресурсов выберите представление, в котором используется шкала времени, например "Диаграмма Ганта", "Использование задач" или "Использование ресурса".

На вкладке Вид в группе Масштаб щелкните список Шкала времени и выберите пункт Шкала времени.

Вдиалоговом окне Шкала времени откройте вкладку Верхний уровень, Средний уровень или Нижний уровень.

Всписке Показать выберите количество уровней, которые должны отображаться на шкале времени. По умолчанию отображаются два уровня.

Для каждого уровня на шкале времени выполните описанные ниже действия.

В поле Единицы выберите необходимую единицу измерения времени.

В списке Надпись выберите формат надписи для отображения единиц измерения времени.

В поле Число введите или выберите число, определяющее частоту меток времени для соответствующего уровня на шкале времени.

57

Например, если в качестве единиц измерения времени выбраны недели и введено значение 2, уровень шкалы времени будет разделен на сегменты длительностью две недели.

В списке Выравнивание выберите пункт Слева, По центру или Справа, чтобы выровнять надпись.

Для отображения или скрытия вертикальных линий между подписями единиц измерения времени установите или снимите флажок Линии делений.

Чтобы надписи для уровня шкалы времени определялись параметрами финансового года, установите флажок Использовать финансовый год. Если необходимо, чтобы надписи для уровня шкалы времени определялись параметрами календарного года, снимите этот флажок.

Для отображения горизонтальных линий между уровнями шкалы времени установите флажок Разделитель уровней.

Чтобы сжать или растянуть столбцы уровня шкалы времени, введите или выберите нужное процентное соотношение в поле Размер.

Для просмотра конкретного периода времени или группы задач используйте ползунок масштаба в строке состояния в нижней части экрана. Чтобы увеличить масштаб и просмотреть более короткие временные интервалы, переместите ползунок вправо. Чтобы уменьшить масштаб и просмотреть более длинные временные интервалы, переместите ползунок влево.

Скрытие и отображение столбца (удаление и добавление столбца)

При скрытии столбца в приложении Project 2010 он удаляется только из представления, но не из плана. Имейте в виду, что при скрытии столбцов никакие данные из плана не удаляются.

Скрытие столбца

В представлении листа выделите столбец (поле), который необходимо скрыть. Чтобы выделить столбец, щелкните его заголовок.

Откроется вкладка Инструменты диаграммы Ганта с расположенной под ней вкладкой Формат.

Откройте вкладку Формат. В группе Столбцы нажмите кнопку Параметры столбца и выберите команду Скрыть столбец.

Отображение столбца

Чтобы снова отобразить столбец, необходимо вставить его как новый столбец. Все параметры форматирования, которые были применены к скрытому столбцу, нужно будет заново применить к вставленному столбцу.

58

Впредставлении листа выделите столбец (поле) справа от того места, где необходимо отобразить столбец. Если необходимо отобразить столбец последним, вставьте его перед последним столбцом, а затем переместите, перетащив его заголовок.

Впредставлении листа выделите столбец (поле), рядом с которым необходимо отобразить столбец. Чтобы выделить столбец, щелкните его заголовок.

Откроется вкладка Инструменты диаграммы Ганта с расположенной под ней вкладкой Формат.

Откройте вкладку Формат. В группе Столбцы нажмите кнопку Вставить столбец.

Слева от выделенного столбца появится новый столбец со списком возможных типов столбца (или полей), в котором можно выбрать тип данных столбца.

Выделите один из столбцов.

Также можно щелкнуть заголовок столбца правой кнопкой мыши и выбрать команду Вставить столбец.

Чтобы настроить параметры отображения столбца (например, выравнивание и перенос текста), щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Параметры поля.

Чтобы быстро настроить ширину любого столбца в представлении листа по самому длинному элементу в столбце, дважды щелкните правую границу заголовка столбца. Ширина столбца будет автоматически настроена таким образом, чтобы текст в любой ячейке отображался полностью.

Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок. Когда указатель примет вид четырехсторонней стрелки , перетащите столбец в новое место.

Форматирование отрезков в представлении "Диаграмма Ганта"

Для выделения отрезков задач в представлении "Диаграмма Ганта", например вех или суммарных задач, можно изменить их цвет, форму или узор таким образом, чтобы они отличались от других отрезков определенного типа.

Откройте представление "Диаграмма Ганта". Отобразится вкладка Инструменты диаграммы Ганта с расположенной под ней вкладкой Формат.

Вгруппе Стили отрезков щелкните стрелку Формат и выберите пункт Стили отрезков.

Вполе Имя щелкните тип отрезка диаграммы Ганта (например, Задача или Ход выполнения задачи), который необходимо настроить, а затем откройте вкладку Отрезки.

Если нужный тип отрезка диаграммы Ганта отсутствует в таблице, можно создать новый отрезок диаграммы Ганта для требуемого типа задач.

В разделах Начало, Середина и Конец выберите форму, тип или узор, а также цвет для отрезка.

59

Некоторые категории отрезков (например, веха) имеют только фигуру начала, другие категории (например, суммарные задачи) имеют фигуру начала, отрезок середины и фигуру конца.

Чтобы выделить определенный отрезок диаграммы Ганта, изменив его форматирование, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите цвет заливки.

Добавление текста к отрезкам диаграммы Ганта

К отрезкам в представлении "Диаграмма Ганта" можно добавлять сведения о проекте, например названия задач и ресурсов, процент выполнения, а также даты начала.

Обычно нужно добавить текст только к некоторым типам отрезков диаграммы Ганта.

Откройте представление "Диаграмма Ганта". Отобразится вкладка Инструменты диаграммы Ганта с расположенной под ней вкладкой Формат.

Вгруппе Стили отрезков щелкните стрелку Формат и выберите пункт Стили отрезков.

Втаблице щелкните название типа отрезка (например, Задача или Ход выполнения задачи), к которому необходимо добавить текст, а затем перейдите на вкладку Текст.

Вполях Слева, Справа, Сверху, Снизу и Внутри введите или выберите поле, содержащее данные, которые должны отображаться на отрезке диаграммы Ганта.

Чтобы добавить текст для каждой отдельной задачи, введите или выберите настраиваемое текстовое поле, например, «Текст1», «Текст2» или «Текст3». Текст, введенный в эти поля в других представлениях, будет автоматически добавлен к отрезкам диаграммы Ганта.

Можно также добавить текст к отдельному отрезку диаграммы Ганта.

Дважды щелкните нужный отрезок в области диаграммы, но не пространство между отрезками.

В диалоговом окне Формат отрезка откройте вкладку Текст отрезка.

В полях Слева, Справа, Сверху, Снизу и Внутри введите или выберите поле, содержащее данные, которые должны отображаться на отрезке диаграммы Ганта.

Чтобы добавить текст для каждой отдельной задачи, введите или выберите настраиваемое текстовое поле, например, «Текст1», «Текст2» или «Текст3». Текст, введенный в эти поля в других представлениях, будет автоматически добавлен к отрезкам диаграммы Ганта. Добавить отдельный текст к отрезкам диаграммы Ганта можно только одним способом — ввести текст в настраиваемые текстовые поля.

Для изменения формата дат на отрезках диаграммы Ганта выберите в группе Формат команду Макет, а затем выберите нужный вариант в поле Формат даты.

Щелкните другие отрезки диаграммы для добавления к ним сведений о проекте. При этом необходимо соблюдать осторожность и щелкать сами отрезки, а не пространство вокруг них. Если для каждой задачи отображается несколько отрезков, при выборе команды Отрезок в группе Стили отрезков будут отображаться сведения только для самого верхнего отрезка.

Изменение высоты отрезков диаграммы Ганта

Для упрощения просмотра отрезков в области диаграммы представления "Диаграмма Ганта" можно отрегулировать их высоту.

60