УПС 2010

Чтобы заменить один выбранный ресурс на несколько, щелкните каждый добавляемый ресурс, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Ресурс не будет удален, если фактические трудозатраты для данного назначения исчерпаны. Замещающему ресурсу назначаются оставшиеся трудозатраты из исходного назначения. При необходимости значения этих трудозатрат можно изменить.

В диалоговом окне Назначение ресурсов в столбце З/П щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите пункт Запрос или Потребность.

Чтобы задать объем работы, которую новый ресурс будет выполнять для задачи, в списке Единицы для ресурса выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы назначить задаче один трудовой ресурс с полной занятостью, введите значение 100%.

Чтобы назначить задаче группу ресурсов с полной занятостью, укажите значение более 100%. Например, для группы из трех операторов, работающих над выполнением задачи полный рабочий день, введите 300%.

Чтобы назначить материальному ресурсу норму расхода материала, введите число, определяющее количество материала, которое должно использоваться для данного назначения. Если количество используемого материала зависит от длительности задачи, введите норму расхода, добавив косую черту (/) и длительность задачи. Например, если используется 18,2 м пиломатериалов в неделю, введите 18,2/неделя или 18,2/н.

Сведения о затратах для продолжительности использования ресурса в данной задаче вычисляются автоматически и отображаются в столбце Затраты. Чтобы ввести другие сведения о норме затрат для ресурса, дважды щелкните поле столбца Затраты.

ФИНАНСЫ

Общие сведения о вводе затрат на ресурсы

В Microsoft Project затраты на ресурсы вычисляются на основе обычной ставки и ставки за сверхурочные, а также с учетом затрат на использование, фиксированных затрат и затрат на затратные ресурсы (например, билеты на самолет или деловой ужин), назначенных задачам. Перед тем как сохранить изменения сведений о затратах для корпоративного ресурса, необходимо открыть его для редактирования.

Различные типы затрат вычисляются по-разному в зависимости от того, является ли ресурс трудовым (люди), материальным (цемент или арматура) или затратным (билеты на самолет или деловой ужин).

Ввод фиксированных затрат для задачи или проекта

Фиксированные затраты назначаются задаче и позволяют планировать и регистрировать затраты на задачу, которые возникают в дополнение к затратам, связанным с назначенными ресурсами. Фиксированные затраты применяются к задаче, а не к ресурсу.

На вкладке Вид в группе Представления задач щелкните значок Диаграмма Ганта.

Вгруппе Данные щелкните стрелку вниз рядом с пунктом Таблицы, а затем выберите пункт Затраты.

Вполе Название задачи выберите задачу, для которой нужно ввести фиксированные затраты.

41

В поле Фиксированные затраты введите значение затрат.

Можно использовать значение Начисление фикс. затрат для управления тем, когда будут учитываться фиксированные затраты, а также назначения Использовать затратный ресурс для более точного контроля затрат.

Кроме того, можно ввести фиксированные затраты для всего проекта. Это может быть полезно, если нужно знать только общие затраты на проект (а не затраты на уровне задач) или требуется учесть дополнительные затраты на проект (например, стоимость коммунальных услуг).

На вкладке Формат в группе Показать или скрыть выберите команду Суммарная задача проекта.

Вполе Название задачи выберите суммарную задачу проекта.

Вполе Фиксированные затраты укажите затраты на проект.

Определение способа начисления затрат

В приложении Microsoft Project 2010 можно контролировать момент начисления затрат в задачах и их назначения. С помощью этого параметра может переопределить автоматическое создание затрат, связанных с использованием ресурсов (которые по умолчанию являются пропорциональными), и поместить начисление затрат в начало или конец задачи. Это может быть использовано для выравнивания начисления затрат системами выставления счетов и может помочь управлять денежными потоками в проекте. Можно определить способы начисления затрат на ресурс и фиксированных затрат для задач.

Изменение способа начисления затрат на ресурс

На вкладке Представление в группе Представления ресурсов выберите пункт Лист ресурсов.

В поле Название ресурса щелкните ресурс.

Щелкните ресурс правой кнопкой мыши, выберите пункт Сведения и в окне Сведения о ресурсе откройте вкладку Затраты.

В списке Начисление затрат выберите нужный метод начисления затрат.

Параметры начисления затрат по ресурсу рекомендуется настроить при создании ресурса, а затем не изменять. Внесение изменений может сместить плановые и фактические затраты, что может изменить фактические затраты.

Затраты на использование ресурса начисляются в начале или в конце назначения, а не с помощью пропорционального метода начисления затрат.

Безопасным способом изменения неправильно заданного значения затрат является создание и назначение нового ресурса и перенос оставшихся затрат из старого ресурса в новый.

Изменение метода начисления фиксированных затрат для новых задач

Откройте вкладку Файл.

В представлении Microsoft Office Backstage в разделе Справка нажмите кнопку Параметры.

На открывшейся странице Параметры проекта нажмите кнопку Расписание.

42

В области Параметры расчета для этого проекта в списке Фиксированные затраты по умолчанию выберите способ начисления затрат, который нужно применять ко всем новым задачам в проекте.

Если нужно применять этот способ начисления во всех будущих проектах, в группе Параметры расчета для этого проекта выберите пункт Все новые проекты.

Изменение метода начисления фиксированных затрат для существующих задач

На вкладке Представление в группе Представления ресурсов выберите пункт Другие представления.

Выберите в списке пункт Другие представления, а затем в окне Другие представления выберите пункт Лист задач и нажмите кнопку Применить.

Вгруппе Данные щелкните стрелку рядом с пунктом Таблицы, а затем выберите пункт Затраты.

Вполе Начисление фиксированных затрат выберите в списке способ начисления затрат, который нужно применить к каждой задаче.

Этот параметр влияет только на способ начисления фиксированных затрат.

Просмотр затрат по проекту

Можно просматривать затраты по разным элементам проекта — по определенным задачам, ресурсам, назначениям в рамках задач и по целому проекту.

Просмотр затрат по задаче

Откройте вкладку Вид. Щелкните стрелку в нижней части кнопки Диаграмма Ганта.

Выберите пункт Другие представления.

В списке Представления выберите пункт Лист ресурсов и нажмите кнопку Применить.

На вкладке Вид в группе Данные щелкните стрелку рядом с кнопкой Таблицы и выберите пункт Затраты.

43

Просмотрите столбец Общие затраты.

Чтобы увидеть столбец Общие затраты, возможно, понадобится прокрутить левую часть представления.

Просмотр затрат по ресурсу

Откройте вкладку Вид. В группе Представления ресурсов нажмите кнопку Лист ресурсов.

На вкладке Вид в группе Данные щелкните стрелку рядом с кнопкой Таблицы и выберите пункт Затраты.

Просмотрите столбцы затрат.

Просмотр затрат по назначениям

Можно просмотреть затраты по каждой задаче в разрезе назначенных ей ресурсов.

Откройте вкладку Вид. В группе Представления задач нажмите кнопку Использование задач.

В этом представлении задачи отображаются вместе с назначенными им ресурсами.

44

На вкладке Вид в группе Данные щелкните стрелку рядом с кнопкой Таблицы и выберите пункт Затраты.

Просмотрите столбцы затрат. Отображаются затраты по каждой задаче в разрезе назначенных ей ресурсов.

Просмотр затрат по всему проекту

Откройте вкладку Проект. В группе Свойства нажмите кнопку Сведения о проекте.

Нажмите кнопку Статистика.

Просмотрите значения общих затрат по проекту в столбце Затраты.

ОТЧЕТЫ

Создание наглядного отчета с использованием шаблона

В группе Отчеты на вкладке Вид выберите пункт Наглядные отчеты.

На вкладке Все диалогового окна Наглядные отчеты выберите отчет, который нужно создать.

Если нужного отчета нет в списке, установите флажок Включить шаблоны отчетов из, а затем нажмите кнопку Изменить, чтобы перейти в папку, в которой содержится нужный отчет.

Если известно, в какой категории содержится нужный отчет, можно перейти на вкладку этой категории и просмотреть более короткий список отчетов. Если нужно, чтобы в списке содержались только отчеты, которые открываются либо в приложении Excel, либо в Visio, установите или снимите флажок

Microsoft Excel или Microsoft Visio.

Чтобы изменить уровень использования данных, включенных в отчет, выберите значение Годы, Кварталы, Месяцы, Недели или Дни из списка Выбор уровня данных использования для включения в отчет.

45

По умолчанию в приложении Project устанавливается уровень использования, который рекомендован для размера данного проекта. Для большинства проектов этот уровень будет иметь значение «недели». Если пользователь захочет включить данные более подробного уровня, быстродействие отчета может снизиться. Для наибольшего быстродействия, если пользователь одновременно просматривает несколько отчетов для одного и того же проекта, ему следует воздержаться от изменения уровня данных. Если пользователь изменяет уровень данных, временная база данных отчетности, хранимая локально, должна быть создана заново. Если пользователю не нужно включать в отчеты данные по использованию, он может установить значение Годы уровня данных для обеспечения наилучшего быстродействия.

Нажмите кнопку Просмотр, чтобы создать отчет, и откройте его в приложении Excel или Visio.

Создание нового шаблона наглядного отчета

Вдиалоговом окне Наглядные отчеты выберите пункт Новый шаблон.

Вразделе Выбор приложения щелкните Excel, чтобы создать шаблон Excel, или Visio (метрическая система мер), чтобы создать шаблон Visio.

Вразделе Выбор типа данных выберите тип данных, который нужно использовать в отчете.

Чтобы включить повременные данные, выберите значение Использование задач, Использование ресурсов или Использование назначений в списке в разделе Выбор типа данных.

Нажмите кнопку Выбор полей.

В диалоговом окне Наглядные отчеты - выбор полей, удерживая нажатой кнопку CTRL, щелкните поля по умолчанию, которые следует добавить в отчет в список Доступные поля:.

Нажмите кнопку Добавить, чтобы переместить их в список Выбранные поля.

Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните настраиваемые поля, которые следует добавить в отчет в список Доступные настраиваемые поля.

Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить их в список Выбранные настраиваемые поля.

ЗАДАНИЕ БАЗОВОГО ПЛАНА

Управляемый проект часто приходится сравнивать с более ранними версиями. Это важный элемент системы отслеживания проекта.

Однако перед началом отслеживания календарного плана необходимо создать базовый план, который на дальнейших этапах проекта можно будет сравнивать с обновленным календарным планом. По мере работы над проектом периодически можно сохранять промежуточный план.

Дополнительные сведения о базовых и промежуточных планах

Базовый и промежуточный планы схожи тем, что в них сравниваются текущие даты с более ранней датой. Но у них есть важные различия, которые следует учитывать.

Базовый план

Базовый план представляет собой группу из примерно 20 основных опорных точек (распределенных по пяти категориям: даты начала, даты окончания, длительность, трудозатраты и оценка затрат), которые

46

задаются, чтобы зафиксировать исходный план проекта после его завершения и уточнения. По мере развития проекта можно создавать дополнительные базовые планы (до 11 по каждому проекту), с помощью которых будут оцениваться изменения в плане. Например, если проект разбит на несколько этапов, можно сохранить отдельные базовые планы для каждого из этапов и затем сравнивать плановые значения с фактическими данными.

Так как базовый план включает точки, с которыми сравниваются фактические показатели хода проекта, он должен содержать как можно более точные оценки продолжительности выполнения задач, дат начала и окончания работ, затрат и других переменных проекта, которые планируется отслеживать. Базовый план может отражать также договорные обязательства в рамках проекта. Если показатели базового плана постоянно отличаются от текущих данных, это может означать, что исходный план стал неверен в связи с изменением характера проекта или нужно пересмотреть область охвата этого проекта. Если заинтересованные лица по проекту согласны, что данное различие является достаточно существенным, базовый план можно изменить в любой момент выполнения проекта. Использование нескольких базовых планов особенно полезно для долгосрочных проектов или проектов, где один базовый план утрачивает свою актуальность в связи с существенными изменениями в запланированных задачах или затратах.

Промежуточный план

Промежуточный план представляет собой набор текущих данных проекта, сохраненный после начала проекта, который можно сравнивать с базовым планом для оценки хода выполнения проекта. Промежуточный план содержит данные только двух типов:

текущие даты начала;

текущие даты окончания.

Для проекта можно создать до 10 промежуточных планов. Если на этапе планирования нужно отслеживать большой объем данных по проекту, рекомендуется создать вместо промежуточных планов несколько базовых планов. Например, можно создать базовый план для каждой крупной вехи планирования. Если после начала проекта потребуется сохранять только даты начала и окончания задач, можно задать несколько промежуточных планов. Например, можно составлять промежуточные планы ежемесячно или ежеквартально.

Создание базового плана

На вкладке Вид в группе Представления задач выберите пункт Диаграмма Ганта.

Если базовый план создается для определенных задач, выберите задачи, включая подзадачи и суммарные задачи, которые нужно включить в него. (Если базовый план предназначен для целого проекта, это действие можно пропустить.)

Чтобы выделить несколько смежных задач, щелкните первую и последнюю задачу, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Чтобы выделить несколько задач, расположенных вразброс, щелкните нужные задачи, удерживая нажатой клавишу CTRL. Можно выбрать до 10 задач одновременно.

47

Откройте вкладку Проект. В группе Расписание наведите указатель мыши на пункт Задание базового плана и выберите элемент Задание базового плана.

Щелкните Задать базовый план, а затем выберите нужный базовый план.

Вгруппе Для выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы задать базовый план для целого проекта, установите переключатель Всего проекта.

Чтобы задать базовый план только для задач, выбранных в представлении "Диаграмма Ганта", установите переключатель Выбранных задач.

Вразделе Сведение базовых планов выберите порядок сведения базовых данных.

Во все суммарные задачи. Этот флажок устанавливается, если нужно, чтобы обновленные базовые данные для выбранных задач были сведены в соответствующие суммарные задачи. В противном случае базовые данные для суммарных задач могут неточно отражать базовые данные подзадач.

Из подчиненных в выбранные суммарные задачи. Этот флажок устанавливается, если нужно, чтобы при обновлении базовых данных для выбранных суммарных задач учитывались удаленные подзадачи и добавленные задачи, для которых ранее сохранялись базовые значения.

Если выбраны и подзадачи, и суммарные задачи, установите оба флажка.

Создание промежуточного плана

Откройте вкладку Проект. В группе Расписание наведите указатель мыши на пункт Задание базового плана и выберите пункт Задание базового плана.

Выберите пункт Задать промежуточный план.

Вполе Копировать щелкните начало и окончание или базовые значения, которые нужно сохранить. (Текущие показатели начала и окончания, а также базовые значения не нумеруются.)

Вполе В щелкните название промежуточного плана, в который нужно скопировать значения.

Промежуточные планы хранятся в полях начала и окончания.

При выборе одного базового плана в поле Копировать и другого базового плана в поле В будет сохранен базовый, а не промежуточный план. Копируются все данные базового плана. При выборе базового плана в поле Копировать и промежуточного плана начала и окончания в поле В в промежуточный план из базового копируются только даты начала и окончания.

48

Установите переключатель Всего проекта или Выбранных задач, чтобы сохранить нужную часть календарного плана.

ВВОД ФАКТИЧЕСКИХ ДАННЫХ

Выбор уровня детализации для отслеживания

Обычно уровень детализации отслеживания определяется особенностями проекта. Допускается отслеживание проекта на следующих уровнях:

Уровень задач. Уровень задач представляет собой уровень с наименьшей детализацией, использование которого аналогично просмотру проекта через слабый микроскоп. На этом уровне задача является наименьшей единицей для обновления значений трудозатрат, длительностии стоимости.

Уровень назначения. Уровень назначений обеспечивает большую детализацию, но отслеживание на этом уровне можно выполнять только после назначения ресурсов задачам. Это похоже на процесс изучения проекта при помощи мощного микроскопа. На этом уровне можно просматривать задачи, которые имеют один или более назначенных ресурсов, связанных со значениями трудозатрат и стоимости.

Как итоги. Если необходимо отследить только общие затраты или трудозатраты для задачи или назначения до текущей даты, отслеживайте итоги. Например, иногда достаточно знать только то, что с момента назначения ресурс отработал 23 часа.

Как ход выполнения в течение периода времени. Однако если необходимо более точно следить за ходом выполнения, чтобы убедиться в соблюдении календарного плана или бюджета, может потребоваться отслеживать ход выполнения задачи или назначения в течение периода времени. Например, может потребоваться выяснить, что для определенного назначения трудозатраты ресурса составили 9 часов в понедельник, 8 часов во вторник и 6 часов в среду.

Доступные способы отслеживания

В зависимости от уровня детализации, который вы решили отслеживать, выбирается один из следующих способов отслеживания:

Способ итоговых значений по задачам. Данный способ применяется для отслеживания итоговых значений длительностей, трудозатрат или затрат до текущей даты или даты отчета о состоянии. В Project следует использовать представление "Лист задач" с отображаемой таблицей "Отслеживание". Чтобы вывести на экран таблицу "Отслеживание", в меню Вид укажите Таблица, затем щелкните Отслеживание.

Способ повременных значений по задачам. Данный способ применяется для отслеживания трудозатрат и затрат для задачи за период времени. В Project следует использовать представление "Использование задач" со связанными подробностями о фактических трудозатратах. Чтобы отобразить на экране детали фактических трудозатрат, правой кнопкой мыши щелкните повременную часть в представлении "Использование задач", затем выберите Фактические трудозатраты.

Способ итоговых значений по назначениям. Данный способ применяется для отслеживания итоговых затрат или трудозатрат для назначения ресурса вплоть до текущей даты . В Project следует использовать представление «Использование задач» с отображенной таблицей «Отслеживание».

49

Способ отслеживания повременных значений по назначениям. Данный способ применяется для отслеживания трудозатрат и затрат для назначений каждого ресурса за период времени. В Project следует использовать представление «Использование задач» со связанными подробностями о фактических трудозатратах.

АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЙ

Сравнение сведений базового и календарного планов

Сравнить сведения базового и календарного планов можно одним из двух способов.

Чтобы получить данные об отклонении в режиме таблицы, откройте вкладку Вид. В группе Данные выберите элемент Таблицы, а затем — Отклонение.

Чтобы получить сведения об отклонении в графическом режиме, откройте вкладку Вид. В группе Представления задач выберите пункт Диаграмма Ганта, а затем — Диаграмма Ганта с отслеживанием.

Втаблице отклонений показаны даты начала и окончания для календарного и базового планов, что позволяет оценить правильность прогноза развития проекта (базовых данных) путем сравнения данных прогноза с реальными результатами выполнения проекта (фактическими данными).

Если отклонение в проекте не соответствует ожидаемым значениям, это может быть связано с одной из указанных ниже причин.

Возможно, базовый план не задан. Отклонение для поля вычисляется путем сравнения базового значения с фактическим. Если базовое значение отсутствует, в приложении Project считается, что в полях базового плана указано значение 0, из-за чего отклонения для таких полей соответствуют их фактическим значениям. Предположим, например, что для задачи указаны плановые затраты 1800 рублей. Если базовый план не задан, базовое значение затрат будет равно 0 рублей. Соответственно, в поле Отклонение по стоимости будет указано значение 1800 рублей.

Если задать несколько базовых планов, при вычислении отклонения в приложении Project будут использованы только значения исходного базового плана (значения поля Базовый план, а не полей от Базовый план1 до Базовый план10). В этом случае при наличии показателей в полях отклонения они могут быть устаревшими и завышенными.

Возможно, в проект добавлены новые задачи, которые не включены в базовый план. В этом случае отклонения будут равны запланированным значениям.

Возможно, обновлены фактические значения для завершенных или выполняющихся задач. В этом случае отклонения могут равняться запланированным значениям или превышать ожидаемые.

Возможно, были добавлены новые задачи или распределены ресурсы, а затем задан базовый план, однако данные базового плана для суммарной задачи еще не обновлены. В этом случае для отдельных задач показаны точные значения отклонений, однако для суммарных задач они неверны.

Сравнение нескольких базовых планов

Если на этапе планирования нужно отслеживать большой объем данных по проекту, можно задать несколько базовых планов, поскольку в них можно хранить больше данных, чем в промежуточных.

50