Access 2007

Рис. 10.12. Программа Access предполагает, что вы хотите использовать имя вашего отчета (например, ProductCatalog.rtf, если отчет ProductCatalog экспортируется в документ RTF-формата, который можно открыть в программе Word). Но вы можете заменить это имя любым другим

Примечание

Помните о том, что экспорт отчета подобен выводу отчета на печать. В вашем экспортируемом файле содержатся данные, имеющиеся в настоящий момент. Если неделей позже вы решите, что вам нужны более свежие данные, отчет придется экспортировать снова.

6. Выберите, хотите ли вы сохранить параметры экспорта.

Сохранив параметры экспорта, вы сможете быстро повторить эту операцию позже. Например, если вы экспортируете отчет в документ Word и сохраняете параметры экспорта, то сможете экспортировать данные отчета завтра, на следующей неделе или через год. Эта возможность описана в главе 19, которая рассматривает операции экспорта более подробно.

Подсказка

Для того чтобы экспортировать отчет, его необязательно открывать. Все нужные вам команды можно применять из области переходов. Просто щелкните правой кнопкой мыши название отчета и выберите команду Экспорт (Export) для вывода на экран меню со всеми вариантами операций экспорта, начиная PDF-файлами и заканчивая HTML-страницами. Вы также увидите несколько вариантов, не представленных на вкладке ленты Экспорт, включая варианты экспорта отчета в более старые уже почти забытые программы управления базами данных и электронные таблицы, такие как dBase, Paradox и Lotus 1 -2-3.

341

Получение дополнительного модуля "Save As PDF"

Для экспорта отчета как PDF-файла вам понадобится дополнительный модуль "Save As PDF or XPS" (Сохранить как PDF или XPS). Для его получения перейдите на страницу www.microsoft.com/downloads и выполните поиск строки "PDF". Ссылки приведут вас на страницу, с которой можно загрузить дополнительный модуль и установить его парой щелчков кнопкой мыши.

После установки дополнительного модуля у ваших приложений пакета Office появится возможность экспорта их документов в PDF-формат. В отчете программы Access это таинство совершается при выборе Предварительный просмотр → Данные → PDF или XPS (Print Preview → Data → PDF or XPS), когда отчет отображен в режиме Предварительный просмотр. Или же можно щелкнуть правой кнопкой мыши отчет в области переходов и выбрать последовательность команд Экспорт → PDF или XPS (Export → PDF or XPS).

Когда отчет экспортируется в PDF-файл, вы получаете несколько дополнительных параметров настройки в диалоговом окне Publish as PDF or XPS (Публиковать как PDF или XPS). Можно экспортировать в PDF-файлы с разным разрешением и параметрами качества (которые в основном влияют на отчеты, содержащие изображения). Обычно применяются параметры, обеспечивающие высокое качество, если планируется печать PDF-файла, поскольку у принтеров более высокие разрешения, чем у компьютерных мониторов.

В диалоговом окне Publish as PDF or XPS помимо параметров качества есть элемент управления с вариантами Optimize for (Оптимизировать для). Если вы создаете копию в PDFформате для того, чтобы другие пользователи могли просмотреть информацию в вашем отчете, выберите переключатель Minimum size (publishing online) (Минимальный размер (интерактивная публикация)) для сокращения размера файла. С другой стороны, если есть вероятность того, что пользователи, прочитав ваш отчет, захотят его напечатать, выберите переключатель Standard (publishing online and printing) (Стандартный (интерактивная публикация и вывод на принтер). Вы создадите PDF-файл несколько большего размера, который обеспечит распечатку более высокого качества.

Наконец, если вы хотите опубликовать только фрагмент вашего отчета в виде PDF-файла, щелкните мышью кнопку Options... (Параметры) для того, чтобы открыть диалоговое окно с несколькими дополнительными параметрами. Можно выбрать публикацию фиксированного числа страниц вместо полного отчета.

Подсказка

Получение дополнительного модуля "Save As PDF or XPS" сопряжено с некоторым неудобством, но он стоит затраченных усилий. В предыдущих версиях Access пользователи, желавшие создавать PDF-файлы, вынуждены были получать другой дополнительный модуль или покупать дорогую полную версию программы Adobe Acrobat. Первоначально средство "Save As PDF or XPS" предназначалось для включения в пакет Office (без необходимости в каких-либо дополнительных модулях), но антимонопольные отношения заставили сверхпредусмотрительную корпорацию Microsoft оставить его в стороне. Самое замечательное то, что этот модуль позволяет применять сохранение в PDF-файл в других приложениях Office, таких как Word, Excel и PowerPoint.

342

Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных

Что лучше экспортировать — результирующий отчет илu все содержимое таблицы?

Существует несколько способов передачи данных за пределы программы Access. Вы можете взять данные непосредственно из таблицы или экспортировать результаты запроса или отчета. Какой же подход лучше?

Обычно самый легкий путь — получение данных из соответствующей таблицы (как описано в главе 19). Однако в некоторых случаях гораздо разумнее использовать отчет.

•Вы хотите использовать уникальное расположение столбцов, определенное в отчете. (Например, вы не хотите использовать всю таблицу Products, а отчет ProductCatalog выводит именно то, что нужно.)

•Вы хотите использовать параметры фильтрации, сортировки или группировки, которые уже применили в отчете. (Вы узнаете об этих возможностях в главе 11.)

•Вы хотите воспользоваться форматированием, которое применили в отчете. В зависимости от используемого варианта экспорта у вас может появиться возможность сохранить подробные настройки форматирования, такие как шрифты. Если вы экспортируете в PDFфайл, HTML-докумет или снимок отчета, все форматирование сохраняется. Если отчет экспортируется в приложение Office, например, Word или Excel, лишь некоторые характеристики форматирования сохраняются. Но если вы экспортируете таблицу или запрос, вы получаете только данные, и ваша задача — снова придать им привлекательный внешний вид.

Вглаве 19 вы познакомитесь поближе с операцией экспорта таблиц и запросов.

Форматирование отчета

Вы уже научились создавать простые отчеты, отображающие всю нужную вам информацию в виде компактной таблицы. Единственная проблема этих отчетов — все они выглядят одинаково. Если вы работаете для транснациональной страховой компании в фирме, разделенной перегородками на рабочие места-кабинки, это унылое однообразие — возможно, хорошая вещь. Но более впечатлительным людям, быть может, хочется оживить свои отчеты, добавив в них границы, выразительные шрифты и яркие цветовые штрихи.

Самый быстрый способ форматирования — использование заранее подготовленных автоформатов (показанных на рис. 10.13) из коллекции, представленной на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат (Report Layout Tools | Formatting

→ AutoFormat → AutoFormat). Каждый вариант автоформата применяет комбинацию заданных шрифтов, цветов и параметров границы. Автоформат позволяет преобразовать представление отчета за один шаг, но не дает возможности скрупулезного управления, применения именно тех установок, которые вам нравятся.

Не все форматирование может сохраниться в HTML-документе. Об этом говорится ранее в описании форматов. — Ред.

343

Рис. 10.13. Щелкните мышью направленную вниз стрелку (обведена) для того, чтобы увидеть все имеющиеся варианты автоформата. (Если у вас действительно большой монитор, варианты предварительного просмотра автоформатирования отображаются справа на ленте.) Каждая пиктограмма предварительного просмотра отображает цвета и фрагмент фона, применяемого в данном варианте форматирования, но для того чтобы увидеть, как оформление выглядит на самом деле, его нужно применить

Примечание

Напоминаю, для форматирования отчета нужно перейти в Режим макета. Если дважды щелкнуть название отчета в области переходов, он откроется в режиме Представление отчета. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выберите команду Режим макета для перехода в этот режим.

С помощью автоформата можно выполнить еще пару действий.

Для применения части параметров автоформатирования выберите на ленте Работа с

макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматирования (Report Layout Tools | Formatting → Auto Format → AutoFormat → AutoFormat Wizard). В диалоговом окне Автоформат (AutoFormat) выделите нужный вариант автоформата. Затем щелкните мышью кнопку Параметры (Options) для отображения трех флажков в нижней части диалогового окна: шрифт (Font), цвет (Color) и границы (Border). Сбросьте флажок того атрибута, который не хотите применять, и щелкните мышью кнопку

ОК.

Для возврата к стандартному виду отчета без форматирования выберите Работа с макетами

отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматирования для отображения диалогового окна Автоформат. Далее в списке вариантов автоформата выберите строку Нет (None) и щелкните мышью кнопку ОК.

344

■Если вы использовали причудливый формат в вашем отчете и хотите сохранить его как пользовательский вариант автоформата, выберите на ленте Работа с макетами отчетов |

Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматирования для отображения диалогового окна Автоформат. Далее щелкните мышью кнопку Настройка и

выберите переключатель создание нового стиля па основе стиля объекта (Create a new AutoFormat), задайте название автоформата и щелкните мышью кнопку ОК. Вы увидите созданный вариант в коллекции автоформатов.

Форматирование столбцов и заголовков столбцов

Автоформатирование — великая вещь, удобная для быстрого применения набора параметров форматирования. Но иногда хочется большего личного вмешательства и ручного форматирования некоторых частей отчета.

Для применения более узконаправленного форматирования необходим двухшаговый подход. Во-первых, выделите фрагмент отчета, который хотите отформатировать. Во-вторых, щелкните кнопкой мыши команду в группе ленты Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт (Report Layout Tools | Formatting → Font) (рис. 10.14).

Рис. 10.14. Группа Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт включает основные средства форматирования

Группа Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт позволяет настроить все перечисленные далее параметры форматирования;

■шрифт и его размер (шрифт Calibri размером 11 пунктов — стандарт, не утомляющий глаза при чтении);

■выравнивание текста в строке (по левому краю, по центру, по правому краю);

■цвет шрифта и цвет фона.

345

Несмотря на то, что можно форматировать разделы отчета с заголовком, датой или номером страницы, большую часть времени вы будете тратить на форматирование заголовков столбцов и значений в столбцах. Для форматирования заголовка столбца щелкните его кнопкой мыши.

Для форматирования значений в столбце щелкните кнопкой мыши любое из них. На рис. 10.15 приведен пример.

Рис. 10.15. Столбец ProductName выделен для задания особого форматирования. Несмотря на то, что выделенным кажется одно значение, программа Access применит изменения формата ко всему столбцу

Изменить форматирование отдельных значений в столбце нельзя. Это означает, что вы можете отформатировать столбец ProductName так, чтобы он выглядел иначе, чем столбец Price, но не сможете задать для значения Chocolate Jasmine Tea формат, отличный от формата значения Prince's Peppermint Patties. Это ограничение не лишено смысла — кроме всего прочего у вас могут быть тысячи записей, и отслеживание форматирования каждой из них было бы непосильной работой для программы Access.

Подсказка

Это ограничение можно обойти, если воспользоваться условным форматированием (см. разд. "Условное форматирование" далее в этой главе) для того, чтобы сообщить Access, когда следует добавить дополнительное форматирование, зависящее от значения в ячейке.

346

Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.

Формат но образцу (Format Painter) — часто игнорируемый инструмент, копирующий форматирование из одного места отчета в другое. Суть заключается в том, что Формат по образцу копирует все параметры форматирования за один проход, включая цвет, шрифт и характеристики границы.

На самом деле Формат по образцу наиболее полезен в документоориентированных приложениях, таких как Word или Excel. Но в отчетах Access он тоже иногда удобен. Например, если вы только что закончили настройку форматирования одного столбца и хотите применить те же параметры в другом, Формат по образцу может быстро справиться с этой задачей.

Далее описаны действия, необходимые для применения Формата по образцу.

1.Щелкните кнопкой мыши область с параметрами форматирования, которые вы хотите скопировать.

2.Например, это может быть значение в отформатированном столбце.

3.Выберите на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт → Формат по образцу (Report Layout Tools j Formatting → Font → Format Painter).

4. Пиктограмма Формата по образцу выглядит как кисть для рисования.

5. Щелкните кнопкой мыши область, к которой вы хотите применить скопированные параметры форматирования.

Например, это может быть другой столбец. Вот и готово: Access копирует ваш формат из первого столбца во второй.

Форматирование числовых полей

Вы можете использовать группу ленты Работа с макетами отчетов | Формат → Форматирование (Report Layout Tools | Formatting → Formating) для настройки вывода числовых полей (например, поля Price в отчете ProductCatalog). В группе есть раскрывающийся список, позволяющий выбрать разные варианты форматирования чисел.

■Основной (General Number) выводит базовое обычное число. Программа Access оставляет в значении столько десятичных знаков, сколько требуется.

■Денежный (Currency) гарантирует два десятичных знака в дробной части и символ валюты в соответствии с настройками вашего компьютера (в зависимости от географического

местоположения). Большие числа получают запятые в качестве разделителя тысяч для отделения цифр, как в числе $1,111.992.

■Евро (Euro) аналогичен формату Денежный за исключением отображения символа евро в качестве знака валюты.

■Фиксированный (Fixed) выводит числа с одним и тем же количеством знаков в дробной части. (Первоначально это количество равно двум, но вы можете использовать для его изменения кнопки Увеличить разрядность (Increase Decimals) и Уменьшить разрядность

2 Разделитель между целой и дробной частью, как и разделитель для тысяч, зависит от настроек в Панели управления. — Ред.

347

(Decrease Decimals), показанные на рис. 10.16.) У больших чисел нет запятых-разделителей разрядов.

■С разделителями разрядов (Standard) аналогичен Фиксированному за исключением запятых, разделителей для тысяч (как в 1,111.99).

■Процентный (Percent) считает любое число частью целого, представленной в процентах, где

1.0равно 100 процентам. Если у вас есть число 48, Access изменит его на 4800.00%. (Изменить число знаков в дробной части можно с помощью кнопок Увеличить разрядность и

Уменьшить разрядность.)

■Экспоненциальный (Scientific) отображает каждое число с помощью экспоненциального представления, поэтому 48 превращается в 4.80Е+01 (причудливый способ сказать о том, что 4.8, умноженное на 101, дает значение, которое хранится в поле). Экспоненциальное представление применяется для отображения чисел из сильно отличающихся числовых диапазонов с почти одинаковым количеством цифр. Изменить число знаков в дробной части можно с помощью кнопок Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность. Изменить количество знаков справа от десятичной точки можно, щелкнув мышью кнопки Увеличить разрядность (Increase Decimals) и Уменьшить разрядность (Decrease Decimals) в группе ленты

Работа с макетами отчетов | Формат → Форматирование.

Форматирование чередующихся строк

Существует простой, но эффектный прием форматирования: добавление затененного фона в каждой второй строке. Форматирование чередующихся строк добавляет немного изысканности самому простому отчету, но оно служит и практическим целям. В отчетах с большим количеством данных затененные полосы помогают читателям различать смежные строки и переводить взгляд вдоль строки от столбца к столбцу.

Для применения форматирования чередующихся строк необходимо щелкнуть кнопкой мыши сразу слева от любой строки. В этой точке выделяется вся строка целиком и становится активной кнопка Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт → Изменить цвет заливки/фона (Report Layout Tools | Formatting → Font → Alternate Fill). (Эта кнопка выглядит как сетка. Она расположена сразу под кнопкой Цвет заливки/фона (Fill).) Щелкните ее, а затем выберите цвет.

Если щелкнуть кнопкой мыши одно из значений в строке, кнопка Изменить цвет заливки/фона не будет активна, и вы не сможете изменить цвет заполнения чередующихся строк.

Линии сетки

Когда создается новый отчет, данные помещаются в невидимую таблицу. У этой таблицы нет никакой сетки, поэтому распечатки выглядят приглаженными и легкими. Но если вы — скрытый любитель сетки, вас обрадует возможность добавить границы в таблицу отчета. Вам решать, вставлять ли их везде и тщательно распределить все данные по отдельным ячейкам или применять их разумно, выделяя только важные столбцы.

Подсказка

Сетка полезна в плотно заполненных отчетах, данные в которых в противном случае напоминают мешанину. Гуру программы Access знают, что меньше значит больше, и применение только нескольких линий сетки обычно лучше, чем добавление их между каждыми столбцом и строкой.

348

Применить линии сетки можно двумя способами. Простейший и самый распространенный вариант — сетка для всей таблицы. Для этого щелкните кнопкой мыши в любом месте таблицы с данными отчета и выберите один из вариантов сетки из списка на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Сетка → Сетка (Report Layout Tools | Formatting → Gridlines → Gridlines) (рис. 10.16). Далее используйте другие кнопки в группе Работа с макетами отчетов | Формат → Сетка для изменения толщины, цвета и стиля (штриховая, точечная, сплошная и т. д.) линий сетки. В примечании "Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки "далее в этом разделе объясняется второй способ применения сетки.

Рис. 10.16. Команды в группе Сетка на ленте позволяют использовать линии сетки самых распространенных образцов: только между столбцами, только между строками, вдоль внешнего края данных и т. д. Можно также выбрать стиль линии (сплошная, точечная, штриховая и т. д.), толщину и цвет

Примечание

У сетки есть одна особенность. К заголовкам столбцов можно применять линии сетки, отличающиеся от сетки остальной таблицы. Для задания линий сетки в шапке таблицы (секции заголовков столбцов) просто щелкните кнопкой мыши любой заголовок столбца и затем выберите на ленте нужный вариант линий сетки.

349

Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки

Единственное ограничение способа применения сетки с помощью ленты - в вашем распоряжении один тип, цвет и одна толщина линии. Например, если вы добавляете штриховую синюю границу для левой стороны столбца ProductName, вам придется использовать ту же синюю штриховую линию и для правой стороны. Но это ограничение можно обойти с помощью Окна свойств.

Вот как работает этот метод.

1.Щелкните правой кнопкой мыши один из столбцов и затем выберите команду Свойства (Properties).

Б левой части окна программы появится Окно свойств (Property Sheet). В нем показан длинный список вариантов, которые можно настраивать. Многие из них не слишком полезны и предназначены для использования в формах (которым посвящена часть IV) или коде на VBA (см. часть V).

2. В раскрывающемся списке в верхней части Окна свойств выберите столбец, с которым хотите работать.

Например, если выбран столбец ProductName, вы сможете настроить вид левой и правой линий сетки и линии между строками.

3.Выберите вкладку Макет (Format).

Перейдите в конец списка, к набору параметров, управляющих характеристиками левой, правой, верхней и нижней линий сетки.

4.Если необходимо, измените их.

Например, можно использовать параметры Ширина линий сетки слева (Gridline Width Left) и Стиль линий сетки слева (Gridline Style Left) для изменения толщины и стиля линии сетки слева от столбца. Вы увидите, что есть только один параметр, задающий цвет, — Цвет линий сетки (Gridline Color) — поскольку линии сетки со всех сторон столбца должны быть одинакового цвета.

Границы

Наряду с линиями сетки можно использовать аналогичный набор параметров линий границы. Разница между сеткой и границей заключается в том, что сетка применяется к таблице данных отчета, а границы могут быть связаны с любым компонентом вашего отчета.

В группе ленты Работа с макетами отчетов | Формат → Элементы управления (Report Layout Tools | Formatting → Controls) можно найти три кнопки (для выбора толщины, цвета и стиля границы). Границы нет смысла применять к значениям столбца, поскольку в результате вы получите рамку вокруг каждого значения. Гораздо полезнее устанавливать границы вокруг других элементов отчета, например его заголовка.

Условное форматирование

Средний отчет содержит много информации. Какая-то ее часть более важна, чем остальные сведения. Например, у вас могут быть веские причины для выделения товаров, отсутствующих па складе, заказов стоимостью более 100 долларов, кукол-болванчиков, купленных в

350